SaaS israfı mesleki bir tehlike değildir:
bundan nasıl kaçınacağınızı öğrenin

Gereksiz. Verimsiz. Hizmetinizin bu şekilde tanımlanmasını istemezsiniz. Ama SaaS'ın büyümesiyle 20% her geçen yıl, atıklar acil bir sorun haline gelmektedir. 

Orta ölçekli işletmeler, aşırı kalabalık bir SaaS yığını için yılda $1-$2 milyon harcıyor. 

SaaS yönetimi etkisiz olduğunda israf meydana gelir. Yönetim eksikliği, gereksiz uygulama harcamalarına ve tam potansiyeliyle kullanılmayan satın alınmış yazılımlara kapı açar.

SaaS israfının neden olduğu temel sorunlar:

• Gereksiz harcamalar
• Azalan üretkenlik
• Gölge BT
• Teknoloji yatırım getirisinde azalma
• İnovasyon için daha az bütçe
• Rekabetin gerisinde kalmak
• BT kaynaklarının yanlış tahsisi
• Uyum ve güvenlik riskleri

Abonelikleri ve uygulama kullanımını takip etmek için elektronik tablolarımız olduğunu düşünüyor olabilirsiniz. SaaS israfını önlemek için bu yeterli mi? 

Cevap yankılanan bir hayır. 

Elektronik tablolar genellikle maliyet tasarrufu önlemlerini ortadan kaldırır ve israf alanlarını vurgulamada etkisizdir. Bunun da ötesinde, bilgilerin manuel olarak izlenmesi zaman alır ve potansiyel olarak giriş hatalarına yol açabilir. 

Bunun yerine, başarılı işletmeler SaaS yığınları için otomatikleştirilmiş yönetim platformlarından yararlanır. Verilerin hızlı ve verimli bir şekilde izlenmesine ve analiz edilmesine yardımcı olurlar. 

2024'te SaaS, yaz mevsiminde bakımlı bir bahçe gibi çiçek açıyor. Ancak günümüzün ekonomik iklimi kapsamlı bir peyzaj planı gerektiriyor. Sektörler 'her ne pahasına olursa olsun büyüme' yerine sermayenin korunmasına ve uzun vadeli sürdürülebilirliğe öncelik vermelidir. 

SaaS israfının tehditleri artık netleştiğine göre, işletmenizde israfın nerelerde olabileceğine ışık tutmanın zamanı geldi. Ve SaaS yönetim platformlarının şirketinizin israfı ayıklamak, tasarruf yapmak ve büyümek için ihtiyaç duyduğu görünürlüğü nasıl sağlayabileceğini.

Bir SaaS yönetim platformu dört kritik alandaki israfın belirlenmesine yardımcı olabilir: az kullanılan abonelik planları, kullanılmayan lisanslar, gereksiz uygulamalar ve hayalet hesaplar. 

Yetersiz kullanılan planlar

Kuruluşunuzda hevesli, çalışkan bir çalışan düşünün. Şimdi de üretkenliklerini artırmak istediklerini hayal edin. Harika! 

Üç üretkenlik platformunu araştırır ve deneme için kaydolurlar. Denemeden sonra, seçtikleri uygulama için aylık $25 maliyetli bir iş planı satın alırlar. Üretkenlikleri artıyor ama bunun gizli maliyeti ne?

Yüksek seviyeli abonelik planları genellikle alıcının ihtiyaçlarını karşılayan cazip özellikler içerir. Ancak, 'paketle birlikte gelen' ve algılanan değeri artıran ek özellikler genellikle aşırı gelir ve kullanılmaz.

İnsanlar ihtiyaçlarını abartma eğilimindedir. Bütçeler ve büyük resim net bir şekilde görülemediğinde, yanlış bir karar vermek ve fazla ödeme yapmak kolaydır.

Şimdi, şunu hayal edin 6'da 1 çalışanlarınızın çoğu aynı yanlış kararı veriyor. Ve sonra, yeterince kullanılmayan abonelikler yeniden değerlendirilmeden her yıl yenileniyor. 

İyi bir anlaşma gibi görünen şey, SaaS israfı nedeniyle hızla düşük değere dönüştü.

SaaS abonelik maliyetlerinizi optimize etmenin en iyi yolu nedir?

Abonelik israfını, bir kuruluşun dolu SaaS yığını içinde görmek zor olabilir. 

Görünürlük sağlayan bir aracınız yoksa. 

Abonelikleri etkin bir şekilde izlemek için zaman alan elektronik tabloların yerini merkezi bir yönetim platformu almalıdır. 

SaaS aboneliklerinizin tam görünürlüğünü elde eder ve yeni abonelik talepleri için BT onay iş akışları ayarlayabilirsiniz. 

Aboneliklerinizde düzenli otomatik denetimler gerçekleştirerek israfın tekrar ortaya çıkmasını önleyebilirsiniz.

Sırada doğru boyutlandırma var. 

Maksimum görünürlük ile, mali̇yet opti̇mi̇zasyonu uzmanlari mevcut uygulama kullanımını analiz etmenize yardımcı olabilir ve herhangi bir üretkenlik kaybı olmadan abonelikleri nerede düşürebileceğinizi gösterebilir. 

Örneğin, uygulama kullanımına ilişkin bir denetim, uygulamaların farklı bir departman için daha uygun olduğunu ve yeniden tahsis edilebileceğini gösterebilir. Ya da SaaS maliyet optimizasyonu için sözleşmeler kuruluş çapında abonelikler halinde birleştirilebilir. 

Tedarikçi yöneticileri sözleşmeleri hazırlarken ölçeklenebilirliğe, esnekliğe ve uygun fiyatlandırmaya öncelik vererek maliyetlerin siz büyüdükçe yönetilebilir ve değerli kalmasını sağlar. 

İndirimler son dokunuşu yapıyor. 

Çoğu kuruluş SaaS için fazla ödeme yapar, ancak BT tedarikçi yönetimizorunda değilsiniz. Satıcı yönetimi hizmetleri, satıcılarla uzun vadeli olumlu ilişkilere ve SaaS harcamalarınızda yüksek tasarruflara erişime sahiptir.

İsrafı önlemek için abonelik maliyetlerinizi optimize etmek, israfı görmek ve kaynakları doğru boyutlandırmak için merkezi bir yönetim platformu kullanmayı ve 75%'ye varan indirimler. Tasarruf ettiğiniz para doğrudan şirketiniz için yenilik ve büyümeye gider. 

Uygulama abonelikleri kontrol altında olduğuna göre, israfa eğilimli başka bir kör noktayı keşfedelim. 

Kullanılmayan lisanslar

SaaS yönetim hizmetleri tarafından toplanan istatistiklere göre, şirketler sağlanan lisanslarının yalnızca 49%'sini kullanıyor. Yarısından fazlası boşa harcanıyor ve bu da önemli mali sonuçlara yol açıyor. 

Bağlam açısından, Google Workspace için lisans başına aylık $13'ten 700 lisans satın aldığınızı düşünün. Ancak, o yıl lisansı kullanan yalnızca 500 çalışanınız varsa, bu $31.200'lük büyük bir israf anlamına gelir.

Şirketinizin yazılım ve lisanslama verilerinin tam görünürlüğü olmadan, fazla kapasiteyi fark etme fırsatları kaçırılır ve kaynaklar her departmanın gerçek ihtiyaçlarıyla eşleştirilmez. Bunu ne takip eder? Yanlış bütçe tahminlerinden kaynaklanan bir kayıp döngüsü. 

Çözüm nedir? Merkezi bir yönetim platformu ile kontrolü ele almak. 

Bir yönetim platformu lisans israfını nasıl azaltabilir? 

Tüm SaaS yığınınızı tek bir platformda izlemek, garantili bir maliyet optimizasyonu kazanımıdır.

Etkili merkezi yönetim sistemleri lisanslar üzerinde görünürlük sağlar. Çalışanlara kaç lisans atandığını ve kaç lisansın henüz atanmadığını görebilirsiniz. 

Lisanslar atanmış ancak henüz kullanılmamış da olabilir. O zamandan beri 33% Bir kuruluşun yığınındaki yazılım lisanslarının yetersiz eğitim nedeniyle yeterince kullanılmadığı durumlarda, israfın nedenini anlamak için çalışan geri bildirimleriyle bir denetim analizini eşleştirmeye değer. 

Lisanslarınızın verimliliği ve gerekliliği hakkında net bir resim elde ettikten sonra, kaynağa ihtiyaç duyan departmanlara yönlendirilebilir veya yenileme zamanı geldiğinde ortadan kaldırılabilirler. 

Tıpkı satici yöneti̇ci̇leri̇ indirimler konusunda yardımcı olabilirler, ayrıca yenilemeler sırasında müzakerelerde de yardımcı olabilirler.

Bu müzakereler tam lisans ihtiyaçlarınızı dikkate alır ve yatırım getirinizi en üst düzeye çıkarmak için size en iyi değeri sağlar. Satıcı yöneticileri, en başından itibaren hiçbir israf olmadığından emin olurlar. 

Artık kullanılmayan lisansları yeniden tahsis ettiğinize veya sildiğinize ve lisans satın alımlarını kesin ihtiyaçlarınızla eşleştirdiğinize göre, uygulama yönetimine stratejik bir yaklaşım uygulamanız gerekir. 

Gereksiz uygulamalar

Hiç kimse tam şarjlı bir SaaS yığınının oyunun kurallarını ne kadar değiştirebileceğini sorgulamıyor. 

Deloitte kısa süre önce şunu açıkladı 50% Şirketlerin çoğu bulut tabanlı uygulamalara geçişin en çok şirket gelişimini etkilediğini bildiriyor. 

Ancak, iş akışını geliştirmeye yönelik heyecan verici seçenekler, bir işletmede istenmeyen maliyet sürprizlerine yol açabilir. 

Örneğin, şirketinizin bir işbirliği uygulaması için kurumsal bir sözleşmesi varsa, ancak yeni çalışanlar bu araçtan habersizse, kendi çözümlerini bulabilirler. O zaman sistemde mükerrer uygulamalar olur ve aynı sonuç için masraf iki katına çıkar. 

Bu ortalama şi̇rket 15 yinelenen çevrimiçi eğitim uygulaması, 11 proje yöneti̇m araçlarive 10 ekip işbirliği uygulaması. Bunlar ister mevcut şirket kaynakları göz ardı edilerek ister güçlü tercihleri olan başına buyruk çalışanlar tarafından satın alınmış olsun, bu Gölge BT, pazardaki gelişmelerin bir adım önünde olmak için kullanılabilecek temel fonları hortumlamaktadır. 

Daha da kötüsü, abonelik otomatik yenilemeleri ile gereksiz uygulamaların (özellikle yetkisiz satın alımlarsa) sürpriz yenileme maliyetlerini alabilirsiniz. 

İsraf aylık bazda çok az gibi görünebilir, ancak giderek artar. Örneğin, 20 çalışan için Adobe Photoshop'un gereksiz yere otomatik olarak yenilenmesi $8,800 israfa eşittir. 

Uygun maliyetli varlık yönetimi için otomasyon aracı bir gerekliliktir. 

Otomatik platformlar harcama yönetimini nasıl optimize edebilir?

İşletmeler bu alanda şimdiden yavaş ve istikrarlı bir ilerleme kaydediyor. Ortalama bir kuruluş 2023'te 269 uygulama kullanırken, bu sayı 2022'de 291 ve 2021'de 323'tü; bu da gereksiz uygulamaların azaltıldığını gösteriyor. 

Yukarıda bahsedilen israf tehditlerinin çoğu gibi, otomatik merkezileştirme de uygulama harcamalarını optimize etmek ve israfı azaltmak için gereken görünürlüğü sağlar. 

Gibi yönetim platformları Spendbase tüm onaylanmış ve onaylanmamış uygulama satın alımlarını görüntülemenizi sağlar. Maliyet optimizasyonu uzmanları uygulama portföyünüzü analiz edebilir ve üretkenlikten veya değerden ödün vermeden aboneliklerin düşürülebileceği veya uygulamaların kaldırılabileceği yerleri vurgulayabilir. 

Yönetim platformu denetimleri ile düzenli olarak araç rasyonalizasyonu yapmak size kullanım, verimlilik ve entegrasyon yetenekleri hakkında veri sağlayabilir. Bu ayrıntılı bilgiler sayesinde, abonelikler yenilenmeden önce finansal açıdan bilinçli kararlar verebilirsiniz.

Buna ek olarak, SaaS satın alma için yapılandırılmış bir iş akışı kullanarak aşırı hevesli çalışanları finansal önceliklerle uyumlu hale getirebilirsiniz. 

İş akışları merkezi bir yönetim sistemi kullanılarak oluşturulabilir ve satın alma taleplerinin onaylayıcılara -genellikle bölüm başkanları, BT ve finans- gönderilmesini içerir. 

Bu iş akışının kritik bir unsuru, satın alma işleminin ardından bir uygulama sahibinin atanmasıdır. Bu kişi, uygulamanın doğru kullanımının sorumluluğunu üstlenecek, lisans ihtiyaçlarını izleyecek ve tam potansiyeliyle kullanılmasını sağlamak için yeni özelliklerle güncel kalacaktır. 

Dikkate alınması gereken iki husus daha var; yüksek iş yükleri ve hızlı tempolu çalışma ortamları, genellikle SaaS yenilemelerinden önceki hazırlık aşamasının gözden kaçmasına neden oluyor - kimse optimizasyon fırsatlarını değerlendirmek için zamanında uyarılmıyor.

Merkezi yönetim platformları, gereksiz aboneliklerin otomatik olarak yenilendiğini fark ettiğinizde kalbinizi durduran korku anlarını ortadan kaldırır. 

Platform, yenilemeler için zamanında uyarılar ve geri sayımlar sağlar. Düzenlidir, hazırlıklıdır ve yenileme görüşmelerinde tasarruflardan yararlanmak için sizi en iyi konuma getirir. 

Kuşkusuz, bir SaaS yönetim platformu ile maliyet israfını ayıklamak gündeminizin en üst sıralarında yer almalıdır. Peki ya daha da fazla bütçe tasarrufu yapabilseydiniz ve Tavan aranızdan birkaç hayalet mi kovacaksınız?

Hayalet hesaplar

Şirketinizde geçirdiğiniz yıllar boyunca, her çalışan muhtemelen birden fazla uygulamaya erişim kazanmış olacaktır. 

Projeler sona erer, öncelikler değişir ve insanlar şirketten ayrılır. Ancak, şirketinizin SaaS'ına erişim hala açık olabilir. 

Artık kullanılmayan işletme lisanslarına ve aboneliklerine erişimi olan hesaplar 'hayalet hesaplar' olarak adlandırılır. İşletmenizi en önemli finansal risklerden birine maruz bırakırlar.

Peki, neden bu kadar önemli bir maliyet tehdidi oluşturuyorlar? 

İlk olarak, her hesap şirket genelinde toplu olarak dağıtılan yüzlerce boşa gitmiş lisans ödemesini gizleyebilir. 

Ancak daha da kötüsü, ağınızdaki her hayalet kullanıcı bir ağ güvenliği ihlali olasılığını artırır. 

1. Hayalet hesabın sahip olduğu fazla erişim ayrıcalıkları, kötü niyetli aktörler için saldırı yüzeyini genişleterek hassas verilerin çalınmasına veya ağ olaylarına izin verebilir. 
2. Tartışmalı koşullar altında şirketten ayrılan çalışanlar, sistemlerinize zarar vererek veya önemli verileri çalarak erişimlerini kötüye kullanabilir. 
3. Bireylerin hassas verilere erişimi varsa, bu durum uyumsuzluğa bile neden olabilir. 

Kullanıcıların lisanslardan ve aboneliklerden çıkarılması insan hatası içerebilir ve hayalet hesaplar uzun süre fark edilmeyebilir ve erişilebilir olabilir. 

Bir işletme için 2024 yılında bir veri ihlalinin küresel ortalama maliyeti $4,88 milyon. Ancak, hayalet hesapların kötü yan etkilerinden kaçınabilirsiniz.

Hayalet hesaplarla başa çıkmak için en iyi uygulamalar nelerdir?

Merkezi bir yönetim platformunun cevabınız olduğu artık bir sır değil. 

Aşağıdaki gibi bir yönetim platformu Spendbase her çalışanın etkinliğini görmenizi sağlar. Sistem, herhangi bir uygulama kullanmayan hesapları vurgular, bu da artık şirket için çalışmayabileceklerini gösterir. 

Daha sonra kullanılmayan lisansları yeniden atamak veya tamamen iptal etmek gibi önlemler alabilirsiniz. Hesap daha sonra, israfın tespit edildiği ve ortadan kaldırıldığı bilgisiyle güven içinde kapatılabilir. 

SaaS yönetim platformunuzdaki hesap etkinliklerini kontrol etmeyi içeren yapılandırılmış bir çalışan işe alım iş akışı oluşturmak iyi bir uygulamadır.