Tedarik

Operasyonlarınızı ölçeklendirmek için satın almadan ödemeye süreç otomasyonunu kullanın

Şubat 13, 2025

Satın alma süreci can sıkıcı olabilir. Hatalar, şişirilmiş e-posta gelen kutuları ve zaman alan manuel süreçler. Ancak bunun daha kolay bir yolu var: Otomasyon ile büyümeyi hızlandırın.

Küçük hatalar günlük işlerin kabul edilen bir parçasıdır. Herkes insan, değil mi? Ancak şirketiniz büyüdükçe, çalışan başına bir veya iki hata birikebilir ve tedarik sürecinde proje gecikmeleri ve hayal kırıklığına uğramış müşterilerle sonuçlanan önemli darboğazlara neden olabilir. 

Var sen Son zamanlarda satın alma işlemlerinizle ilgili ödüllerden daha fazla sorun mu fark ettiniz? İşte manuel uygulamayı bırakma zamanının geldiğinin bazı temel göstergeleri:

  • Yüksek miktarda Gölge BT ve Maverick harcaması
  • Gecikmeler ve onay darboğazları
  • AP verimsizlikleri ve yanlışlıkları
  • Mükerrer veya fazla ödenmiş faturalar
  • Patlamış bütçeler
  • Geriye dönük prosedürler

Çalışanlar şirketinizin gelişimini yönlendirir ve uzun SaaS satın alma prosedürleri için zamanları yoktur. Ancak büyüme dönemleri, sorunsuz süreçlere ve hızlı aksiyonlara en çok ihtiyaç duyulan zamanlardır.

Tedarikten ödemeye teknolojisi bu zaman paradoksundan çıkış biletinizdir. Tedarikten ödemeye sürecini incelediğimizde, teknolojinin ne kadar çok alanda fayda sağlayabileceğini görebiliriz. 

Tedarikten ödemeye süreci nedir?

Geçmişteki satın alma yazılımları satıcı ve satın alma bilgilerinin depolanmasını sağlıyordu ancak verimli bir şekilde işlenmesini engellemekteydi. Peki, tedarikten ödemeye nasıl farklı?

P2p süreci, tekil bir odak noktasından ziyade SaaS ediniminde yer alan tüm faaliyet döngüsünü kapsar. Bir ihtiyacın belirlenmesinden satın alma siparişlerine, fatura eşleştirmeye ve sözleşme yönetimine kadar otomasyon, sorunsuz bir tedarikten ödemeye sisteminde önemli bir rol oynar. 

P2p yazılım çözümleri, zamanlarını ve çabalarını elektronik tablolardan ziyade inovasyon için daha iyi harcadıklarını fark eden başarılı, ölçeklenen işletmeler için tercih edilen bir araçtır. 

P2p araçları, operasyonel düzene sokmanın ötesinde, maliyet israfına açık alanlarda bütçe tasarrufu sağlar. Aslında, kuruluşlar 60% P2P platformu kullanıldığında harcama görünürlüğü ve harcama yönetiminde iyileşme. 

Bunun nedeni, tedarik otomasyonunun hem taktiksel günlük eylemleri hem de stratejik planlamayı idare edebilmesidir. Sadece tedarikin bir unsurunu işaretlemekle kalmaz; aşağıdakileri optimize eder Finansal sağlığınızı sağlam tutmak için kısa ve uzun vadeli uygulamalar. 

Ancak tedarikten ödemeye döngüsünde bu kadar çok küçük adım varken, p2p yazılımınızın hangilerini otomatikleştirmesi gerektiğini nasıl bileceksiniz? 

Tedarikten ödemeye döngünüzde otomatikleştirmeniz gereken yedi süreç 

En iyisi KOBİ'ler için satın alma araçları maksimum maliyet etkinliği, üretkenlik ve iş büyümesi için tedarikten ödemeye otomasyonu kullanın ve aşağıdaki alanlara öncelik verin.

1. Satın alma talebi (PR)

Satın alma talepleri için e-posta başlığı referansı nedir? Ve kimi kopyalamam gerekiyor? 

Bu sorular, satın alma döngüsünün en başından itibaren karşılaşılan pratik engellere kısa bir bakış niteliğindedir. Manuel politikalara başvurmak, gerekli bilgileri ve bağlantıları içeren e-postaları hazırlamak ve göndermek zahmetli ve zaman alıcıdır. 

PR'lerin otomasyonu bu süreci kolaylaştırır ve çalışanların taleplerini dijital olarak göndermelerine olanak tanır. 

Satın al-öde yazılımı, prosedürleri şirket genelinde tutarlı tutmak için standartlaştırılmış şablonlarla satın alma taleplerinin hızlı bir şekilde oluşturulmasını ve gönderilmesini sağlar. 

PR'lar otomatik olarak şirket içi politikalar ve yönetmeliklerle çapraz kontrol edilir, bu da daha az geri dönüş anlamına gelir. 

Satın alma taleplerini yazmak, kontrol etmek ve yeniden yapmaktan tasarruf edilen saatler, şirket için karlı projelere geri yatırılabilir. Çalışanlarınız da hayal kırıklıklarını ortadan kaldırdığınız için size teşekkür edeceklerdir. 

2. Satın alma onayı

Onaylar, ağır çekimde çemberlerden atlamak gibi hissettirebilir. Satın alma taleplerini 'takip etmek' için harcanan zaman, şirketi korumak ve ölçeklendirmek için çok daha iyidir.

Otomasyon size bu zamanı geri verir. Onaylar, genellikle Slack gibi iletişim yazılımınızla kullanışlı bir entegrasyon yoluyla derhal uygun onaylayıcılara yönlendirilir. Bu, işleri herkes için görünür ve ulaşılabilir kılar. 

Doğrusal onay iş akışları standart PR'lerle ilgilenir, ancak otomasyon daha fazla potansiyele sahiptir. Yüksek puan alan tedarikten ödemeye araçları, bütçe ve finansal hedefleri yansıtarak şirketinizin ihtiyaçlarını yansıtacak şekilde özelleştirilebilen dinamik ve koşullu onay iş akışlarına sahiptir. 

Örneğin, dinamik bir iş akışı, fiyatlandırma önceden tanımlanmış sınırları aşarsa bir onay talebini otomatik olarak daha kıdemli bir yöneticiye yönlendirir. Koşullu bir onay iş akışı, belirli parametrelerin olmaması durumunda otomatik olarak iade edilebilir. İşletmenin hedeflerini karşılamayan PR'lar, herhangi bir maliyet oluşmadan önce hızla iade edilir. 

3. Satıcı seçimi

Satıcı seçimi konusunda tıkanmak kolaydır. Belirli yazılım özelliklerini araştırmanız, fiyatlandırma planlarını çözmeniz, şirket itibarını kontrol etmeniz, yorumları okumanız gerekir... Bu haftalarca sürebilir. Şimdi bunu en az üçle çarpın çünkü seçim süreciniz akıllıca en az birkaç tedarikçiyi karşılaştırmayı içerir. İmkansız!

P2P yazılımına girin. En başından itibaren sizinle birlikte çalışır. Yazılımınız, ihtiyaç duyduğunuz çözümle kolay eşleşme sağlamak için satıcı veritabanınızı barındırır. Mükemmel satıcınız zaten sisteminizde olabilir ve satın alma platformunuz onları görünür kılar.

Daha derine inmek ve en iyi tedarikçiler arasında daha küçük ayrıntıları karşılaştırmak istiyorsanız, P2P araçları karar vermenize yardımcı olmak için KPI'lar hakkında ayrıntılı ölçümler sağlayabilir. Tedarikçiye göre harcama, uyumluluk oranı ve fatura doğruluğu gibi metriklerin analizi, seçiminizde kendinize güvenmenizi sağlar. 

Gerçek zamanlı ölçümler ayrıca, elektronik tabloları harmanlamanın zaman alıcı zorluğu olmadan satıcılarla müzakerelerde en iyi fiyatları güvence altına almak için ihtiyaç duyduğunuz kaldıracı sağlar. 

Daha fazla zaman ve maliyet tasarrufu mu yapmak istiyorsunuz? En kaliteli tedarikten ödemeye araçları, bulut faturalarınızda 60%'ye kadar indirim kazanmak için iş zekası ile uzman bir şekilde yerleştirilmiş stratejik kaynak ortakları sunar. 

4. Satınalma siparişi (PO) oluşturma

Ciddileşme zamanı. Bir satın alma siparişi doğru olmalıdır. Hiç kimse önemli bilgilerin eksik olduğu özensiz bir PO nedeniyle bir denetim bayrağının kaldırılmasını istemez. Peki, tutarsızlıklar nasıl önlenebilir?

Otomasyon, düzenli ve titiz bir yaklaşımı garanti eder. PO'lar, satın almadan ödemeye yazılımınızdaki onaylı taleplere dayalı olarak oluşturulabilir ve doğrudan satıcı envanterinizden alınan güncel bilgileri içerir. 

Şirketiniz genelinde tutarlı PO'lar, tüm satın alımları ilgili ve değer açısından zengin hale getirir. Satın almadan ödemeye yazılımınız, maliyet verimliliğini korumak için muhasebe yazılımıyla da entegre olur. Bu, israfı daha görünür kılan ve gelecekteki maliyetli sürprizleri önleyen bir başka önemli özelliktir.

Tedarikçi verileri ve onayların karşılanması gibi dahili koşullara dayalı olarak PO'ları hızlı takip etmek için otomatik iş akışları kurulabilir. PO'lar gönderildiğinde, yazılım sizin takip etmenize gerek kalmayacak şekilde takip eder. Etkinlik, tarih, zaman damgası ve ayrıntılar, kolay erişim ve görünürlük için bir denetim izinde günlüğe kaydedilir.

Alert otomasyonu, tedarikçiler PO'yu kabul ettiklerinde ilgili personeli bilgilendirir ve sorunsuz süreç manuel müdahaleye gerek kalmadan devam eder.

5. Fatura onayı

SaaS faturaları genellikle doğanın bir gücüdür. Faturanız sayfalar uzunluğunda olabilir ve çapraz referans verilmesi gereken küçük ayrıntılar içerebilir. Bir kez daha, onaylayıcılar dijitalleştirilebilecek bir süreç için zaman ve enerji kaybediyor. 

Otomasyon, faturaların işlenmesinde ve personelin daha stratejik iş hedeflerine odaklanması için serbest bırakılmasında çok önemli bir rol oynar. Tedarikten ödemeye sistemleri veri çıkarma, fatura eşleştirme ve tutarsızlık tanımlama işlemlerini otomatikleştirir. 

Tüm bilgiler merkezileştirildiğinden ve yazılımınız muhasebe aracınızla bağlantılı olduğundan, fazla ödeme ve mükerrer fatura riski ortadan kalkar. En yetkin P2P sağlayıcıları, karşılaştırma yapan üç yönlü fatura eşleştirmesi kullanır:

  1. Şirketin satın alma siparişinin tanımı, miktarı, maliyeti ve şartları
  2. Makbuz üzerinde gösterilen malların tanımı ve miktarı
  3. Satıcı faturasındaki açıklama, miktar, maliyet ve şartlar

Kolaylaştırılmış iş akışları, eşleştirme işleminden sonra fatura onay sürecini otomatikleştirir. Paydaşlar anlık uyarılar alır ve doğru faturaları hızla onaylayabilir. Artık gecikme yok!

6. Tedarikçi ödemesi

Bu noktaya kadar çok istikrarlı bir tedarik süreci geçirdiniz, bu nedenle gecikmiş veya yanlış bir ödemenin bunu bozması utanç verici olur. 

Satın almadan ödemeye yazılımı ERP veya muhasebe sisteminizle entegre olur, yani hem bütçeye göre satın almayı takip edebilir hem de uzun vadeli maliyet farkındalığı için doğru mali kayıtlar tutabilirsiniz. 

İlk satın alma işleminizden sonra, ödemelerinizi daha verimli ve doğru hale getirmek için otomatik ödeme planları oluşturabilir ve dijital kartları kullanabilirsiniz. Zamanında yapılan ödemeler, tahminlerinizin doğru ve satıcılarınızın mutlu olmasını sağlar. 

P2p araçları aboneliklerin otomatik olarak yenilenmesini de kolaylaştırır. Ancak, kontrol panelinizdeki yenileme hatırlatmaları konusunda hızlı hareket etmek akıllıca olacaktır. SaaS fiyatlarınızı yeniden müzakere etmek veya anlaşmaları güvence altına almak için önemli fırsatları kaçırmak istemezsiniz. 

7. Sözleşme yönetimi

Sözleşmeniz artık yürürlükte olduğuna göre, onu dokunmadan bırakmak isteyebilirsiniz. Sözleşmeleri yönetmek, ayrıntıları saklamak ve düzenli incelemeler yapmak, özellikle de şirket içinde işlenmesi gereken yüzlerce uygulama varsa, büyük bir görev gibi gelebilir. Ancak, ihmal edilen bir sözleşme zaman içinde ciddi bir maliyet kaçağını gizleyebilir. 

Satın almadan ödemeye otomasyonu el emeğinizi ortadan kaldırabilir. Sisteminizdeki her yazılım parçası için düzenli gözden geçirme hatırlatıcıları ayarlayabilir, böylece yatırım getirilerini kontrol altında tutabilir ve gereksiz maliyet israfını önleyebilirsiniz. 

Gözden geçirme zamanı geldiğinde, SaaS'ınızın iyi performans gösterdiğini nasıl anlarsınız? P2P platformunuz burada da bilgi sahibidir. Maliyetten kaçınma ve tedarikçi kullanılabilirliği veya derecelendirmesi gibi önemli ölçütler, SaaS'nizin sürekli olarak şirketinizin yararına çalıştığından emin olmanızı sağlar.

Satın alma döngünüzdeki bu yedi aşamanın otomatikleştirilmesi maliyet tasarrufu, gelişmiş tedarikçi ilişkileri, daha fazla uyumluluk ve daha hızlı işlem süreleri sağlar. Hangi spesifik KPI'ların fayda sağlayacağını ortaya çıkaralım. 

İşletmenizde tedarikten ödemeye yönteminin faydalarını nerede göreceksiniz?

Bu artık bir sır değil. tedari̇k görünürlüğü SaaS satın alımlarını yönetmenin anahtarıdır. Görebiliyorsanız, kontrol edebilirsiniz ve bu otomasyonla daha da kolaylaşır. 

P2P otomasyonunuz, değerin nerede optimize edilebileceğine dair titiz ve zamanında içgörü sağlar. Otomatikleştirilmiş tedarikten ödemeye yolculuğunuzun bir sonucu olarak hangi KPI'ları iyileştirmeyi bekleyebilirsiniz? 

Yönetim altında harcama

Artık uzun onay zaman çizelgeleri ortadan kalktı, çalışanlar artık sorunları bir hevesle çözme dürtüsü hissetmiyor. Gölge BT ve başına buyruk harcamalar azalır ve yönetim verileri altındaki harcamalarınız, yığınınızda onaylanmış SaaS'ın olumlu bir eğilimini gösterir. 

Tamamen şeffaf tedari̇k yazilimi satın alma ve talepler üzerinde kontrol sahibi olmanızı sağlar.

Fatura başına ortalama maliyet

Otomatik fatura eşleştirme ve finansman yazılımıyla entegrasyon sayesinde daha yüksek doğruluk, daha düşük ortalama maliyet anlamına gelir. Fazla ödeme veya mükerrerlik teknoloji sayesinde kolayca önlenebilir. 

Yaptığınız tasarruflar, kuruluşunuzda en çok ihtiyaç duyulan bütçelere eklenebilir veya yenilikçi gelişim için kullanılabilir. 

Satın alma fiyatı farklılığı

Geç ödemeler konusunda tekrar eden bir suçlu olmadığınızda, tedarikçiler sizi bir ortak olarak görür. Sağlıklı ilişkiler, fırsatlara ve indirimlere erişimin önünü açar ve fiyat konusunda pazarlık yapmayı kolaylaştırır. 

Daha fazla SaaS tasarrufu sağladıkça satın alma fiyatı farkınız daha büyük olacaktır. En iyi tedari̇kten ödemeye araçlar Akıllı fiyatlandırma içgörüleri ve toplu indirimler sayesinde şirketlere $100.000'in üzerinde tasarruf sağlar. 

PO ve fatura doğruluğu

P2P otomasyonu, fatura sahtekarlığı riskini azaltan ve işlemlerin güvenli ve doğru olmasını sağlayan kontroller ve denetim izleri kullanır. 

Bu, yalnızca iş hedefleriniz doğrultusunda çalışmak için daha iyi harcanacak saatlerden tasarruf etmekle kalmaz, aynı zamanda para cezalarını ve hata düzeltme maliyetlerini de önler. 

Uyumluluk oranı

Şirketiniz aşağıdakileri başarabilir 92% veya daha yüksek PO uyumluluk oranı, daha iyi harcama kontrolü ve genel maliyet verimliliğine katkıda bulunur. 

P2P yazılımı sizi, sorunlar ortaya çıktıktan sonra manuel olarak 'yangınla mücadele' etmekten, potansiyel sorunları filizlenmeye zaman bulamadan otomasyonla yakalamaya taşır. 

Gerçek zamanlı izleme ve denetim izleri sizi harcamalarınızın önünde tutar, uyumluluğu artırır ve finansal tahminlerinizi daha sağlam hale getirir.

Çıkarımlar

İşletmeler, manuel süreçlerden satın almadan ödemeye (P2P) otomasyona geçerek büyük darboğazları çözebilir ve değerli zaman ve kaynakları serbest bırakabilir. Bu, satın almayı daha akıllı, daha hızlı ve daha verimli hale getirmekle ilgilidir. İşte otomasyonun tedarik sürecinizi nasıl dönüştürebileceği ve neden sıçrama yapma zamanının geldiği.

  1. Satın alma taleplerinin otomatikleştirilmesi, gereksiz manuel işleri ortadan kaldırır ve süreçlerin işletmeniz genelinde tutarlı olmasını sağlar.
  2. Satın alma onayları için dinamik iş akışları karar alma sürecini hızlandırır ve finansal hedeflere uyulmasını sağlar.
  3. Daha akıllı kararlar vermek için ihtiyaç duyduğunuz verileri sağlayan otomatik analizler sayesinde satıcı seçimi çocuk oyuncağı haline gelir.
  4. Satın alma siparişleri otomatik olarak oluşturulur ve takip edilir, böylece her seferinde doğru ve uygun maliyetli işlemler sağlanır.
  5. Fatura eşleştirme kolaylaştırılarak hatalar, fazla ödemeler ve faturaların çapraz referanslanması için harcanan zaman azaltılır.
  6. Tedarikçi ödemeleri otomatik hale gelir, ödemelerin zamanında yapılmasını sağlar ve gecikme ücreti veya ilişki gerginliği riskini azaltır.
  7. Sözleşme yönetimi otomasyonu, şartları gözden geçirmek ve maliyetleri optimize etmek için zamanında hatırlatmalarla sözleşmelerinizin yolunda gitmesini sağlar.

Sonuç olarak? P2P otomasyonu sadece zamandan tasarruf etmekle ilgili değildir; tedarik sürecinizi uzun vadeli büyüme için geleceğe hazır hale getirmekle ilgilidir. Bunu benimseyerek, yeni verimlilik, doğruluk ve maliyet kontrolü seviyelerinin kilidini açacaksınız.

Okumak isteyebilirsiniz

Tedarik

P2P yazılımı ve alternatifleri:
satın alma yaşam döngüsünü otomatikleştirin

İşletmeniz, satın almayı yavaşlatan ve hatalara yer bırakan manuel tedarikle mi mücadele ediyor? Bakalım P2P araçları sorununuzu çözebilecek mi?

Şubat 18, 2025

Tedarik

Satın alma görünürlüğü bütçe kontrolünüzün anahtarıdır

Şirketinizin harcamalarını kontrol altında tutmak zordur. Satın alma görünürlüğü bunu değiştirir. Bu olmadan maliyetler elinizden kayıp gider. Bununla birlikte, kontrolü ele alır ve nakit tasarrufu yaparsınız.

Şubat 13, 2025

Tedarik

Küçük İşletmeler ve Satıcılar için En İyi Satın Alma Yazılımı
- Derecelendirildi ve Puanlandı

Küçük işletmeler ayda yarım düzine yeni uygulama satın alıyor. Ancak SaaS harcamalarınız düzenli olmaktan çok düzensiz mi? Eğer öyleyse, satın alma sürecinize daha yakından bakın.

Şubat 13, 2025

Tedarik

Yazılım tedarik sürecinizi nasıl sorunsuz hale getirebilirsiniz?

İş ihtiyacı mı? 30.000'den fazla SaaS uygulaması var... Alışveriş zamanı! Ancak etkin olmayan satın alma ile başka bir uygulama, maliyet optimizasyonundan çok maliyet sürprizi olabilir.

Şubat 13, 2025