P2P yazılımı ve alternatifleri:
satın alma yaşam döngüsünü otomatikleştirin

İşletmeniz, satın almayı yavaşlatan ve hatalara yer bırakan manuel tedarikle mi mücadele ediyor? Bakalım P2P araçları sorununuzu çözebilecek mi?

Şirketler ölçeklendikçe, satın alma işlemlerini manuel olarak yönetmek gecikmelere, verimsizliklere ve uyum risklerine yol açabilir. 

Tedarikten ödemeye (P2P) yazılımı, alımdan ödemeye ve alımdan tedarike (I2P) araçları, tedarik sürecinin farklı bölümlerini standartlaştırmaya ve otomatikleştirmeye yardımcı olarak manuel görevleri azaltır ve görünürlüğü artırır.

P2P yazılımı, ilk satın alma talebinden ödemelere kadar tüm süreci otomatikleştirerek hiçbir adımın atlanmamasını sağlar. 

Buna karşılık, Alımdan Satın Almaya yazılımı satın alma taleplerinin alınması ve onaylanmasına odaklanır, ancak ödemeleri kapsamaz. 

Ayrıca, Intake-to-Pay bir adım daha ileri giderek hem alım ve onay sürecini hem de ödeme sürecini otomatikleştirerek eksiksiz bir çözüm sunar ve talepten ödemeye kadar tam entegre bir tedarik iş akışı oluşturur.

Bu makalede bu çözümler arasındaki farklar ele alınacaktır. Her birinin çözdüğü sorunlu noktaları vurgulayacak ve otomasyonun satın alma iş akışlarını nasıl dönüştürebileceğini açıklayacağız. 

Ayrıca işletmelerin Spendbase gibi araçları kullanarak tedarik süreçlerini nasıl kolaylaştırabileceklerini de tartışacağız. SaaS yönetim platformu.

Satın alma süreci ve aşamaları

Herhangi bir kuruluşta satın alma süreci, her satın almanın şirketin ihtiyaçları ve finansal hedefleriyle uyumlu olmasını sağlayan bir dizi yapılandırılmış adımı içerir. 

İster yeni bir SaaS aracı satın alıyor ister mevcut bir hizmet için yenileme görüşmesi yapıyor olun, bu süreç kolaylaştırılmalı ve standartlaştırılmalıdır. 

Aşağıda, her BT direktörü, satın alma müdürü veya CFO'nun etkili bir şekilde yönetmek için gerekli bulacağı, satın alma sürecine dahil olan temel aşamaların bir dökümü yer almaktadır.

Yazılım tedarikinin zorlukları

Yazılım tedariki, özellikle de SaaS kullanımının arttığı kurumlarda, verimliliğe ve üretkenliğe zarar verebilecek çeşitli zorlukları beraberinde getirir. Şirketler satın alma süreçlerini kolaylaştırmayı hedeflerken, genellikle karar alma sürecini yavaşlatan temel sorun noktalarıyla karşılaşırlar.

1. Standardizasyon eksikliği

Standartlaştırılmış bir satın alma süreci olmadan, farklı departmanlar veya çalışanlar SaaS çözümlerini satın almak için kendi yöntemlerini izler ve bu da tutarsızlıklara ve verimsizliklere yol açar. 

Bu standardizasyon eksikliği mükerrer alımlara, yönetilemeyen satıcı sözleşmelerine ve uyum sorunlarına yol açabilir. Merkezi ve otomatik bir satın alma sistemi, kuruluş genelinde satın almaya yönelik tek tip bir yaklaşım sağlar.

2. Manuel onay süreçleri

Satın almanın en çok zaman alan yönlerinden biri manuel onay sürecidir. 

Ekiplerin e-postalar ve elektronik tablolar aracılığıyla koordinasyon sağlaması gerekir, bu da satın alımları geciktiren aşırı ileri geri iletişim yaratır. Manuel süreçler ayrıca satın alma siparişi oluşturma veya tedarikçi incelemesi sırasında hata riskini artırır. 

Onay iş akışlarını otomatikleştirerek kararları hızlandırdığı ve insan hatalarını azalttığı için p2p yazılımı bu noktada önem kazanmaktadır.

3. Satıcı yönetimi karmaşıklığı

Farklı sözleşmelerin farklı süreleri, yenileme tarihleri ve fiyatlandırma yapıları olduğundan, birden fazla tedarikçiyi yönetmek bunaltıcı olabilir. 

Birleşik bir satın alma süreci olmadan, tüm satıcı anlaşmalarını takip etmek zorlaşır, bu da yenilemelerin kaçırılmasına veya yönetilemeyen maliyetlere yol açar. 

Bir satın almadan ödemeye çözümü, her tedarikçinin sözleşmesine gerçek zamanlı görünürlük sunarak tedarikçi yönetimini basitleştirir, yenilemelerin yapılmasını ve performansın izlenmesini kolaylaştırır.

4. Görünürlük Eksikliği

Bir diğer önemli zorluk da kurum genelinde yazılım satın alımları ve kullanımına ilişkin görünürlük eksikliğidir. Satın alma merkezi olmadığında, BT ve finans ekipleri genellikle harcamaları takip etmekte veya satın almaların kurum içi politikalara uygun olmasını sağlamakta zorlanırlar. 

Çalışanların yetkisiz SaaS araçları satın aldığı gölge BT de bir sorun haline gelebilir. 

Şirketler tedarikten ödemeye sistemini uygulamaya koyduktan ve SaaS araçları için abonelik yönetimiher satın alma talebi, satın alma siparişi ve fatura hakkında içgörüler elde ederek görünürlüğü artırabilir ve uyumluluğu sağlayabilirler.

P2P otomasyon araçlarını tedarik iş akışınıza dahil etmek, sıkıcı süreçleri otomatikleştirerek, uyumluluğu geliştirerek ve satın alımlarda gerçek zamanlı gözetimi artırarak bu zorlukların üstesinden gelmenize yardımcı olur. 

Onay iş akışının standartlaştırılması ve tedarikçilerle iletişimin otomatikleştirilmesi, tedarik sürecinin verimli, şeffaf ve şirketin hedefleriyle uyumlu kalmasını garanti eder.

Satın almadan ödemeye yazılım ve rolü

P2P yazılımı, bir satın alma için ilk talepten bir faturanın son ödemesine kadar tüm tedarik döngüsünün otomatikleştirilmesinde ve kolaylaştırılmasında kritik bir rol oynar. 

P2P araçları şirketlerin zamandan tasarruf etmelerine, manuel hataları azaltmalarına ve finansal faaliyetleri üzerinde daha iyi kontrol sahibi olmalarına yardımcı olur. 

İşte P2P'nin tedarik sürecinin hangi kısımlarını kapsadığına, sağladığı faydalara ve Alımdan-Tedarike ve Alımdan-Ödemeye gibi alternatif çözümlerden nasıl farklılaştığına daha yakından bir bakış.

P2P yazılımı tedarik sürecinin hangi bölümünü kapsıyor?

P2P yazılımı, çeşitli adımlar içeren satın alma faaliyetlerini otomatikleştirir.

P2P yazılımı BT ekipleri için hangi sorunları çözüyor?

P2P yazılımı, BT ekiplerinin aşağıdakiler de dahil olmak üzere temel zorlukların üstesinden gelmesine yardımcı olur:

Manuel süreçler. Geleneksel tedarik süreçleri, onayların e-postayla gönderilmesi ve satın alma siparişlerinin oluşturulması gibi birçok manuel adımı içerir. P2P yazılımı bunları otomatikleştirerek hataları azaltır ve iş akışlarını hızlandırır.

Uyumluluk ve görünürlük eksikliği. Otomatik araçlar olmadan, yetkisiz satın almalar gözden kaçabilir ve satın alma politikalarına uyumu sağlamak zordur. P2P sistemleri tam görünürlük sunar ve her adımı takip ederek uyumluluğu sağlar.

Geciken ödemeler. Fatura onayındaki gecikmeler tedarikçi ilişkilerine zarar verebilir. P2P bu süreci otomatikleştirerek ödemelerin zamanında yapılmasını sağlar ve tedarikçi memnuniyetini artırır.

Tedarikçi ilişkileri yönetimi. Birden fazla satıcıyı ve sözleşmeyi yönetmek, merkezi izleme olmadan baş ağrıtabilir. P2P sistemleri, BT ekiplerine devam eden tüm sözleşmelerin ve yenilemelerin gerçek zamanlı bir görünümünü sunarak satıcı yönetimini basitleştirir.

P2P yazılım çözümlerine örnekler

Coupa (İşletmeler için). Coupa, büyük işletmeler için tasarlanmış en sağlam tedarikten ödemeye (P2P) platformlarından biridir. 

Kapsamlı otomasyon özellikleriyle öne çıkarak işletmelerin satın almadan faturalamaya kadar her şeyi kolaylıkla yönetmesine yardımcı olur. Harcama yönetimine gerçek zamanlı görünürlük sağlayan Coupa, tüm satın alma faaliyetlerini izlemek ve optimize etmek için tek bir platform sunar.

• Harcama optimizasyonu: Coupa, şirket genelindeki harcamalara ilişkin gerçek zamanlı bilgiler sağlayarak işletmelerin maliyetleri azaltmasına ve satın alma verimliliğini artırmasına yardımcı olur. Harcama analizi özelliği, verileri bir araya getirerek satın alma kararlarını optimize etmek için eyleme geçirilebilir içgörüler sunar.
• Tedarikçi yönetimi: Platform, şirketlerin tedarikçilerle bağlantı kurmasını, şartları müzakere etmesini ve tedarikçi performansını yönetmesini sağlayan tedarikçi işbirliği araçlarını içerir; bu, özellikle küresel bir tedarikçi tabanıyla uğraşan işletmeler için değerlidir.
• Entegrasyonlar: Coupa, SAP ve Oracle gibi büyük ERP sistemleri ile sorunsuz bir şekilde entegre olarak satın alma faaliyetlerinin daha geniş iş operasyonları ile uyumlu olmasını sağlar. Bu entegrasyon, genel operasyonel verimliliği artıran sorunsuz veri aktarımına olanak tanır.
• Sürdürülebilirlik özellikleri: Coupa'nın Sürdürülebilir İş Harcama Yönetimi (BSM) özelliği, işletmelerin harcamalarını takip etmelerine ve satın alma seçimlerinin çevresel ve sosyal etkilerini ölçmelerine olanak tanır. Bu, ESG (Çevresel, Sosyal, Yönetişim) girişimlerine öncelik veren işletmeler için önemli bir farklılaştırıcıdır.

Coupa, stratejik karar verme için gelişmiş içgörüler sağlarken yüksek hacimli satın alma faaliyetlerini idare edebilen bir çözüme ihtiyaç duyan büyük kuruluşlar için son derece uygundur.

Kurumlar neden Coupa'yı seçiyor?

• Gelişmiş harcama yönetimi araçları ve gerçek zamanlı izleme.
• Kapsamlı tedarikçi yönetimi özellikleri.
• Sorunsuz operasyonlar için ERP sistemleri ile güçlü entegrasyon.
• Sürdürülebilirlik ve sorumlu tedarik konularına odaklanın.

SAP Ariba (İşletmeler için). SAP Ariba, büyük ölçekli işletmelerin ihtiyaçlarını karşılamak üzere tasarlanmış bir diğer lider tedarik çözümüdür. Tedarikçi yönetimi, sözleşme yaşam döngüsü yönetimi ve stratejik kaynak kullanımı alanlarındaki güçlü özellikleriyle uçtan uca tedarik süreçlerini yönetme becerisiyle tanınmaktadır.

• Tedarikçi işbirliği ve yönetimi. SAP Ariba'nın tedarikçi yönetimi yetenekleri, şirketlerin tedarikçileri küresel ölçekte işe almalarına, değerlendirmelerine ve onlarla işbirliği yapmalarına olanak tanır. Platform, tedarikçi verilerini merkezileştirerek işletmelerin performansı takip etmesini ve ilişkileri yönetmesini kolaylaştırır.
• Sözleşme yönetimi. SAP Ariba ile işletmeler, sözleşme yönetimi iş akışlarını otomatikleştirerek tüm satın alma anlaşmalarının uygun şekilde müzakere edilmesini, onaylanmasını ve saklanmasını sağlayabilir. Sözleşme havuzu, kullanıcıların tüm sözleşme yükümlülüklerini takip etmelerini ve yönetmelerini sağlar.
• P2P otomasyonu. SAP Ariba, talep oluşturmadan ödemeye kadar tam tedarikten ödemeye otomasyon sağlar. SAP S/4HANA gibi ERP sistemleriyle entegre olarak satın alma faaliyetlerinin daha geniş finansal yönetimle yakından uyumlu olmasını sağlar.
• Uyum ve risk yönetimi. SAP Ariba'nın güçlü yönlerinden biri de uyumluluk ve risk yönetimine verdiği önemdir. Platform, işletmelerin yasal gereklilikleri karşıladıklarından emin olmalarına ve sürekli izleme ve değerlendirme yoluyla tedarikçi risklerinin en aza indirilmesine yardımcı olur.

İşletmeler neden SAP Ariba'yı seçiyor?

• Kapsamlı sözleşme ve tedarikçi yönetimi.
• Uçtan uca tedarik otomasyonu.
• Sorunsuz veri akışı için ERP entegrasyonu.
• Güçlü risk yönetimi ve uyumluluk özellikleri.

Spendbase (KOBİ'ler için). Spendbase ideal bir tedarik aracı alım ve satın alma onayı iş akışlarını otomatikleştirmek isteyen küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ'ler) için. 

Kullanıcı dostu arayüzü, tedarik sürecini basitleştirerek işletmelerin talepleri, onayları ve tedarikçi ilişkilerini genellikle kurumsal sistemlerde bulunan karmaşıklık olmadan verimli bir şekilde yönetmesine olanak tanır.

• SaaS satın alma otomasyonu. Spendbase, SaaS tedarikini talep alımından yenilemelere kadar otomatikleştirerek KOBİ'lerin yazılım harcamalarını daha verimli bir şekilde yönetebilmelerini sağlar. Platform, manuel onayları azaltan ve satın alma sürecini hızlandıran sezgisel bir iş akışı sunarak, sınırlı satın alma kaynaklarına sahip daha küçük ekipler için güçlü bir araç haline getiriyor.
• SaaS fiyatlandırma incelemeleri. Spendbase'in SaaS fiyatlandırma incelemeleriişletmeler, yazılım çözümlerini maliyet ve özelliklere göre karşılaştırabilir. Bu özellik, satın alma yöneticilerinin bilinçli kararlar vermelerini sağlayarak, aşırı harcama yapmadan iş ihtiyaçlarını karşılayacak doğru araçları seçmelerine yardımcı olur. Spendbase, fiyatlandırma bilgileri sunarak işletmelerin yazılım satın alma stratejilerini optimize edebilmelerini sağlar.
• Yenileme yönetimi. Spendbase'in KOBİ'ler için en önemli avantajlarından biri sözleşme yenilemelerini takip edebilmesidir. Platform, yaklaşan yenilemeler hakkında bildirimler göndererek şirketlerin kullanım verilerine dayalı olarak şartları yeniden müzakere etmesine veya abonelikleri iptal etmesine olanak tanır. Bu, maliyetli otomatik yenilemeleri önler ve işletmelerin SaaS bütçelerini daha iyi yönetmelerine yardımcı olur.

KOBİ'ler neden Spendbase'i seçiyor?:

• Esnek doğrusal ve koşullu onay iş akışları.
• Çalışanların konforu için Slack ile entegrasyon.
• Gereksiz masraflardan kaçınmak için basit yenileme yönetimi.
• Kapsamlı eğitim gerektirmeyen, sezgisel ve kullanımı kolay bir platform.

Precoro (KOBİ'ler için). KOBİ'lerin ihtiyaçlarına göre uyarlanmış bir başka popüler P2P çözümüdür. Satın alma siparişi yönetimini, bütçe takibini ve tedarikçi iletişimini basitleştirerek karmaşık uygulamalar olmadan tedarik süreçlerini kolaylaştırmak isteyen işletmeler için çok yönlü bir araç haline getirir.

• Satınalma sipariş yönetimi. Precoro, satın alma taleplerinin oluşturulması ve onaylanmasından malların teslim alınmasına ve faturaların eşleştirilmesine kadar tüm satın alma siparişi sürecini otomatikleştirir. Bu, KOBİ'lerin hataları azaltmasına ve satın alma işlemlerinin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlamasına yardımcı olur.
• Bütçe takibi ve raporlama. Yerleşik bütçe takibi ile Precoro, işletmelerin harcamalarını gerçek zamanlı olarak izlemelerine olanak tanır. Bu özellik, KOBİ'lerin bütçe dahilinde kalmasına yardımcı olur ve fonların nereye tahsis edildiğine dair görünürlük sağlayarak finansal kontrol sağlar.
• Tedarikçi iletişimi. Precoro ayrıca satıcı ilişkilerini, siparişleri ve ödemeleri yönetmek için merkezi bir merkez sağlayarak tedarikçilerle iletişimi geliştirir. Bu, KOBİ'lerin tedarikçileriyle net ve düzenli bir iletişim kurmasını kolaylaştırarak gecikmeleri ve iletişimsizlikleri azaltır.

KOBİ'ler neden Precoro'yu seçiyor?:

• Manuel işleri azaltmak için kapsamlı satın alma siparişi otomasyonu.
• Tedarik maliyetlerini kontrol altında tutmak için gerçek zamanlı bütçe takibi.
• Tedarikçi ilişkilerini geliştirmek için merkezi tedarikçi iletişimi.
• Sınırlı satın alma kaynaklarına sahip KOBİ'lere uygun, kullanımı kolay arayüz.

Satın Almadan Ödemeye Yazılım Alternatifleri: Satın Almaya Karşı Satın Almaya Karşı Ödeme

Satın Almadan Satın Almaya Yazılım

Alımdan Tedariğe (I2P) çalışanlardan gelen satın alma taleplerini yakalamak ve yönetmek ve satın alma siparişleri oluşturulmadan önce şirket içi onayları almak gibi tedarik faaliyetlerine odaklanır. 

Satın alma, finans ve BT ekipleriyle işbirliği içinde tüm satın alma taleplerinin işlendiği, doğrulandığı ve onaylandığı merkezi bir arayüz sağlar.

Hangi sorunları çözüyor?

• Tüm satın alma taleplerini tek bir sistemde toplayarak yönetilmeyen harcamaları azaltır.
• Talep sürecini basitleştirerek çalışan bağlılığını artırır.
  Başka bir yol çalışan bağlılığını artırın kullanarak çalışan ödülleri yazılımıBu, başarıların tanınmasına ve sorunsuz ödül yönetimi yoluyla motivasyonun artırılmasına yardımcı olur.

  Çalışanlara gerekli onaylar konusunda rehberlik ederek uyumluluğu sağlar

Artıları:

• Onay sürecini kolaylaştırarak darboğazları azaltır.
• P2P ve ERP çözümleri gibi mevcut sistemlerle entegre olur.
• Satın alma faaliyetlerinde uyumluluğu ve görünürlüğü artırır.

Eksiler:

• Ödeme işleme veya fatura eşleştirme gibi aşağı akış faaliyetlerini gerçekleştirmez.
• Satıcı ilişkilerinin yönetiminde sınırlı kapsam.

Alımdan Ödemeye Yazılım

Alımdan Ödemeye (I2P) Tedarikte hem yukarı akış hem de aşağı akış faaliyetlerini birleştirir. Tedarik taleplerinin alınmasından satın alma siparişlerinin oluşturulmasına, faturaların yönetilmesine ve ödemelerin işlenmesine kadar tüm döngüyü kapsar.

Hangi sorunları çözüyor?

• Talepten ödemeye kadar tüm tedarik sürecini otomatikleştirerek tüm tedarik faaliyetleri için tek bir platform sağlar.
• Tüm satın alma yaşam döngüsünün görünürlüğünü artırarak manuel işleri azaltır ve zamanında yenileme ve ödeme yapılmasını sağlar.
• Uyumluluğu ve gerçek zamanlı harcama takibini destekler.

Artıları:

• Uçtan uca tedarik otomasyonu.
• Tüm tedarik döngüsü üzerinde daha fazla kontrol, operasyonel verimliliği artırma.
• Daha iyi tedarikçi yönetimi ve yenileme takibi.

Eksiler:

• Uygulama, özellikle mevcut sistemlere sahip büyük kuruluşlar için karmaşık olabilir.
• Mevcut iş akışlarına entegre etmek için daha kapsamlı eğitim ve değişiklik yönetimi gerektirir.