Yazılım tedarik sürecinizi nasıl sorunsuz hale getirebilirsiniz?

İş ihtiyacı mı? 30.000'den fazla SaaS uygulaması var... Alışveriş zamanı! Ancak etkin olmayan satın alma ile başka bir uygulama, maliyet optimizasyonundan çok maliyet sürprizi olabilir. 

Yazılım satın alma son birkaç on yılda büyük ölçüde değişti. Önceden, BT veya satın alma müdürü kalıcı bir araç lisansı satın alır ve bunu tüm şirket için yönetirdi. 

Artık çoğu yazılım abonelik esasına göre satılıyor. Bu, yeni heyecan verici araçların hızlı bir şekilde satın alınmasına kapı açıyor ancak satın alma işlemini yönetilemez hale getirebiliyor. 

Hackett Group, SaaS kullanımının artmasıyla birlikte 10.6% küresel olarak şirketler için satın alma ihtiyaçlarında artış. Raporda ayrıca, satın alma uzmanlarının eksikliğinin verimsizliğe ve para israfına yol açtığı konusundaki endişeler de vurgulanıyor. 

Ancak satın alma süreciniz daha akıllı adımlar ve net düşünme ile rafine edilebilir ve uçtan uca sorunsuz bir operasyonun önünü açabilir. 

Yazılım satın alma süreci nedir?

Terminolojide boğulmak kolaydır, ancak esasen bir yazılım tedarik süreci İşletmenizin ihtiyaç duyduğu araçları tedarik etmek için adım adım yöntem. 

Kurumunuzdaki tüm iş akışlarında olduğu gibi, standartlaştırılmış bir sürece sahip olmak işleri daha sorunsuz, daha görünür ve risklere daha az açık hale getirir.

Ancak tedarik, satın almanın ötesine geçer. Satın alma ve tedarik arasındaki farklar nelerdir? 

Satın Alma

Satın alma, taleplerin değerlendirilmesi, satın alma siparişlerinin oluşturulması, ürünlerin teslim alınması ve ödemelerinin yapılması gibi yazılım satın alma ile ilgili adımları kapsar. Satın alma süreci içinde kısa vadeli bir eylemdir. 

Tedarik 

Satın alma, yazılım ihtiyaçlarının belirlenmesinden mükemmel satıcı ilişkilerinin sürdürülmesine kadar uzun vadeli, stratejik bir süreçtir. Bunu doğru yaptığınızda, işletmeniz büyüme ve yenilik için daha fazla alan yaratan maliyet tasarrufu ve iş akışı verimliliği iyileştirmelerinden yararlanabilir. 

Satın almayla ilgili temel ilkeleri anlamak, şirket çapında optimizasyon sağlamanın bir sonraki adımıdır. 

Satın alma ilkeleri

Üç temel unsur en iyi satın alma uygulamalarının temelini oluşturur: insanlar, süreç ve evrak işleri.

İnsanlar

BT personelinin yazılım satın alımlarını kendi başına hallettiği günler geride kaldı. Etkili tedarik artık departmanlar arasında işbirliği ve merkezi bir doğruluk kaynağından kaynaklanan stratejik düşünme gerektiriyor. 

Kilit işbirlikçiler şunları içerebilir:

• Departman yöneticileri
• İK
• Satın alma yöneticileri
• IT
• Finans
• Yasal

Yazılım maliyeti ne kadar büyükse, satın alma sürecine o kadar çok kişi dahil olur. Yazılım tedarikinde bu kadar çok gözün olması riskleri azaltır ve karar alma süreci mali açıdan faydalı olur.  

Ancak, birden fazla tarafın programlarının da hesaba katılması gerekir. Örneğin, bir onaylayıcı iki hafta boyunca tatildeyse, zamanında onay vermesini hesaba katmak için sürecin daha erken başlatılması gerekebilir. 

İnsanların sorumlu olduğu tek şey onay kararları değildir. Tedarikçi değerlendirmesi, satıcı müzakereleri ve sözleşme yönetimi gibi diğer faaliyetler de başarılı satın almanın ayrılmaz parçalarıdır. Bu faaliyetler ileride daha ayrıntılı olarak incelenecektir. 

Süreç

İyi kurulmuş bir SATIN ALMA SÜRECİ şirket çapında benimsenmesini kolaylaştırır ve hatalara çok az yer bırakır. Tutarlılık, şeffaflık ve verimlilik önemli maliyet tasarrufları sağlayabilir. 

Evrak İşleri

Fiziksel evrak işleri geçmişte kaldı, ancak dokümantasyon ve kayıtlar hala her süreç adımının temelini oluşturuyor. Yasal uyumluluğu, finansal yönetimi ve verimli organizasyonu desteklemek için satın alma siparişi kayıtları, faturalar ve denetim izleri doğru olmalıdır.

Bu üç alan pratikte birlikte nasıl çalışır? Satın alma gerçeğini görselleştirmeye yardımcı olmak için bir akış diyagramı değerli bir araçtır. 

Satın alma süreç akışı

Süreç akış grafikleri, her yeni tedarik yolculuğunun net ve basit bir resmini sunar.  

Çalışanların tedarik sürecinde atması gereken adımların grafik olarak gösterilmesi, uyumluluğu daha sorunsuz hale getirir ve tutarsızlık riskini azaltır. Herkes hangi görevlerin ne zaman tamamlanması gerektiğini bilir.

Bu grafikler şunları içerir:

• Girişler: Bu, talep girdilerini veya veri girişlerini içerebilir. Bunlar genellikle sürecin başlangıcında gerçekleşir.
• Karar noktaları: Çoğunlukla evet veya hayır cevapları; bu kavşaklar bir sonraki adıma geçmeden önce her şeyin dikkate alınmasını sağlar. Şirket politikasına ve dış düzenlemelere uygunluğu sağlarlar. 
• Eylemler: Bu gösteri etkinlikleri araştırma veya onay gibi süreçlerin devam edebilmesi için atanmış personelin yapması gerekenler.
• Çıkışlar: Onaylanmış satın alma siparişleri veya işlenmiş ödemeler gibi eylemlerin sonucu. 

Her kuruluşun sürecinde küçük farklılıklar olacaktır, ancak satın alma için en iyi uygulamalara göre süreç akışı ana hatlarıyla belirtilmeli ve ekibe iletilmelidir.

Satın alma süreci adımları

Bir talepten satın almaya kadar olan tedarik süreci, çoğu otomatikleştirilebilen birçok adımdan oluşur. Alımdan satın almaya, tedarikten ödemeyeveya alımdan ödemeye yazılımı, zamandan tasarruf etmek ve maliyet tasarrufu fırsatlarını optimize etmek için işletmelere farklı tedarik aşamalarında çok ihtiyaç duyulan desteği sağlar. 

İşte temel satın alma süreci adımlarının bir dökümü. 

1. İhtiyaçları belirleyin

Uygulama kullanımının ve performansının düzenli olarak denetlenmesi, şirketiniz genelindeki alanlarda gelişim fırsatlarını ortaya çıkarabilir. 

Örneğin, mevcut proje yönetimi yazılımınız belirli bir departman için kaynaklara önemli bir erişim sağlamıyorsa, bu departman yazılımı kullanmayabilir. Bu da daha az verimli iş akışlarına ve maliyet israfına neden olur. 

Bir yazılım ihtiyacının farkına varmak ilk tedarik aşamasıdır ve bir yönetim platformu kullanımı analiz etmeye ve çalışanların taleplerini toplamaya yardımcı olur. 

Bir sonraki adıma geçmeden önce, ihtiyacın daha geniş şirket hedefleriyle uyumlu olduğundan ve sadece bir 'istek' veya tercihi karşılamadığından emin olmak önemlidir. 

2. Bir satın alma talebi oluşturun

Resmi süreci başlatmak için, yazılım için bir talep gönderilmelidir. Talep, aracı talep eden departman, beklenen fiyat, onay için son tarih gibi bilgileri içermelidir. 

Sunulacak bilgiler genellikle satın alma uzmanı tarafından talepleri standartlaştırmak için bir boşlukta veya bir formda önceden tanımlanır. Bilgiler şirkete göre değişebilir, ancak onaylayanların talep hakkında karar vermesi için yeterli ayrıntı sağlamalıdır.

3. Bir tedarikçi araştırın ve seçin

Şirketin ihtiyaçlarını karşılamak için doğru tedarikçiyi seçmek çok önemli bir adımdır. İyi yapıldığında, sağlıklı müzakereler ve güvenilir gelecek maliyet tasarrufu fırsatları ile uzun vadeli tedarik ilişkilerine yol açabilir. 

Potansiyel tedarikçiler, aşağıdakileri de içeren alanlara bakan Satın Alma Ekibi tarafından araştırılır ve değerlendirilir:

• İtibar ve incelemeler
• Maliyet
• Hizmet hızı
• Müşteri Hizmetleri
• Ürün kalitesi
• Değerlerin uyumlaştırılması, örneğin sürdürülebilirlik
• Güvenlik 
• Uyumluluk

Ayrıca potansiyel tedarikçilerinizden bir VPAT (Gönüllü Ürün Erişilebilirlik Şablonu) talep edebilirsiniz. Bu, ürünün erişilebilirlik standartlarına ne kadar uygun olduğunu özetler ve uygulanması gerekebilecek eşit derecede etkili erişim önlemlerini planlamanıza yardımcı olur. 

Bu aşamada uygun tedarikçilerden en az üç teklif toplamak iyi bir uygulamadır. Sadece fiyatlandırmayı değil, tüm temel değerlendirme alanlarını göz önünde bulundurarak, hangi tedarikçinin şirket için en iyi değeri sağlayacağına karar verin. 

4. Talepleri gözden geçirin

Bu bir kontrol noktası görevi görür. Talep doğru mu, uyumlu mu ve bütçe uygunluğu var mı? 

Evet ise, satın alma talebi onaylanır ve bir PO (satın alma siparişi) haline gelir. Reddedilen talepler, ret nedeni ile birlikte talep sahibine geri gönderilir. 

5. Sözleşmeyi müzakere edin

En uygun fiyatlı satıcı anlaşmasını seçmiş olabilirsiniz, ancak bu aşamada maliyet tasarrufu için hala bir fırsat vardır. 

Depolama, lisanslar ve abonelik koşulları üzerinde pazarlık yapmak, yazılımın şirketiniz için doğru boyutta olmasını ve gereksiz SaaS israfına yol açmamasını sağlar. 

Yardımsever bir şekilde, uzman satıcı müzakerecileri bunu sizin elinizden alabilir ve 45-50% için satıcı indirimleri kazanın. 

6. Siparişi yönetin

Fiyat ve ayrıntılar üzerinde anlaşmaya varıldıktan ve sözleşme imzalandıktan sonra, satıcıya bir PO (satın alma siparişi) verilir. Gizli sürprizlerin yaşanmaması için yazılımın teslimat zaman çizelgelerine ve ilk katılım ayrıntılarına da karar vereceksiniz. 

7. Faturayı işleyin ve ödeyin

Daha sonra, satıcı bir fatura gönderecektir. Bu faturada hizmetin ayrıntıları, maliyetlerin dökümü ve son ödeme tarihi yer alır. Bu, her şeyin sizin için çalıştığını ve fiyatlandırmanın doğru olduğunu kontrol etmek için son şansınızdır. Finans departmanı son ödeme tarihine kadar ödeme yapmalıdır.

8. Kayıt tutma 

Satın alma faaliyetlerinin kapsamlı kayıtlarını tutarak önemli miktarda zaman kazanın. Bu şekilde, her yeni tedarikin sıfırdan başlaması gerekmez ve şablonlar daha hızlı bir süreç için uyarlanabilir. 

Maksimum görünürlük için merkezi bir platform kullanmak, sürekli tedarik başarısı için kritik öneme sahiptir. Üst tedari̇k platformlari tek bir doğruluk kaynağı ve otomatik eylemler sunarak değerli saatlerden tasarruf sağlar ve aksi takdirde uzun sürecek Prosedür. 

Satın alma süreci döngüsü

Başarılı işletmeler satın almanın doğrusal değil, döngüsel olduğunun farkındadır. 

Satın alınan her SaaS uygulaması şirketinizin yazılım yığınına dahil olur ve gözden geçirilmesi, yenilenmesi ve bazen askıya alınması gerekir. Tüm bunlar, tıpkı büyüyen bir ekosistemin yapması gerektiği gibi gelişen şirketinizin ihtiyaçları etrafında şekillenir.

Anahtar Burada önemli olan, satın almanın bir ödeme ile sonlanmamasıdır. Desteği ve en iyi fırsatlara erişimi garanti altına almak için satıcı ilişkilerinin sürekli olarak sürdürülmesini gerektirir. Ayrıca, siz büyüdükçe şirket ihtiyaçlarında meydana gelen güncellemeleri ortaya çıkarmak için düzenli ve titiz SaaS denetimi gerektirir. 

Satın almanın hiç bitmeyen doğasını tüm ihtişamıyla görmek bunaltıcı gelebilir. Elbette, sürecinizin birden fazla aşaması için hala manuel eylemlere güveniyorsanız, bu yönetilemez gelebilir. 

Ancak, satın alma zorlukları aşağıdaki yöntemlerle ortadan kaldırılabilir en i̇yi̇ tedari̇k opti̇mi̇zasyon araçlari. 

Otomatik tedarik iş akışı

Neredeyse her adımda maliyet tasarrufu sağlayan fırsatlarla, nedenini görmek kolay 83% CPO'ların (Chief Product Officers) çoğu satın alma süreçlerini dijitalleştirmeyi düşünüyor. 

Manuel uygulamalar aşağıdaki gibi kritik zorluklara yol açmaktadır:

• Karmaşık onay iş akışları
• Aceleye getirilmiş tedarikçi seçimi
• Tedarikçi yönetimi eksikliği
• Kayıp maliyet tasarrufu fırsatları
• Hatalı kayıt tutma
• Uyum riskleri
• Başına buyruk harcamalar
• Azaltılmış uyarlanabilirlik: pazar değişiklikleri
• Entegrasyon ve şirket çapında benimseme sorunları 

Bu tür tehditlerden kaçınmak için yüksek kaliteli bir tedari̇k platformu.

Örneğin, Spendbase satın alma sürecinde uzmanlaşmıştır ve artan ihtiyaçları için yeterince büyük bir satın alma departmanına sahip olmayan şirketleri desteklemektedir. 

Otomatik iş akışları ve bildirimleri onayları hızlandırır ve her satın alma talebi üzerinde görünürlük sunar. 

Daha da iyisi, merkezi bir platform sayesinde uygulamaların denetimi hem hızlı hem de derinlemesine gerçekleşir ve böylece satın alma yaşam döngüsü boyunca sorunsuz bir geçiş sağlanır. 

Gibi önemli özelliklerle kontrolü elinizde hissedin: 

• Doğrusal ve koşullu onay iş akışları. Her talep, gönderilmesinden tamamlanmasına kadar en sorunsuz yörüngeyi izler.
• Otomatik bildirimler. Onaylayanlar ve talep edenler için gerçek zamanlı güncellemeler, sürecin zaman çizelgeleri içinde kalmasına yardımcı olur ve nihai kararların son tarihe kadar alınmasını sağlar. 
• Slack ile entegrasyon. Çalışanlar ana iletişim araçlarından hiç ayrılmadan talepleri gönderir, takip eder ve onaylar. Şirket çapında benimseme için bir kazanan. 
• Maliyet tasarrufu indirimlerle: Normalde göremeyeceğiniz yazılım ve bulut hizmetleri indirimleri. Spendbase'in satıcı görüşmelerindeki yardımı sayesinde yazılımınızda 39% tasarruf edebilirsiniz. 

Çıkarımlar

Yazılım tedarikini baş ağrısı değil, bir güç haline getirelim. İşte ele aldıklarımız:

1. Tedarik sadece satın alma değildir-Bu, para tasarrufu sağlayan ve daha güçlü tedarikçi ilişkileri kuran stratejik bir süreçtir.
2. Satın alma işlemlerini şirketinizin hedefleriyle uyumlu hale getirin savurgan harcamaları önlemek ve departmanlar arasında performansı optimize etmek için.
3. Tedarikçi araştırması çok önemlidir-Doğru tedarikçilerle kurulan uzun vadeli ilişkiler, daha iyi anlaşmaların ve daha sorunsuz operasyonların önünü açar.
4. Otomasyon sizi kurtarabilir-Manuel süreçler zaman alıcıdır, hataya açıktır ve maliyet tasarrufu fırsatlarını kaçırır.
5. Başarılı satın alma döngüseldir-Sözleşmeleri yönetmek, yazılımı denetlemek ve tedarikçi ilişkilerini sürdürmek devam eden bir çabadır.
6. Verimlilik için merkezileştirin ve dijitalleştirin-Tek bir platform bir "doğruluk kaynağı" oluşturur ve uyumluluk, şeffaflık ve kontrol sağlar.

Satın alma, optimize edildiğinde külfetli bir süreçten işinizi ileriye taşıyan hayati bir işleve dönüşür. Şimdi zaman ve kaynak yatırımı yapın ve gelecek yıllarda faydalarını görün.