Azaltmak için 7 temel adım
SaaS maliyetleriniz ve harcamalarınızı optimize edin

SaaS maliyetleri hızla kontrolden çıkabilir. Bir bakmışsınız üretkenliği artırmak için bir avuç araca kaydolmuşsunuz, bir bakmışsınız gereksiz uygulamalar içinde boğuluyorsunuz. 

Gerçek şu ki, çoğu şirket SaaS yığınlarındaki çatlaklardan para sızdırıyor. Ancak bu şekilde olmak zorunda değil. Doğru yaklaşımla, bu kaçak giderleri dizginleyebilir, araçlarınızı düzene sokabilir ve SaaS ortamınızı iyi yağlanmış bir makineye dönüştürebilirsiniz.

Bu kılavuzda, SaaS maliyetlerinizi azaltmanız için size uygulanabilir adımlar sunuyoruz. Gizli abonelikleri ortaya çıkarmaktan müzakerelerde kıyaslamadan yararlanmaya kadar, SaaS harcamalarınızı nasıl kontrol altına alacağınızı öğreneceksiniz.

Adım 1. Bulmak SaaS maliyetlerini azaltma stratejileri

Ortalama bir işletmenin aşağıdakilerle uğraştığını biliyor muydunuz 4,3 yetim uygulama ve 7,6 kopya uygulama? Bu çok fazla boşa harcama demek. Bu maliyetleri azaltmak için SaaS ortamınızı kavramanız gerekir. İşte tam bir görünüm elde etmenin yolu.

İç kaynakları araştırın

• Finans Departmanı. Yinelenen SaaS ödemelerini takip etmek için departman bütçelerini ve gider raporlarını inceleyin.
• Bilgi İşlem Departmanı. Merkezi olarak yönetilen lisansları ve abonelikleri bir elektronik tabloda veya bir SaaS yönetim aracı.
• Pazarlama ve Satış. Bu departmanlar sıklıkla pazarlama ve satış gibi özel araçlar kullanırlar. SEO otomasyonu ve CRM - bunları göz ardı etmeyin.

Çalışan gelen kutularını inceleyin

Yinelenen masraflar için ekstreleri tarayın. Ve eğer abonelikler için harcama yapıyorlarsa bireysel çalışan kartlarını kontrol etmeyi unutmayın; gizli harcamalar orada saklanıyor olabilir.

İnceleme işlemleri

Ekstrelerinizde bulut hizmetleriyle bağlantılı yinelenen ücretleri arayın. Şirket harcama geri ödemelerine izin veriyorsa bireysel çalışan kartlarını kontrol etmeyi unutmayın; gizli abonelikler orada saklanıyor olabilir.

Ekibinizle konuşun

Şirketlerin harcamaları ile SaaS'ta çalışan başına yıllık $2,623içeriden bilgi almak çok önemlidir. Ekibinizin gerçekte hangi araçları kullandığını belirlemek için toplantılar düzenleyin veya anketler gönderin. 

"Ücretsiz" denemelere ve freemium planlara dikkat edin; bunlar genellikle siz farkına bile varmadan ücretli aboneliklere dönüşür. Sağlayıcılar bu modelleri sever çünkü ücretsiz araçlar 25% daha fazla müşteri dönüştürüyor ücretsiz denemelerden daha fazla.

Görünenin ötesine geçin

Gölge BT - çalışanların kullandığı yetkisiz araçlar - BT harcamalarının 30% ila 40%'sini oluşturmaktadır, Gartner'a göre. Gölge BT'yi kontrol altında tutmak için alternatifler sunun veya şirket onaylı bir uygulama mağazası kurun.

SaaS araçları arasındaki entegrasyonlara da dikkat edin. Bunlar beklenmedik ücretleri tetikleyebilir, bu nedenle bağlı hizmetlerin tam maliyetini anladığınızdan emin olun.

Adım 2. Uygulamaları maliyete göre önceliklendirin

Tüm SaaS uygulamaları eşit yaratılmamıştır. Bazıları bütçenizde diğerlerine göre daha büyük bir çentik açacaktır. İşte nasıl yapılacağı yazılım harcamalarınızı kısın ve cüzdanınızı en çok etkileyen abonelikleri sıfırlayın.

Verileri toplayın

Her bir SaaS aracı için yıllık veya aylık maliyetleri toplayarak işe başlayın. Sinsi gizli ücretleri (kullanıcı başına ücretler, veri aşımları ve benzerleri) dahil etmeyi unutmayın. Mümkünse kullanım verilerini de toplayın - aktif kullanıcılar, oluşturulan projeler, tüketilen depolama alanı. Ne kadar çok veri, o kadar iyi.

Toplam yıllık maliyeti (TAC) hesaplayın

Aylık abonelik ücretini alın ve 12 ile çarpın. Yıllık ücretiniz varsa, zaten hazırsınız demektir. Bu size her uygulama için toplam yıllık maliyeti (TAC) verir.

Maliyete göre önceliklendirme

Şimdi, uygulamalarınızı en yüksek TAC'den en düşüğe doğru sıralayın. Bu basit adım, diziliminizdeki en büyük bütçe yıkıcıları anında ortaya çıkarır.

Kullanım verilerini analiz edin

En çok harcama yapanlar için kullanım verilerini de ekleyin. Uygulamalarınız TAC ve kullanım kadranında nereye düşüyor?

Minimum kullanıma sahip yüksek TAC'li bir uygulama mı buldunuz? Bu bir kırmızı bayraktır; sürüm düşürme veya iptal etme zamanı gelmiş olabilir. 

Adım 3. Abonelik israfını ortadan kaldırın

Abonelik israfı - az kullanılan veya tamamen kullanılmayan SaaS araçları - bütçenizi sessizce tüketebilir. İşte yağı nasıl keseceğiniz ve SaaS maliyetlerinizi azaltın:

Bir kullanım denetimi gerçekleştirin

Birçok SaaS platformunun sağladığı analizleri inceleyerek işe başlayın. Bu raporlar size hangi uygulamaların minimum giriş veya kullanımla toz tuttuğunu gösterebilir. Ancak bununla yetinmeyin; bu araçları kullanan çalışanlarla da konuşun. Onlara uygulamayı ne sıklıkla kullandıklarını, uygulamadan ne gibi bir değer elde ettiklerini ve uygulamanın gerçekten tutulmaya değer olup olmadığını sorun.

Ücretsiz denemeleri ve freemium planları ele alın

Ücretsiz denemeler, kimsenin hatırlamadığı ücretli aboneliklere dönüşmenin sinsi bir yolunu bulur. Bu denemeleri dönüştürmeden önce gözden geçirmek ve iptal etmek için takvim hatırlatıcıları ayarlayın. Freemium planlar cazip olsa da genellikle iş akışınızı bozabilecek sınırlamalarla birlikte gelir. 

Bu sınırlamaların sizi geride tutup tutmadığını değerlendirin ve eğer öyleyse, ücretli bir plana yükseltmek uzun vadede size para kazandırabilir.

Atıkları dönüştürmek harcama opti̇mi̇zasyonu

Abonelik israfını ortadan kaldırarak sadece paradan tasarruf etmekle kalmaz, başka yerlerde daha iyi harcanabilecek kaynakları da serbest bırakmış olursunuz. İşletme harcamalarının akıllıca yönetilmesiyle, geri kazanılan bu fonların gidebileceği yerler şunlardır:

• Temel araçları yükseltin. İş akışlarınız için gerçekten kritik olan uygulamalar için ek özelliklere veya daha yüksek katmanlara yatırım yapın.
• Yeni teknolojileri keşfedin. Tasarrufları, operasyonlarınızı geliştirebilecek yeni SaaS araçlarını test etmek ve uygulamak için kullanın.
• Çalışan verimliliğini artırın. Ekibinizi güçlendiren araçlar için fonları eğitim programlarına veya ek kullanıcı lisanslarına yönlendirin.

Adım 4. Gelecekteki satın alımlar için stratejiler belirleyin

Abonelik israfını engellemek sadece geçmişi temizlemekle ilgili değildir; harcamaları kontrol etmek ve ileriye dönük daha akıllı seçimler yapmakla ilgilidir. Gelecekteki SaaS satın alımlarında başarıya ulaşmak için kendinizi nasıl hazırlayacağınız aşağıda açıklanmıştır:

Alışverişten önce ihtiyaçları belirleyin

Araçlara bakmaya başlamadan önce, yeni bir SaaS çözümünün ele alması gereken belirli iş hedeflerini veya zorlukları belirleyin. Aracı gerçekten kullanacak departmanlardan kilit paydaşları dahil edin; ihtiyaç duydukları özellikler, işlevler ve entegrasyonlar konusunda onların görüşlerini alın.

Ve karşınıza çıkan ilk seçeneği seçmeyin. Daha iyi özellikler, daha esnek fiyatlandırma veya mevcut teknoloji yığınınızla sorunsuz uyumluluk sunabilecek alternatifleri araştırmak için zaman ayırın.

Daha akıllı harcama yönetimi için ücretsiz denemelerden yararlanın

Ücretsiz denemeler, taahhütte bulunmadan önce lastikleri tekmeleme şansınızdır. Potansiyel kullanıcıları aracın özelliklerini keşfetmeye ve ihtiyaçlarını karşıladığından emin olmaya teşvik edin. Bu dönemi aracın mevcut yazılımınızla ne kadar iyi entegre olduğunu test etmek için kullanın; uygulamalar arasında sorunsuz veri akışı verimliliği önemli ölçüde artırabilir.

Deneme süresince, birçok platformun sağladığı kullanım verilerine çok dikkat edin. Bu veriler, kullanıcı benimsemesini anlamak ve ücretli bir aboneliğin maliyete değip değmeyeceğini belirlemek için çok değerlidir.

Merkezi bir onay süreci oluşturun

ile Tüm SaaS uygulamalarının 65%'si onaylanmıyor-BT'nin onayı olmadan satın alınan ve kullanılan tüm SaaS satın alımları için standartlaştırılmış bir sürece ihtiyacınız vardır. Bu, uygun incelemeyi sağlar, güvenliği artırır ve düşüncesiz, gereksiz abonelikleri önler.

Yeni SaaS araçlarını onaylamak için net kriterler belirleyin. Bu kriterler iş hedefleriyle uyumu, bütçe kısıtlamalarını ve aracın mevcut sistemlerinizle ne kadar iyi entegre olabileceğini içermelidir.

Adım 5. Üst üste binmeleri SaaS maliyetlerini azaltın

Portföyünüzdeki kaç araç gerçekten gerekli? Bir aracın özelliklerinin diğeriyle çakıştığı yerleri tespit etmek için ana listenizi analiz edin. İş akışlarınız ve kullanıcı ihtiyaçlarınız için kritik olan özelliklere odaklanın ve daha az gerekli olanları konsolidasyon için potansiyel alanlar olarak işaretleyin.

Bir özellik envanteri oluşturun

SaaS aboneliklerinizin her biri tarafından sunulan tüm özelliklerin kapsamlı bir listesini derleyerek işe başlayın. Temel işlevlerden daha az bilinen veya az kullanılan özelliklere kadar her şeyi dahil edin. Bu özellikleri proje yönetimi, iletişim veya müşteri ilişkileri yönetimi gibi birincil kullanım alanlarına göre düzenleyin.

Konsolidasyon seçeneklerini keşfedin

Farklı departmanların aynı amaca hizmet eden benzer araçları kullanması yaygındır. Operasyonları kolaylaştırmak için bunları herkesin ihtiyaçlarını karşılayan tek bir platformda birleştirmeyi düşünün. ClickUp, şirketlerin yazılım yığınlarını basitleştirirken sıklıkla tercih ettikleri bir uygulamaya harika bir örnektir.

Diğer taraftan, çalışanlar bazen özelliklerle dolu SaaS çözümlerini benimser ancak sonunda sadece bazı özellikleri kullanırlar. Ekibiniz ClickUp'ı sadece tek bir görev için kullanıyorsa, aşırıya kaçıyor olabilir. Bu durumda, daha özel bir araca geçmek daha uygun olabilir.

Abonelik planlarını düşürmeyi düşünün

Birçok SaaS aracı, farklı özellik setleri içeren katmanlı fiyatlandırma planlarıyla birlikte gelir. Birbiriyle örtüşen işlevlere sahip araçların planlarını düşürerek ihtiyacınız olmayan gereksiz özellikleri ortadan kaldırmayı düşünün. 

Şunu belirtmek gerekir ki kullanım başına ödeme trendi SaaS işletmelerinin 74%'sinin modellerinin bir parçası olarak kullanıma dayalı fiyatlandırma sunması bekleniyor.

Ayrıca, şu anda birden fazla abonelikten aldığınız özellikleri bir araya getiren alternatif SaaS seçeneklerine de bakabilirsiniz. Tek bir platformda birleştirmek iş akışlarını kolaylaştırabilir ve önemli ölçüde SaaS maliyetlerinizi azaltın.

Adım 6. Müzakereler için kıyaslamadan yararlanın

SaaS maliyetlerini müzakere etmek tatlı konuşmalarla değil, soğuk ve sert verilerle ilgilidir. Kıyaslama sizin gizli silahınızdır. İşte nasıl kullanacağınız:

Pazar istihbaratı toplayın

Sektör raporlarını ve SaaS fiyatlandırma trendlerini inceleyin. Bu bilgiler size güvenle pazarlık yapmak için ihtiyaç duyduğunuz temeli sağlar.

Sektörünüzdeki meslektaşlarınızla konuşun. Benzer araçlar için ne kadar ödediklerini öğrenin; bilgi güçtür ve piyasayı anlamak size avantaj sağlar.

Çevrimiçi inceleme platformlarını atlamayın. Kullanıcıların gönderdiği fiyat bilgileriyle dolu olan bu platformlar, başkalarının gerçekte ne kadar ödediğini ortaya çıkarabilir.

Kullanım verilerinizi analiz edin

Masaya oturmadan önce rakamlarınızı bilin. Bir aracı tam potansiyeliyle kullanmıyorsanız, bu, bir sürüm düşürme veya indirim için zorlamanız için bir işarettir.

Aracın işletmenize kattığı değeri gösterin - verimlilik artışı, daha iyi müşteri memnuniyeti veya maliyet tasarrufu gibi ölçütler. Bu sadece maliyetleri düşürmekle ilgili değildir; ne için ödeme yapmak istediğinizi kanıtlamakla ilgilidir.

Son olarak, büyük düşünün. Birden fazla lisans için toplu indirim pazarlığı yapın veya çok yıllı bir anlaşma yaparak daha iyi bir fiyatı sabitleyin. Uygun olan her açıdan yararlanın SaaS satıcı yönetimi mümkün olan en iyi anlaşmayı elde etmek için.

Adım 7. Bir kayıt sistemi uygulayın

Giderek büyüyen bir SaaS aboneliği yığınını yönetmek hızla kontrolden çıkabilir. Bir Kayıt Sistemi (SoR) kontrolü yeniden kazanmak, süreçleri düzene sokmak ve SaaS harcamalarını optimize etmek için cevabınızdır. İşte bunu nasıl yapacağınız:

İhtiyaçlarınızı tanımlayın

Her bir SaaS aracı için izlemeniz gereken kritik veri noktalarını belirleyerek işe başlayın: abonelik ayrıntıları, kullanıcı lisansları, yenileme tarihleri, kullanım metrikleri ve maliyetler. Bu verilere kimin erişmesi gerektiğini ve bunları nasıl kullanacaklarını düşünün. SoR'unuz kullanıcı dostu olmalı ve ihtiyacı olan herkes tarafından kolayca erişilebilir olmalıdır.

Aşağıdakiler için doğru çözümü seçin SaaS maliyetlerini azaltın

Karmaşık SaaS ortamları için otomatik veri toplama, güçlü raporlama araçları ve entegrasyon yetenekleri gibi gelişmiş özelliklere sahip SoR yazılımlarını tercih edin. Mevcut muhasebe veya ERP sistemlerinizle sorunsuz bir şekilde entegre olduğundan emin olun. Amaç nedir? Veri silolarından kaçının ve birleşik bir finansal görünüm elde edin.

SoR'unuzu doldurun ve bakımını yapın

Doğruluğu sağlamak ve maliyet tasarrufunu en üst düzeye çıkarmak için SoR'nizi düzenli olarak güncelleyin. Abonelik planlarına göre lisans kullanımını kontrol etmek için periyodik denetimler planlayın; harcamaları optimize etme fırsatlarını burada bulabilirsiniz.