Satın alma maliyetlerini azaltma stratejisi
bütçenizi serbest bırakan

Bütçeler patlıyor. Maliyetler artıyor. En iyi işletmeler kontrolü ellerinde tutuyor. Sırları nedir? Etkili bir satın alma maliyet azaltma stratejisi olduğuna bahse girebilirsiniz.  

'Ancak yeni SaaS satın alırken her zaman en iyi fiyatı seçtiğimizden emin oluruz,' diye düşünüyor olabilirsiniz. 

Bu harika bir başlangıç noktası. Ancak maliyetten kaçınma yoluyla potansiyel yumuşak tasarruflarınızı dikkate almazsanız, önemli fırsatları kaçırırsınız. Örneğin, kullanılmayan uygulamalardan bütçeyi boşaltmak gibi fırsatlar.

Satın alma maliyetlerini azaltma planı olmayan kuruluşlar sadece aşırı harcama yapmakla kalmaz, aynı zamanda rakiplerinin gerisinde kalma riskiyle de karşı karşıya kalır. Diğerleri inovasyon için yer açarken, sizin modası geçmiş, uzun tedarik prosedürünüz büyümenizi kısıtlar. 

İşte iyi haber: KOBİ'ler için satın alma maliyetlerinin azaltılması mümkündür. 

Kısa ve uzun vadeli tekniklerden oluşan sağlam bir strateji, tedarik süreciniz boyunca maliyet yönetimini optimize edebilir. Bütünsel bir stratejiye odaklandığınızda ve tekil tasarruf zihniyetini bir kenara bıraktığınızda, bütçeyi yeniden kazanacak ve rakiplerinize meydan okuyacaksınız. 

Öncelikle, satın alma maliyetlerinin azaltılması ve bunun işletmeniz için neden önemli olduğu konusuna açıklık getirelim. 

Satın alma maliyetlerin azaltılmasına nasıl yardımcı olabilir? 

Satın alma maliyetlerinin azaltılması tamamen denge ile ilgilidir. Bir işletme olarak, harcamaları en aza indirmek için stratejik bir yaklaşım kullanmalı ve aynı zamanda iş hedeflerinize ulaşmak için yüksek kaliteli araçları garanti etmelisiniz. 

Sorun şu ki, bütçe israfının daha az belirgin olduğu bir dizi alan var. Bunlar birlikte sessizce finansmana saldırırlar. Bu dolaylı tedarik alanları arasında örneğin idari ve işlem ücretleri, geç ödeme cezaları, acele teslimat ücretleri ve zayıf müzakere sonuçları yer almaktadır.

Ancak daha olumlu bir açıdan bakıldığında, birden fazla sorun alanı, gizli değeri keşfetmek için satın alma yaşam döngüsü içinde birden fazla heyecan verici yol anlamına gelir. 

Ve daha fazla bütçe bulmak heyecan vericidir. Geri kazanılan harcamalar doğrudan inovasyon ve büyümeye geri dönerek sizi sektörde rekabetçi tutabilir.

Bu Hackett Grup maliyet azaltmanın işletmeler için hala en önemli öncelik olduğunu belirtiyor ve hem maliyet tasarrufu hem de maliyetten kaçınmanın yüksek önceliğe sahip olduğunu vurgulamaya devam ediyor. Peki, kapsamlı bir maliyet azaltımı sağlamak için en önemli alanlar hangileridir? 

En iyi uygulama, gelecekte güvenilir maliyet azaltımı sağlayan uzun vadeli yöntemleri uygulamadan önce, gözden kaçan hususları hızla düzeltmek için kısa vadeli tekniklerin kullanılmasını içerir. 

İşte satın alma maliyetlerini azaltmaya yönelik en önemli kısa vadeli kazanımlarınız.

Kısa vadeli tedarik maliyet azaltma teknikleri

Satın alma maliyetlerini azaltma konusuna soğuk ya da ılık yaklaşıyorsanız, başlamanız gereken yer burasıdır. Size anlık iş kazanımları sağlayan bazı basit kısa vadeli tekniklerle başlayın ve daha sonra biraz daha derine inmek için zemin hazırlayın.

Gölge BT'yi ortadan kaldırın 

SaaS yığınınızda gizlenen ve bütçenizi sessizce tüketen şeyin ne olduğunu biliyor musunuz? Ortalama olarak 41% Çalışanların onaylanmamış teknolojiler edinme olasılığı yüksek olduğundan, sandığınızdan daha fazla onaylanmamış uygulamaya sahip olabilirsiniz. 

İlk onaylanmamış abonelik maliyetinin ötesinde, Shadow IT tekrarlanan bir kabus tehdidi oluşturmaktadır. Yenileme tarihleri geldiğinde ve planlar otomatik yenilemeye ayarlandığında, ödeme döngüsü pazarlık yapılmadan yeniden başlar. Ödemeniz muhtemelen artmıştır ve her yenilemede artmaya devam edecektir. 

Görünmez bir düşmanı yok edemezsin. Satın alma yönetimi yazılımı bu savaşta bir numaralı müttefikinizdir. SaaS'ınızın tam ölçekli bir denetimini yapmak, Gölge BT'yi hızla belirlemek ve maliyetli sözleşmeleri sona erdirmek için kullanın. Daha da iyisi, sorunun gelecekte tekrar ortaya çıkmamasını sağlamak için izinleri ve onay iş akışlarını ayarlayın. 

Sözleşme fiyatlandırma koşullarını gözden geçirin

Senaryoyu hayal edin: Bir proje yönetim aracı neredeyse beş yıldır şirketinizin değişmez bir yoldaşı. Uygulamanın otomatik olarak yenilenmesi büyük bir zaman tasarrufu sağladı. Peki ama neden proje yönetimi bütçeleri her çeyrekte aşılıyor? 

Uzun süre incelenmeden bırakılan herhangi bir sözleşme, rekabetçi olmayan fiyatlandırmaya sahip olacak ve düşük yatırım getirisi sağlayacaktır. Bu tür sözleşmelere itiraz etmek hayati önem taşır. Tedarikçinizle değişiklikleri görüşün ve fiyatlandırma koşullarını yeniden müzakere edin - örneğin, sadakatiniz için bir toplu indirim veya teklif alabilirsiniz.

Satın alma yazılımı, sizi desteklemek için SaaS sözleşme zaman çizelgelerinin tam görünürlüğünü sağlar. Zamanında yenileme uyarıları ile bir tekrarın önlenmesi kolaydır. En iyi KOBİ'ler için satın alma araçları Ayrıca, işletmeniz için en uygun maliyetli SaaS'ı seçmenize yardımcı olacak fiyatlandırma bilgileri de sağlar. 

Doğru boyutta kaynaklar

Tıpkı fiyatlandırma koşulları gibi, SaaS özelliklerinin de yakından incelenmesi gerekir. 

Belki de şirketin yalnızca 70%'si bu özelliklere ihtiyaç duyarken tüm kuruluşunuzun Microsoft 365 E5'e erişimi vardır. Ya da belki de Hootsuite için başlangıçta seçtiğiniz abonelik katmanı artık birden fazla gereksiz özelliğe sahip. Ama yine de bunlar için ödeme yapıyorsunuz. 

Satın alma aracınız aracılığıyla yapılan kullanım verileri analizi, hangi uygulamaların kullanılmayan özelliklerle şişirildiğini vurgular. Tedarikçinizle yaptığınız görüşmelerde metriklerinizi kaldıraç olarak kullanın. Serbest bıraktığınız maliyet, şirket gelişimini destekleyen daha ilgili özelliklere yatırılabilir. 

Rekabetçi olmayan tedarikçileri itlaf edin

Sözleşme fiyatlandırmanızı ve kaynak boyutlandırmanızı gözden geçirdikten sonra, hangi tedarikçilerin şirketinize finansal olarak fayda sağladığı ve hangilerinin bütçenizi boşalttığı konusunda iyi bir fikriniz olacaktır. Bazı önemli tedarikçi tehlike işaretleri şunlardır:

• Müzakere sırasında herhangi bir teklif veya indirim kabul edilmemiştir.
• Her yenilemede artan fiyatlandırma.
• Abonelik boyutunu ihtiyaçlarınıza göre ayarlamak için çok az esneklik.
• İnovasyon vizyonunuzu anlamıyor.
• Zayıf destek ve boşa harcanan idari çalışan zamanı.

Bir tedarikçi hizmet için değer sağlayamıyorsa, farklı bir SaaS çözümü aramanın zamanı gelmiştir. 

Satın alma yazılımı, önceki satıcıların ve satın alma geçmişinizin bir envanterini tutacak ve bu da gelecekte araştırmanızı daha hızlı hale getirecektir.

Acil durum harcamalarını azaltın 

Şunu hayal edin: Büyük lansmanınıza bir hafta var. Günü kafanızda geçiriyorsunuz ve birden mideniz bulanıyor. Plan, kısa videolar ve seslerle yeni ürüne yönelik organik tepkileri yakalamaktı, ancak yazılım henüz onaylanmadı. 

Aceleyle, satın alma işlemini tamamlıyorsunuz. Kriz önlendi - yoksa önlendi mi?

Gerçek şu ki, hizmet seviyesi anlaşmalarını görüntülemek veya uygun maliyetli ve yüksek değerli şartları müzakere etmek için zamanınız olmadı, bu nedenle maliyetler beklenenden çok daha yüksek oldu. 

Uygun satın alma planlaması ile aşırı şişirilmiş acil durum maliyetlerini azaltabilirsiniz. Yönetim yazılımı, satın alma zaman çizelgelerini kontrol etmenize yardımcı olur ve kontrol panelinizdeki onay uyarıları sizi takipte tutar. Aşağıdaki gibi araçlar SpendbaseÖrneğin, Slack entegrasyonu ile iş akışlarını daha da sorunsuz hale getirin, böylece çalışanlar görevlerini kolayca tamamlayabilir ve gecikmeleri önleyebilir.

Hızlı çözümler harika hissettirir. Ancak kısa vadeli hedefler tek başına maliyet azaltımınızı en üst düzeye çıkarmaz. Her iş stratejisinde olduğu gibi, uzun vadeli teknikler istikrarlı ve güvenilir finansal faydalar elde etmenizin anahtarıdır. 

Uzun vadeli tedarik maliyetlerini azaltma teknikleri

Başarılı bir maliyet azaltma stratejisinin temelinde iyi yönetilen bir satın alma süreci yatar. Maliyetleri kontrol altında tutmak için arka planda birçok uzun vadeli tekniğin tutarlı bir şekilde çalıştığı bir süreç. Peki bu güvenilirliği nasıl elde edersiniz? 

Tedarik yazılımı size bu huzuru verir. Yazılım en iyi uygulamaları optimize ederken, sürekli değişen bir pazara yanıt verebilecek ve şirketiniz büyüdükçe ihtiyaçlarınızı esnetebilecek bir konumda olursunuz. Ve tüm bunlar olurken Bulut faturalarınızda 60%'ye varan tasarruf. 

İşte satın alma yazılımının kolaylaştırdığı en önemli beş uzun vadeli maliyet azaltma faaliyeti.

Bilgileri merkezileştirin

Gölge BT'yi ortadan kaldırmak çok iyi, ancak sadece birkaç başına buyruk harcama ile geri dönebilir. 

Bazı çalışanlar kendi tercihlerine şirket genelindeki değerden daha fazla öncelik veriyor ve manuel süreçler bu satın alımların gözden kaçmasına neden oluyor. Sonuç mu? SaaS mükerrerliği ve israfı işletmenizin finansmanına yeniden sızar. 

Kontrolü ele almak ve döngüyü durdurmak için SaaS bilgileriniz, içgörülere parmaklarınızın ucunda erişmenizi sağlayan tek bir platformda merkezileştirilmelidir. Yazılım sistemleri anında tedari̇k görünürlüğü satın alma siparişleri, tedarikçi bilgileri, faturalar ve ödemeler. 

Olası yetkisiz harcamaları çok geç olmadan erkenden görebilirsiniz ve merkezi platformdaki gerçek zamanlı güncellemeler, ödemelerdeki değişikliklere veya fatura hatalarına hızlı bir şekilde yanıt vermenize yardımcı olur. 

Birden fazla hesap tablosu açmanıza, kalemleri karşılaştırmanıza ve başınızı ağrıtmanıza gerek yok. Yazılım platformunuz, uygulamalarınızın kullanımına karşı harcamaları açıkça gösterir, böylece nerede tasarruf yapılabileceğini görebilirsiniz.

Veri içgörülerinden yararlanın

Veri içgörüleri olmadan güvenilir maliyet azaltımı mümkün değildir. Ve SaaS değerinizin bir resmini elde etmek için kullanabileceğiniz birçok satın alma KPI'sı vardır. Örneğin, toplam kullanım modelleri lisanslarda tasarruf yapılıp yapılamayacağını gösterir. Ya da abonelik paketlerinizi haklara göre düzenlemek için uygulamalardaki hangi özelliklerin gereksiz olduğunu araştırabilirsiniz. Satın alma yazılımı size bilinçli ve kârlı kararlar almanız için gereken ayrıntılı bilgileri sağlar. 

Maliyet azaltımı için hedeflenmesi gereken önemli bir KPI, toplam sahip olma maliyetidir. Bu önemlidir çünkü destek maliyetleri, risk yönetimi ve felaket kurtarma gibi dolaylı maliyetler de dahil olmak üzere bir yazılımın yaşam döngüsündeki tüm maliyetleri dikkate alır. Bu metriği, başlangıçta maliyet tasarrufu sağlayıp ileride beklenmedik yüksek maliyetlere yol açan bir döngüye takılıp kalmamak için kullanın. 

Titiz veri içgörülerine kolay ve güvenilir erişim, bütçe tahminini daha spesifik hale getirecektir. Daha az aşırı harcama ve büyüme alanlarına daha amaca yönelik yatırımdan faydalanacaksınız. 

Dahili ödüllerin yanı sıra, veri bilgilerinizden satıcılarla yapılan harici müzakereler için de yararlanılabilir. Aşağıdakiler gibi satın alma yazılımı özelliklerini kullanabilirsiniz fi̇yat kiyaslamasi satıcılara verdiğiniz teklifleri ölçmek için. Ayrıntılarınız ve kabul edilebilir şartlarınız konusunda net olduğunuzda, bütçenizi gereksiz özelliklere veya depolamaya harcamak için kolunuz bükülmeyecektir.

Otomasyon kullanın

İşte rahatsız edici bir resim. Haftalar önce bir SaaS çözümü için onay talebi gönderen sinirli bir çalışan. Hala onaylanmadı ve satın alma siparişi almadan önce atlaması gereken birkaç çember daha olduğunu biliyor. Paydaşlara projenin gecikeceğini söylemek (şirketin itibarını riske atmak) veya hileli bir satın alma yapmak zorunda kalacaklar.

Satın alma sorunsuz olmalıdır, sinir bozucu değil. Yazılım, uzun manuel görevleri otomatikleştirebilir ve kolaylaştırılmış iş akışlarıyla onay süreçlerini daha hızlı hale getirebilir. Bu çalışan dinamik onaylayıcılardan ve gerçek zamanlı bildirimlerden faydalanmış olsaydı, strese veya başına buyruk harcamalara gerek kalmadan yoluna devam ederdi. 

Otomasyonun yardımcı olabileceği tek şey bu değil. Onay bildirimlerinin yanı sıra, kontrol paneliniz yenilemeler yaklaştığında işaret verecek, böylece SaaS'ınız için en iyi fiyatları müzakere etme fırsatını asla kaçırmayacaksınız.

En üst KOBİ'ler için satın alma yönetimi araçları onayları sizin şartlarınıza göre ayarlayan özelleştirilmiş iş akışları sunar, bu da kişiselleştirilmiş ihtiyaçlarınız için maksimum maliyet verimliliği anlamına gelir. 

Tedarikçileri stratejik olarak yönetin

Her tedarik döngüsü bir ihtiyaç ve çözüm arayışı ile başlar. Satıcılar bu çözümleri sağlar, ancak tüm satıcılar eşit şekilde tasarlanmamıştır. 

Rekabetçi olmayan tedarikçilerinizi ayıklamak için zaman ayırdınız. Şimdi, yalnızca karşılıklı yarar sağlayan yeni ortaklıklar kurarak bu uzun vadeli ilişkiyi sürdürün. 

Bir tedarikçinin şirketiniz için uygun olup olmadığını belirlemek için araştırma çok önemlidir ve gelecekte istenmeyen maliyetlerden kaçınmak için fiyatlandırma, risk, müşteri desteği ve itibarı göz önünde bulundurmalısınız. 

Satın alma yazılımı, araştırmanızı daha hızlı hale getirmek ve mükemmel seçimi yapabilmeniz için size daha fazla seçenek sunmak üzere güvenilir tedarikçilerle ilgili ayrıntıları geri çağırabilir. 

Ancak, bu alanda uzun vadeli maliyet azaltımı sadece tedarikçi bulmanın ötesine geçer. Devam eden sağlıklı bir ilişkiyi beslemek, uzun vadeli faydaların anahtarıdır. Satın alma yazılımınız tedarikçi ilişkinizi aşağıdaki gibi bilgilerle destekleyebilir:

• Satın alımların daha az tedarikçi ile konsolide edilebileceği yerler.
• Tedarikçilerle paylaşılabilen ve rekabetçi fiyatları teşvik eden iş büyüme fırsatları.
• Paketlenmiş hizmet seçenekleri.
• Uygun fiyatlandırma sağlamak için uzun vadeli sözleşmelerin kullanılabileceği yerler.
• Satıcı hizmetinin ve yatırım getirisinin değerlendirilmesi.

Dış kaynak müzakereleri

İşletmenizin bazı zor tedarikçi fırsatlarına veya indirimlerine göz atamaması adil mi? Satın alma çözümleri, örneğin SpendbaseÖyle düşünmeyin. En iyi satın alma yönetimi araçları "Bize bırakın" der.

Bu platformlar size SaaS'ta önemli tasarruflar sağlayacak ölçek ve hacim ekonomisine sahiptir ve 200'den fazla güvenilir tedarikçiye erişim sayesinde ikinci en iyiyle yetinmek zorunda kalmazsınız. 

Ayrıca endüstri içgörülerinden ve güncel fiyatlandırma istihbaratından da yararlanırlar, bu da favori uygulamalarınızda 80%'ye varan indirimlere erişebileceğiniz anlamına gelir. 

Güvenilir tedarik maliyeti azaltımı için yüksek yatırım getirisi sağlayan bir tekniktir. Satıcı müzakerelerini uzmanlara emanet edin ve daha yüksek verimliliğin ve iş geliştirme için daha fazla bütçenin keyfini çıkarın.