Satın alma görünürlüğü bütçe kontrolünüzün anahtarıdır

Şirketinizin harcamalarını kontrol altında tutmak zordur. Satın alma görünürlüğü bunu değiştirir. Bu olmadan maliyetler elinizden kayıp gider. Bununla birlikte, kontrolü ele alır ve nakit tasarrufu yaparsınız. 

Tedarik sürecinin her adımını görebildiğinizde, israfı gerçekleşmeden önce yakalar, süreçleri sıkılaştırır ve her seferinde bütçede kalırsınız. 

Satın alma görünürlüğü nedir?

Satın alma görünürlüğü, kuruluş içindeki dahili operasyonlarda, harcamalarda ve satın alma süreçlerinde tam şeffaflık anlamına gelir. Ekiplerin satın alma döngüsünün her aşamasında satın almaları, tedarikçileri ve maliyetleri takip etmesine olanak tanır. 

Gerçek zamanlı içgörüler sayesinde karar vericiler paranın nereye gittiğini belirleyebilir, verimsizlikleri tespit edebilir ve gereksiz harcamalardan kaçınmak için tedarik stratejilerini optimize edebilir. 

Sonuç olarak, satın alma faaliyetleri iş hedefleriyle uyumlu hale gelir ve karar vericilerin gerçek zamanlı verilere erişmesini sağlar. Ayrıca harcamaları daha etkin bir şekilde kontrol etmelerine ve daha iyi tedarikçi ilişkileri sürdürmelerine yardımcı olur.

Satın alma görünürlüğü nasıl harcama görünürlüğüne yol açar?

Birçok kuruluşta, Satın Alma Kategori Direktörleri ve Satın Alma Baş Sorumluları, satın alma süreçlerine şirketin geçmiş harcamalarının analizi ile başlar. Tedarikçilerinin kimler olduğunu, şirketin her biri için ne kadar harcama yaptığını ve faturaların hangi ülke, bölge ve konumda düzenlendiğini anlamaya çalışırlar. 

Ne yazık ki, şirket faaliyetlerini ölçeklendirmeye başladığında ve tüm harcama verilerini tek bir yerde toplamak istediğinde bu süreç göründüğü kadar kolay değildir.  

Kurumsal düzeyde oluşturulan karmaşık satın alma süreçleri, birden fazla kuruluşta uygulandığında genellikle başarısız olur. Bunun nedeni basittir: her bir kuruluş farklı şekilde çalışır ve herkese uyan tek bir yaklaşım tutarsız görünürlük ve uyumluluğa yol açar. 

Bu nedenle, en temel düzeyde satın alma görünürlüğü ile başlamak daha pratik bir yaklaşımdır: ilk fatura verileri. Faturaların izlenmesi, harcamaların şirket genelinde nasıl gerçekleştiğine dair anında içgörü sağlar.

Her fatura değerli bir veri noktası haline gelir ve satın alma ekiplerinin süreçteki boşlukları belirlemesine ve harcama politikalarını buna göre ayarlamasına olanak tanır. Fatura görünürlüğü arttıkça, satın alma ekipleri tedarikçileri birleştirmeye, tasarruf hedefleri belirlemeye ve kuruluş genelinde süreçleri kademeli olarak düzenlemeye odaklanabilir. 

Böyle bir strateji, işletmelerin gerçekçi satın alma hedeflerine ulaşmasına ve günlük operasyonlarla uyumlu olmayan maliyetli, büyük ölçekli sistemlerin tuzaklarından kaçınmasına yardımcı olur. Bu şekilde, satın alma görünürlüğü ilk günden itibaren harcama görünürlüğüne yol açar. 

Satın alma süreci görünürlüğünün faydaları

İşletmelerin satın alma faaliyetlerini net bir şekilde görebilmeleri, süreçleri kolaylaştırmalarına, harcamaları optimize etmelerine ve uyumluluğu sağlamalarına olanak tanır. İşte satın alma görünürlüğünün temel faydaları:

• Harcamaların net bir şekilde görülebilmesi, bütçelerde proaktif ayarlamalar yapılmasını sağlayarak şirketin mali durumunu stratejik hedeflerle uyumlu hale getirir.
• Satın alma ekipleri daha güçlü ilişkiler kurar ve tedarikçileri daha etkili bir şekilde yönetir. Bu görünürlük, ekiplerin performansı izlemesine, uyumluluğu değerlendirmesine ve gelecekteki sözleşmeler için daha iyi şartlar üzerinde pazarlık yapmasına olanak tanır.
• Şirketteki tüm satın alımlar, iç politikaları ve dış düzenlemeleri takip ederek satın alma süreçlerini şeffaf ve uyumlu hale getirir.
• Harcama modellerinin ve tedarikçi ilişkilerinin görünürlüğü, şirket genelinde daha akıllıca kararlar alınmasını ve kaynakların daha verimli kullanılmasını sağlar.

Satın alma görünürlüğü elde etmenin zorlukları

Satın almada tam görünürlük elde etmek küçük bir iş değildir. Birçok kuruluş, operasyonel verimsizlikler ve değişime karşı direncin bir araya gelmesi nedeniyle tedarik süreçlerini düzene sokmakta zorlanmaktadır. Aşağıda şirketlerin karşılaştığı en önemli zorluklardan bazıları yer almaktadır:

1. Alımdan Tedariğe için standartlaştırılmış süreçlerin olmaması

Net, standartlaştırılmış bir satın alma süreci olmayan şirketler, tüm satın alma faaliyetlerinde görünürlüğü sağlamakta zorlanır. 

Bu durum eksik veya gecikmiş satın alma siparişlerine, parçalı tedarikçi ilişkilerine ve dağınık harcama verilerine yol açabilir. Her departman farklı satın alma yöntemleri izlediğinde, bu verilerin merkezileştirilmesi önemli bir zorluk haline gelir.

Bu tutarsızlık, şirketlerin harcamaları ve satıcı ilişkilerini ne kadar verimli yönetebileceğini doğrudan etkiliyor ve satın alma görünürlüğünde kör noktalar yaratıyor.

2. Tedarikçilerin işleyişinin yeterince anlaşılamaması

Birçok işletme tedarikçilerinin performansı, finansal sağlığı veya çevresel uygulamaları hakkında gerçek zamanlı bilgi edinmekte zorlanmaktadır.

KPMG araştırmasına göreBirçok şirket, finansal istikrar ve üretim kapasitesi gibi hususlar da dahil olmak üzere birincil tedarikçilerinin performansını görememektedir.

Bu şeffaflık eksikliği tedarik zincirinde verimsizliğe, teslimatların gecikmesine ve uyumluluk hatalarına yol açabilecek riskler yaratır.

3. Çalışanlar mevcut süreçleri takip etmiyor ve değişikliklere direniyor

Süreçler yürürlükte olsa bile, çalışanlar genellikle çok karmaşık veya zaman alıcı oldukları için bunları atlarlar. Örneğin, çalışanlar resmi onay adımlarını atlayabilir veya tercih edilmeyen tedarikçileri kullanarak satın alma işlemlerini daha da karmaşık hale getirebilir. 

Çalışanların yeni sistemleri benimsemeye hazır olmamasının birçok başka nedeni vardır:

• Çalışanlar yeni tedarik sistemlerinin rollerini daha az gerekli hale getireceğinden endişe edebilir ve işlerinin ellerinden alınmasından korkabilirler.
• Yeni araçların net faydalar sağlayacağına dair somut kanıtlar olmadan, çalışanlar bunları kullanmakta tereddüt edebilir. "Bozuk değilse, düzeltme" zihniyeti hakim olabilir.
• Çalışanlar genellikle eski sistemlere veya belirli tedarikçilere alışır.
• Bazı çalışanlar yeni satın alma süreçlerinin kurum içindeki verimsizlikleri, uyumsuzlukları veya etik dışı uygulamaları ortaya çıkaracağından korkabilir.

Satın almada görünürlük elde etmenin yolları 

Satın alma görünürlüğü otomatik olarak gerçekleşmez. Bu zorlukların üstesinden gelmek için şirketlerin satın alma sürecinin her aşamasına görünürlük kazandırmak üzere belirli adımlar atması gerekir.

Aşağıda yardımcı olabilecek bazı stratejiler yer almaktadır:

• Satın alma sürecinin standartlaştırılması. Her departmanın takip ettiği yapılandırılmış bir alım-satın alma süreci oluşturun. Sonuç olarak, satın alma talepleri tutarlı bir yol izleyecek ve işletmelerin her işlemi daha etkili bir şekilde yakalamasına ve izlemesine yardımcı olacaktır. 
• Onay iş akışları için otomasyon. Manuel müdahaleyi azaltacak, tedarik sürecini hızlandıracak ve insan hatası riskini azaltacak otomatik sistemler kurun. Satın alma döngüsünün her adımının gerçek zamanlı olarak tamamlandığını kontrol edin ve satın alma yöneticilerinin verilere anında erişmesini sağlayın. 
• Çalışanların benimsemesi. Satın alma araçlarını çalışanların zaten kullandığı platformlara entegre edin. Örneğin, Spendbase satın alma yönetimi yazılımı satın alma işlemlerini günlük çalışma alanına taşımak için Slack ile entegre olur. Çalışanlar Slack üzerinden talepte bulunabilir, onayları takip edebilir ve güncellemeleri alabilir. 

Her bir satın alma döngüsü aşamasında görünürlük nasıl sağlanır? 

Satın alma araçları görünürlüğü nasıl artırır?

Satın alma görünürlüğü elde etmek için şirketlerin harcamalar üzerinde stratejik kontrol elde etmesi ve finansal sürprizlerden kaçınması gerekir. Satın alma araçları süreçleri kolaylaştırmak, verileri merkezileştirmek ve satın alma döngülerinin etkili bir şekilde yönetilmesini sağlamak için kapsamlı bir çözüm sunar. 

Görünürlük elde etmek için satın alma araçlarının temel özellikleri

• Merkezi veri yönetimi. Görünürlüğün önemli bir yönü, satın alma ile ilgili tüm verilerin tek bir yerde toplanmasıdır. Satın alma araçları, satın alma siparişleri, tedarikçi bilgileri, faturalar ve ödemelerden elde edilen verileri merkezileştirir. Bu, karar vericilere gerçek zamanlı içgörüler sağlayarak bilinçli, veriye dayalı kararlar almalarına yardımcı olur.
• Otomatik onay akışları. Otomasyon, hata ve gecikmelere yol açabilen manuel müdahaleleri azaltır. Otomatikleştirilmiş iş akışları sayesinde satın alma talepleri, onaylar ve tedarikçi kabul süreçleri verimli bir şekilde ilerler. Sonuç olarak, veriler sürekli olarak güncellenir ve analiz için hazır hale gelir.
• Gerçek zamanlı izleme ve harcama analizi. Satın alma araçları harcamaların, onayların ve tedarikçi etkileşimlerinin gerçek zamanlı takibini sağlar. Ayrıca, harcama analizi özellikleri, satın alma ekiplerinin mükerrer harcamalar, kaçırılan müzakere fırsatları veya belirli kategorilerdeki aşırı maliyetler gibi verimsizlikleri belirlemelerine yardımcı olur.
• Entegrasyon yetenekleri. Çoğu tedarik aracı şirketinizin teknoloji yığınıyla entegre olur. Proje yönetimi araçları, kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemleri ve iletişim platformları ile sorunsuz entegrasyon, kullanıcıların birden fazla sistem arasında geçiş yapmadan tedarik özelliklerine erişmesine yardımcı olur.
• Esnek iş akışı yönetimi. Esnek iş akışları, satın alma yöneticilerinin onay süreçlerini farklı ekiplere, departmanlara veya senaryolara göre uyarlamasına ve satın alma sürecinin tüm yönlerini kapsamasına olanak tanır.

KOBİ'lerde satın alma görünürlüğü için Spendbase

Spendbase'in satın alma özellikleri, orta ölçekli şirketlerin karşılaştığı temel zorlukları ele alır ve harcamaları kontrol etmeye, verimliliği artırmaya ve satın alma sürecinin görünürlüğünü sağlamaya yardımcı olur:

• Esnek iş akışları Satın alma talebi onayları için net bir hiyerarşi oluşturun. Her talep doğru zamanda doğru kişiye gider ve onay hiyerarşilerinin ihlal edilmesini önler.
• Her talep başından sonuna kadar takip edilir. Bu şeffaflık, satın alma ekiplerinin ve finans yöneticilerinin bütçe hedefleriyle uyumlu kalmasına yardımcı olur.
• Kullanıcılar talepleri doğrudan Slack'ten yapabilir ve onaylayabilirBöylece şirket genelinde benimsenmesi kolaylaşır ve genel görünürlük artar.
• Spendbase satıcı indirimlerine erişim sağlar ve önemli tasarruflar sağlamanıza yardımcı olur. 
• Platform, harcamaların izlenmesine yardımcı olur ve proaktif olarak bütçe sürüncemesini ele almak ve tedarik stratejilerini optimize etmek.