15 satın alma performans ölçütü
işinizi harekete geçirmek için

Yıllardır aynı satın alma prosedürüne güveniyor ve çok sayıda veri biriktiriyorsunuz. Ancak hangi süreçlerin başarılı olduğunu ve hangilerinin başarısız olduğunu biliyor musunuz?

Şirketinizin satın alma yönetimini bir süredir güncellemediyseniz, işiniz durağanlaşıyor olabilir - kayda değer bir düşüş yok, ancak büyüme de yok. 

Ya da daha da kötüsü, manuel satın alma politikanız maliyetleri sızdırıyor ve değer odaklı fırsatlara gözlerini kapatıyor olabilir.

İşletmenizi yeniden harekete geçirmek için satın alma süreçlerini nasıl optimize edebilirsiniz?

Anahtar metriklerdedir. Satın alma verilerinin net ve ayrıntılı bir görünümü, şirket gelişimi ve inovasyon için en iyi kararları almanıza yardımcı olur. 

Ayrıntılara girmeden önce, neleri kullanabileceğinizi ve satın alma prosedürünüzün performansını nasıl değerlendirebileceğinizi daha iyi anlayalım. 

Satın alma sürecinizin verimliliğini nasıl ölçersiniz?

Birkaç maliyet tasarrufu ve indirimi başarılı bir satın alma sonucu olarak görmek caziptir. Elbette, bütçe tasarrufu işletmeler için önemli bir önceliktir ancak verimli tedarikin tek ölçütü bu değildir. 

Satın alma KPI'ları (temel performans göstergeleri) işe özgü veriler ve geri bildirim işaretleridir. KPI'lar veri içinde boğulmanızı ve değer için hayati fırsatları kaçırmanızı önler. 

KPI'lar belirli tedarik unsurlarını takip ederek maliyet, kalite, zaman ve risk hakkında faydalı geri bildirimler sağlar. Bu, tedarik stratejinizin nerede mükemmel olduğunu ve nerede geliştirilmesi gerektiğini ortaya koyar. 

KPI'larınız iş hedeflerinizi yansıtmalı ve sizi büyüme ve yeniliğe yönlendirmelidir. Bununla birlikte, toplanabilecek çok sayıda veri vardır. En önemli göstergeler hangileridir?

Bazı işletmeler mümkün olduğunca çok bilgi toplar. Bu durum analiz felcine yol açabilir ve sonuç olarak kararlar almak ve harekete geçmek için zaman kalmayabilir. 

Bazıları yalnızca maliyete odaklanmakta, diğer alanlardaki potansiyeli gözden kaçırmaktadır.

Bütünsel değer şirketiniz için verimli tedarik, çeşitli KPI'ların analiz edilmesiyle elde edilir. Gibi teknolojiler QR kodları maliyet takibi, personel geri bildirimi ve operasyonel değerlendirmelerin yanı sıra operasyonel verimliliği artıran gerçek zamanlı veriler sağlayarak envanter ve tedarikçilerin izlenmesini kolaylaştırmaya yardımcı olabilir. Hatta şunları da yapabilirsiniz ücretsiz QR kodu oluşturun ürünleri ve tedarikçileri kolayca takip ederek süreci daha hızlı ve sorunsuz hale getirir.

İşletmenizin veri odaklı bir yaklaşımdan neler kazanacağını keşfedelim.

KPI ölçümleri neden önemlidir?

Sahneyi gözünüzde canlandırın. Şirketiniz yeni bir yazılım satın almış ve çalışanları işe başlatıyor. Bu uzun bir süreç oldu ve sonuç olarak birkaç proje ertelendi. Merak ediyorsunuz - Neden bu kadar uzun sürdü?

Sonunda işe başladığınız için mutlu bir şekilde yolunuza devam edebilir ve bir sonraki seferin daha hızlı olması için dua edebilirsiniz. 

Ya da şunları kullanabilirsiniz KPI metrikleri Sorunu tespit etmek ve tekrarlanmasını önlemek için. Örneğin, son çeyrekte PO döngü süresi ortalamalarına hızlı bir bakış bir cevap sağlayabilir.

Diğer tüm iş alanlarında olduğu gibi, satın alma prosedürünüzde de KPI'ları takip etmek, aşağıdakiler de dahil olmak üzere bazı faydalar sağlar:

• Maliyet tasarrufu fırsatları
• Risk yönetimi 
• Verimlilik iyileştirmeleri
• Verimlilik artışı
• Müşteri/müşteri memnuniyeti

Ancak tüm bu alanlarda kar elde etmek için eksiksiz tedari̇k görünürlüğü. Gerçek zamanlı veri ve geri bildirim, performansınızı hedeflerinize ve sektör kıyaslamalarına göre doğru bir şekilde değerlendirmenin anahtarıdır. Sonuç? Akıllı karar verme. 

Örneğin, analiziniz yüksek indirimler sağlamayan yavaş müzakereleri ortaya çıkarabilir. Belki de bazı dahili süreçler satın alma döngüsünde verimsizliğe neden oluyor veya satıcı ilişkileri zayıf, bu da inovasyon için daha az fırsatla sonuçlanıyor. Sorun ne olursa olsun, KPI'lar olmadan onu bulamazsınız.

KPI'lar ham verileri eyleme geçirilebilir iyileştirmelere dönüştürür. Ancak evrensel olarak kabul edilmiş bir liste yoktur. Her işletme farklı bir sektörde faaliyet gösterir ve yerine getirmesi gereken kendi hedefleri vardır. 

Burada, şirketiniz için bütünsel değer kazanımlarına yol açan modern SaaS tedariki için en önemli KPI'ları derledik. 

Bugün takip edilmesi gereken 15 satın alma KPI'sı

Operasyonel, personel, maliyet tasarrufu ve tedarikçi KPI'larına ilişkin ayrıntılı içgörüler, işletmenizin nerede yükseldiğini ve nerede düştüğünü vurgulayacaktır. 

Maliyet tasarrufu sağlayan KPI'lar

Satın alma bütçenizi düzenli olarak aşıyorsanız, aşağıdaki KPI'lar size maliyetin nerede yönetilemediğini gösterecektir. Öncelikle, bütçenizin kontrolünü yeniden ele geçirmek için iyileştirmeleri belirleyin ve ardından planlayın. 

Yönetim altındaki harcama (SUM)

Satın alma ekibinin onayı ve doğru protokol ile gerçekleşen satın alma yüzdesi. 

Ölçü: Toplam harcamayı (onaylanmamış satın alımlar dahil) ve toplam onaylı harcamayı kullanarak bir yüzde hesaplayın.

Yüksek bir yüzde, maliyet optimizasyonu için sağlam bir stratejiyi temsil eder. Satın aldığınız SaaS iş hedeflerinizle eşleşiyor ve satıcı ilişkileri muhtemelen güçlü.

85%'den az olması daha fazla araştırma gerektirmektedir. Bu KOBİ'ler için en iyi satın alma araçları Başına buyruk harcamaları ve Gölge BT'yi belirlemek ve ortadan kaldırmak için düzenli denetimler gerçekleştirebilir.

Satın alma fiyatı varyansı (PPV)

Bir şirketin bir uygulama için ödemeyi beklediği fiyat ile gerçek fiyat arasındaki fark. 

Ölçün: Gerçek fiyatı tahmini değerden çıkarın. 

Sürekli olarak düşük bir PPV, satın alma ekibinizin veya müzakerecilerinizin önemli indirimler sağlamadığını gösterir. Belki de gerekli hizmetleri doğru boyutlandırmak için yeterli kaldıraç gücüne sahip değillerdir ve bu da maliyet israfına neden olur. 

Pozitif PPV sonuçları kutlanmalıdır. Etkili müzakerelere ve kârlı anlaşmalara işaret ederler. Ve eğer şirket içinde usta bir müzakereciniz yoksa, dış uzmanların katılımı yapmaya değer.

Maliyetten kaçınma 

Harcama seviyelerini korumak için kullanılan stratejik tedbirler.

Ölçün:  Stratejik yönetim olmadan ortaya çıkan potansiyel maliyeti tahmin edin ve bir çözümün fiyatını çıkarın (örneğin satın alma yönetimi yazılımı).

Potansiyel maliyetiniz veri ihlalleri, risk tehditleri, yazılım kesintileri ve onarımları ve boşa harcanan depolama veya özellikler için para cezalarını içerecektir. 

Tedarikçi ilişkilerini geliştirmek de dahil olmak üzere satın alma yönetimi için en iyi uygulamaları uyguluyorsanız muhtemelen büyük bir boşluk olacaktır. 

Satın alma yatırım getirisi (ROI)

Satın alma sürecinizin genel karlılığı ve maliyet tasarrufu. 

Ölçün: Yıllık maliyet tasarruflarınızın yıllık iç tedarik maliyetlerinize oranını hesaplayın. 

Bu değer, sürecinizin size maliyet tasarrufu sağlayıp sağlamadığını, eşit olup olmadığını veya bütçenizi tüketip tüketmediğini vurgular. Bu, satın almanın işe yarayıp yaramadığına dair daha genel bir görüştür, ancak sorunların tam olarak nerede yattığını daha iyi anlamak için maliyetten kaçınma gibi yumuşak maliyet tasarruflarını da göz önünde bulundurmanız gerekecektir. 

Tedarikçi KPI'ları

Satıcılar harici taraflardır, bu nedenle şirketiniz için mümkün olan en yüksek değeri elde etmek için aşağıdaki ölçütlere dikkat edin. 

Tedarikçi teslim süresi

Bir satıcının bir siparişi aldıktan sonra tedarik etmesi ne kadar sürer. 

Ölçün: PO kabul tarihi ile işe başlama tarihi arasındaki farkı bulun. 

Hayati önem taşıyan yeni bir yazılımı piyasaya sürmek için iki aydan fazla bekliyorsanız, tedarikçiniz proaktif değil demektir. Bu durum tedarikçi envanterinizde tekrar ediyor mu? O zaman yeni tedarikçileri araştırma ve bulma zamanı gelmiş demektir. 

Tedarik kusur oranı

Uygulamalardaki standart altı özelliklerin sayısı.

Ölçün: Arızalı özelliklerin toplam sayısını aboneliğinizde bulunan toplam özellik sayısına bölün. 

Hata oranının yüksek olduğu yerlerde risk yönetimi etkisizdir. Satıcılar, satın alımlar yapılmadan önce yeterince incelenmemiştir. Aşağıdaki sorular üzerinde düşünün: Satın alma sürecimizin bir parçası olarak müşteri incelemelerinden yararlanılıyor mu? Satıcı itibarı konusunda yeterince araştırma yapıyor muyuz?

Uyumluluk oranı

Tedarikçilerin gereksinimleri ve SLA'ları (hizmet seviyesi anlaşmaları) ne kadar iyi karşıladığı.

Ölçün: Karşılanan ve karşılanmayan anlaşmalar arasındaki farkı hesaplayın. 

Bu KPI, SaaS tedarikçilerinizin fiyatlar, yanıt süreleri, özellikler ve güncellemeler gibi sözleşme şartlarıyla ne kadar uyumlu olduğunu ortaya koyar. Bu oran düşükse, çalışanlar yazılımın taleplerine uymadığını düşünebilir ve bu da başına buyruk harcamalara yol açabilir. Erken tespit, SaaS yığınınızdaki riskli Gölge BT'yi ortadan kaldırır. 

Satıcı kullanılabilirliği

Satıcıların şirketiniz için ortaya çıkan ihtiyaçları ne kadar iyi karşıladığı.

Ölçün: Satıcıların hızlı bir şekilde ulaşılabilir olduğu zamanların sayısının toplam sorgu sayısına oranını bulun. 

İş ihtiyaçlarınız siz büyüdükçe değişecektir ve ekonomik ve sektörel gelişmelere hızlı yanıt vermek önemlidir. Düşük bir oran, tekrar iş yapmanızı hak eden güvenilir satıcılara işaret eder. 

PO ve fatura doğruluğu

Satıcıların doğru zamanda doğru hizmetleri sunup sunmadığı. 

Ölçün: Verildiği şekilde yerine getirilen satın alma siparişlerinin toplam satın alma siparişi sayısına oranını hesaplayın. 

PO yerine getirme değerlendirmenize özellikleri, fiyatları, miktarları ve teslimat tarihlerini dahil etmeniz gerekecektir. Bu KPI'yı belirli bir süre boyunca değerlendirmek iyi bir uygulamadır.

Düşük bir yüzde, maliyet israfı ve ekstra operasyonel harcamalarda artış anlamına gelebilir.  

Tedarikçi kalite derecelendirmesi

Hizmet ve tedarikçi ilişkilerinin performansı ve güvenilirliği.

Ölçün: Yukarıdaki temel alanların her birinden gelen geri bildirimleri toplayın, çalışanlardan gelen müşteri hizmetleri geri bildirimlerini ekleyin ve tedarikçileri 10 üzerinden derecelendirin. 

Bu genel derecelendirme, tedarikçileri karşılaştırırken bir bakışta fikir verir ve hangi ilişkilerin beslenmesi veya ayıklanması gerektiğini görmeyi kolaylaştırır. 

Operasyonel KPI'lar

70% Şirketlerin çoğu, satın alma yazılımı çözümlerinin uygulanmasının ardındaki ana etkenin verimlilik kazanımları olduğunu söylüyor. Verimli operasyonlar SaaS yığınınızdan en yüksek değeri elde eder. 

PO döngü süresi

Bir satın alma siparişinin yerine getirilmesi için geçen süre. 

Ölçün: Siparişin oluşturulmasından ödemenin tamamlanmasına kadar geçen toplam süreyi hesaplayın. 

Bu değer güvenilir tedarikçilerinizi ortaya çıkarır ve uzun onay döngülerini açığa çıkarır. Genel olarak, döngü süreniz bir haftadan fazlaysa, iyileştirilmesi gerekir. Onaylar bir yerde takılıyor mu?

Acil durum alımlarının oranı

Şirketinizin ne sıklıkla acil bir satın alma yapması gerektiği. 

Ölçün: Acil durum alımlarının sabit bir dönemdeki toplam alım sayısına oranını bulunuz. 

Acil satın alma oranının yüksek olması kırmızı bayraktır. Departmanların çok sayıda yazılım siparişini hızlı bir şekilde takip etmesi gerekiyorsa, satın alma planlarınız ve süreçleriniz etkili bir şekilde çalışmıyor demektir. Acele satın alımlar, indirimlerin kaçırılmasına, doğru boyutlandırma fırsatlarının azalmasına ve yüksek maliyetlere neden olur. 

Onaylı tedarikçi sayısı

Yeni bir yazılım ihtiyacını araştırırken ilk başvuracağınız yer satıcı envanteridir. 

Modern gelişmelere ayak uydurmakta yavaş davranan az sayıda uzun süredir tedarikçiniz varsa, iş durgunluğu kaçınılmazdır. Öte yandan, çok fazla tedarikçi, paket hizmet indirimleri olasılığını azaltır ve ilişki yönetimini daha zor hale getirir. Maliyet optimizasyonu için dengeyi doğru kurun. 

Personel KPI'ları

Çalışan başına yönetilen sözleşme sayısı

Satın alma yazılımı, satın almaların sahipliğini belirli çalışanlara atamanıza olanak tanır. Bu, hesap verebilirlik ve yönetim için bir kazanç olsa da, çalışanları çok fazla sözleşmeyle aşırı yüklememek önemlidir. Çalışanlar üretken olmalı ve zorlanmalıdır, tükenmiş değil. 

Çalışan başına düşen eğitim saati sayısı

Eğitimde de denge çok önemlidir. Uzun eğitim süreleri veya işe alıştırma dizileri gerektiren yazılımlar önemli görevleri kesintiye uğratabilir ve teslim tarihlerini aksatabilir. Bu metrik aynı zamanda eğitimin doğru departmanlara mı yatırıldığını yoksa gereksiz bir alana mı yönlendirildiğini gösterir. 

Sürdürülebilirlik ve kurumsal sosyal sorumluluk konusunda kararlıysanız, tedarikçilerinizin çevresel etkileri gibi ölçütleri de göz önünde bulundurabilirsiniz. Ayrıca, azınlıklara ait işletmeler gibi çeşitlilik ölçütleri, ufkunuzu genişletmek ve iş inovasyonu için farklı perspektifleri benimsemek için aydınlatıcı olabilir. 

Artık temel satın alma KPI'larınızı not ettiniz ve büyük "Nasıl?" sorusuyla baş başa kaldınız. Bu kadar çok metriği nasıl analiz edebilir ve bu süreçte zaman ve enerjinizden nasıl tasarruf edebilirsiniz?