Satın alma zorlukları bir taleple başlar: çığ gibi büyümeden önce çözün

Acele her yerde kaos yaratır. SaaS'ı benimseme telaşı satın almada kaos yaratıyor. Sonuç mu? Kontrolsüz satın alma ve boşa harcanan kaynaklar.

SaaS i̇hale konulari karmaşık ve katmanlıdır. Bir ihtiyacın belirlenmesinden satın almaya kadar olan genel yolculuk karmaşık olsa da, ilk aşamaya biraz ışık tutalım: alımdan satın almaya.

Bu SATIN ALMA SÜRECİ bir çalışanın talebiyle başlar. Ve bu alımdan tedariğe aşaması genellikle tüm operasyonun en ihmal edilen ve kaotik kısmıdır. 

Eğer bir çözüm arıyorsanız, yaygın satın alma zorluklarını inceleyebileceğiniz ve işe yarayan çözümleri bulabileceğiniz yer burasıdır.

Kontrolsüz SaaS satın alımı

En büyüklerinden biri tedari̇kte karşilaşilan zorluklar "gölge BT" olarak da bilinen SaaS'ın kontrolsüz satın alınmasıdır. Bu durum, çalışanlar olağan satın alma sürecini atlayıp gerekli onayları almadan kendi başlarına yazılım satın aldıklarında ortaya çıkar. 

Cisco'ya göre, Son kullanıcıların 80%'si BT tarafından onaylanmamış yazılımları kullanmak. Bu satın alımlar iş ihtiyaçları için hızlı bir çözüm gibi görünebilir, ancak uzun vadede şirket üzerinde olumsuz etkileri olabilir.

Çalışanlar resmi kanallar dışında yazılım satın aldıklarında, şirketler hangi uygulamaların kullanıldığını takip edemez. Bu durum, birlikte iyi çalışmayan araçların bir araya gelmesine neden olarak iş akışlarını daha karmaşık ve daha az verimli hale getirebilir. 

Ayrıca, onaylanmamış araçların kullanılması güvenlik riskleri yaratabilir. 

Çalışanlar şirketin güvenlik kurallarına uymayan yazılımları seçebilir ve bu da hassas bilgileri riske atabilir. BT departmanları hangi yazılımın kullanıldığını bilmezlerse her şeyi güvende tutmakta zorlanabilirler. 

Örneğin, bir kişi kısa vadeli bir ihtiyacı karşılamak için bir yazılım çözümüne abone olabilir, ancak uygun onayı almazsa, şirketin güvenlik standartlarını karşılamayan bir satıcıyı seçerek hassas müşteri verilerini riske atabilir.

Spendbase bir tedari̇k platformu SaaS kullanımında merkezi görünürlük oluşturmaya yardımcı olan, kuruluşların satın alımları izlemesini, yazılımın iş ihtiyaçlarıyla uyumunu değerlendirmesini ve satıcı yönetimini kolaylaştırmasını sağlar.

Onay hiyerarşisinin ihlali

Onay hiyerarşisini atlamak yaygın olarak kullanılan yöntemlerden biridir. tedari̇kte karşilaşilan zorluklar. İş hedeflerine ve bütçelere uygun olduklarından emin olmak için yazılım satın alımlarını değerlendirmek ve onaylamak için net adımlar olmalıdır. Ancak çalışanlar bu süreçleri atladığında, boşa harcanan paraya, uyumluluk sorunlarına ve dağınık bir organizasyona yol açabilir.

Örneğin, çalışanlar uygun onayı almadan satın alma yaparsa, bütçe aşımlarına neden olabilir. Birkaç departman finans departmanına danışmadan benzer abonelikler satın alırsa, şirket gerekenden çok daha fazla harcama yapabilir. Bu kopukluk departmanlar arasında gerilim yaratabilir ve işletmenin genel mali sağlığını etkileyebilir.

Onay sürecinin atlanması, şirketin ihtiyaçlarını karşılamayan düşük kaliteli yazılımlara da yol açabilir. Farklı departmanlar kendi araçlarını seçebilir, bu da kalite ve işlevsellikte tutarsızlıklar yaratabilir. Bu da ekiplerin birlikte çalışmasını ve araçlarını sorunsuz bir şekilde entegre etmesini zorlaştırır.

Uygun gözetim olmadan, çalışanlar ihtiyaçlarına uymayan veya önemli özelliklerden yoksun araçları da seçebilir ve bu araçları çalıştırmaya çalışırken hayal kırıklığına ve zaman kaybına yol açabilir.

Ayrıca, satın alma süreçlerini takip etmemek satıcı yönetimini bozabilir. Şirketler satıcılarla iyi ilişkiler kurmakta veya daha iyi anlaşmalar yapmakta zorlanabilir, potansiyel maliyet tasarruflarını ve desteği kaçırabilir.

As biri KOBİ'ler için en iyi 10 satın alma aracıSpendbase, onay iş akışlarını standartlaştırarak tüm satın alımların uygun paydaşlar tarafından incelenmesini sağlar ve yetkisiz harcama riskini azaltır.

Onay süreci çok uzun sürüyor

Onay sürecinin uzunluğu aşağıdakilere yol açabilir tedari̇kte karşilaşilan zorluklar çalışanlarınızın moralini ve üretkenliğini etkiler. 

Çalışanlar yazılım onayı için uzun süre beklemek zorunda kaldıklarında, bu durum hayal kırıklığına yol açabilir. Ekipler ihtiyaçlarına öncelik verilmediğini düşünebilir, bu da işten ayrılmaya ve üretkenliğin azalmasına neden olabilir. 

Ekipler önemli araçları güvence altına almak için yeterince hızlı hareket edemeyebileceğinden, uzun onay süreçleri de fırsatların kaçırılmasına neden olabilir. 

Örneğin, bir pazarlama ekibi kampanyalarını geliştirebilecek yeni bir yazılım çözümü keşfedebilir, ancak onay çok uzun sürerse kampanya lansmanı gecikebilir. 

Spendbase darboğazları azaltmaya yardımcı olur ve karar verme sürecini hızlandırır. Hızlı değerlendirmelere ve onaylara olanak tanıyan özellikler sayesinde ekipler ihtiyaç duydukları araçları gereksiz gecikmeler olmadan elde edebilirler.

Aynı SaaS için mükerrer talepler

SaaS için yinelenen talepleri takip etmek BT ekipleri için gerçek bir güçlük olabilir. 

Ekip üyeleri taleplerini farklı kanallar veya çeşitli departman sistemleri aracılığıyla gönderdiğinde, birinin yanlışlıkla aynı yazılımı istemesi kolaydır. Bu sadece karışıklık yaratmakla kalmaz, aynı zamanda zaman ve para kaybına da neden olur.

Merkezi bir sistem yoksa, çalışanlar genellikle başka birinin zaten bir talepte bulunup bulunmadığını bilmezler. Dolayısıyla BT, talepleri bulmak ve yönetmek için çeşitli kanallar arasında sıralama yapmak için çok fazla zaman harcamak zorunda kalır. Bu da tüm tedarik sürecini yavaşlatır ve zamanı daha önemli görevlerden uzaklaştırır.

BT ekipleri Spendbase'i kullanarak tüm talepleri geldikleri anda görebilir, böylece öncelikleri daha iyi yönetebilir ve ihtiyaçlara daha hızlı yanıt verebilirler. 

Spendbase, tüm talepleri tek bir yerde tutarak şirketlerin gereksiz harcamalardan kaçınmasına ve bütçelerini daha iyi kullanmasına yardımcı olur. Ayrıca çalışanlar ve BT ekibi arasındaki iletişimi geliştirmeye de yardımcı olur.

Farklı sohbetlerdeki konuşmalar

SaaS tedariki, konuşmalar her yerde olduğunda biraz dağınık olabilir. Ekip üyeleri e-posta dizilerinde, Slack mesajlarında ve hatta bir su soğutucusunun yanında yazılım ihtiyaçları hakkında sohbet edebilir, bu nedenle önemli bilgilerin karışıklık içinde kaybolması kolaydır.

Ayrıca, ekipler aynı platformu kullanmıyorsa, yazılım talepleriyle ilgili önemli güncellemeleri kaçırabilirler. Örneğin, bir onaydan sorumlu bir kişi bildirimleri kaçırabilir ve bu da gecikmelere neden olur.

Etkili işbirliği için herkesin aynı sayfada olması gerekir, ancak konuşmalar dağınık olduğunda ekip çalışmasını zorlaştırır. Yazılım ihtiyaçlarını tartışmak için merkezi bir yer olmadığında, departmanların hedeflerini hizalaması ve sorunsuz bir şekilde birlikte çalışması zordur.

Tüm ileri geri kaosunu önlemek için, iletişim ve talepler için merkezi bir merkez kullanın. 

Ekipler arasında düzenli kontroller de yardımcı olabilir. Yaklaşan yazılım ihtiyaçlarını tartışmak için bazı gündelik toplantılar düzenlemek, herkesin aynı sayfada olmasını ve öncelikler konusunda aynı hizada olmasını sağlar. 

Ayrıca, yeni bir talep geldiğinde ekipleri uyarmak için bir bildirim sistemine sahip olmak herkesi döngü içinde tutabilir.

Spendbase ile herkesin talepte bulunması için açık bir yol var. 

Çalışanlar, günlüğe kaydedilen ve takip edilen bir formu hızlı bir şekilde doldurabilir ve herkes için basit hale getirebilir. Mükerrer talep sorununu çözebilir, tedarik sürecinizi basitleştirebilir ve herkes için daha sorunsuz bir deneyim yaratabilirsiniz.

Gereksiz SaaS'lara para harcamak

İşletmeler, halihazırda hangi yazılıma sahip olduklarını bilmeden aynı işi yapan araçları satın alabilir veya hiç kullanmayabilir. Bu durum, benzer araçlara zaten erişimleri olduğunun farkına varmadan benzer yazılımlar için birden fazla abonelik satın almalarına yol açabilir. 

Aynı zamanda, yazılım satıcıları genellikle ihtiyaç duyulmayan ekstra özellikler satarlar. Bu da işletmelerin hiç kullanmadıkları özellikler için ödeme yapmalarına neden olarak maliyetleri artırabilir.

Şirketler hızla büyüdüklerinde, gerçekte neye ihtiyaç duyduklarını kontrol etmeden yazılım satın alabilirler. Ekipler değiştikçe yazılım ihtiyaçları da değişebilir, ancak işletmeler araçlarını düzenli olarak gözden geçirmezlerse artık ihtiyaç duymadıkları yazılımlar için ödeme yapmaya devam edebilirler.

Spendbase for Procurement, işletmelerin yazılım aboneliklerini yönetme şeklini basitleştirir. Şirketler, doğrusal veya koşullu iş akışlarıyla onay süreçleri oluşturabilir ve her talebin gönderiminden tamamlanmasına kadar en sorunsuz yörüngeyi izlemesini sağlayabilir.

Otomatik bildirimler hem onaylayanları hem de talep edenleri gerçek zamanlı olarak güncel tutar. Hiçbir adım atlanmaz, son teslim tarihlerine uyulur ve herkes döngü içinde kalır.

Şirketler büyüdükçe Spendbase, yazılım ihtiyaçlarını yeniden değerlendirmelerine yardımcı olarak artık gerekli olmayan araçlar için ödeme yapmalarını önler.

Meslektaşlar arasında gerginlik

Bu tedari̇kte karşilaşilan zorluklar süreç bazen, özellikle de şeffaflık ve iletişim eksikliği söz konusu olduğunda, meslektaşlar arasında gerginliğe yol açabilir.

Farklı departmanların genellikle kendi yazılım ihtiyaçları vardır. Örneğin, pazarlama ekibi kampanyalarını güçlendirmek için yeni ve parlak bir analiz aracı isterken, satış ekibi yeni bir CRM için istekli olabilir. Bu ihtiyaçlar çakıştığında, her ekip büyük resmi göz önünde bulundurmadan istediklerini elde etmek için bastırdığından bazı gerginliklere yol açabilir.

İletişimsizlik bir diğer yaygın sorundur. Bir ekip diğerinin yazılım araçlarını ve ihtiyaçlarını bildiğini varsayarsa, etkili bir şekilde iletişim kuramayabilirler. Bu durum mükerrer taleplere yol açabilir ya da bir departmanın kaynakları hortumluyormuş gibi görünmesine neden olabilir ki bu da oldukça sinir bozucu olabilir.

Sıkı bütçeler de yangına körükle gidebilir. Para sınırlı olduğunda, departmanlar genellikle kendilerini fonlar için rekabet ederken bulurlar. Bir ekip kendi ihtiyaçlarının diğerinin lehine göz ardı edildiğini hissederse, bu durum bazı kırgınlıklara yol açabilir ve işbirliğini zorlaştırabilir.

Ve değişime karşı direnci de unutmayalım. Yeni bir yazılım geldiğinde, herkes her zaman aynı fikirde olmayabilir. Bazı ekip üyeleri yeni bir araç konusunda heyecanlıyken diğerleri tereddüt ediyorsa, bu durum bölünmelere yol açabilir ve herkesin birlikte çalışmasını zorlaştırabilir.

Örneğin, finans ekibi yeni bir ERP sistemine yatırım yapmak için çeşitli departmanlar tarafından kullanılan bir proje yönetim aracının finansmanını kesmeye karar verirse, eski araca güvenen ekipler göz ardı edilmiş hissedebilir. Bu da departmanlar arasındaki ilişkilere zarar veren bir gerilime yol açabilir.

Spendbase, aşağıdaki alanlarda en etkili araçlardan biridir tedari̇kten ödemeye yazilim ve alternati̇fleri̇. Ekibinize şu konularda yardımcı olabilir tedarik sorunları ve çözümleri. Platform, satın alma süreçlerine açıklık getirmekte ve iletişim kanalları oluşturmaktadır.