Tedarik ve satın alma:
Farkı bilmek her şeyi değiştirebilir

Tedarik ve satın alma arasındaki fark nedir? Düşündüğünüzden daha fazlasıdır ve bunu bilmek işletmenize zaman, para ve baş ağrısı kazandırabilir.

Tedarik ve satın alma ilk bakışta benzer görünebilir, ancak değiller.

Satın alma taktiksel iken tedarik stratejiktir. 

Ancak ikisi de çok önemlidir.

Nasıl çalıştıklarını anladığınızda, zamandan tasarruf etmenin, maliyetleri düşürmenin ve süreçlerinizi daha sorunsuz hale getirmenin yeni yollarını bulacaksınız.

Bu makale bunu sizin için açıklayacak. Öğreneceksiniz:

• Tedarik ve satın alma gerçekten ne anlama geliyor?
• Her işlem için adım adım kılavuzlar.
• Nasıl farklı oldukları ve neden önemli oldukları.
• Tedarikten ödemeye döngüsünde birlikte nasıl çalışırlar?

Hadi başlayalım!

Satın alma nedir?

Satın alma, şirketinizin doğru mal veya hizmetleri mümkün olan en iyi değerde almasını sağlayan bir süreçtir. Bu aynı zamanda tedarikçilerle kalıcı ilişkiler kurarken yapılır. 

İyi bir satın alma stratejisi, şirketinizin doğru mal ve hizmetleri almasını sağlar.

Tedarik ve satın alma aynı şey midir? Pek sayılmaz. İşlemlere odaklanan satın almanın aksine, tedarik, harcamaları daha geniş hedeflerinizle uyumlu hale getirmek için tasarlanmış adımları içerir.

• İşinizin neye ihtiyacı olduğunu belirlemekle başlar.
• Potansiyel tedarikçilerin araştırılmasını ve incelenmesini içerir.
• Sözleşmelerin müzakere edilmesi sürecin önemli bir parçasıdır.
• Son olarak satın alma, her şeyin zamanında teslim edilmesini ve kararlaştırılan standartları karşılamasını sağlar.

Bu sadece para tasarrufu ile ilgili değildir. Uzun vadeli değer yaratmak, riskleri azaltmak ve işinizin dayandığı şeylerin kalitesini artırmakla ilgilidir.

Örnek:

Şirketiniz için mükemmel SaaS platformunu arayan SaaS tedarikiyle uğraşan bir BT yöneticisi olduğunuzu düşünün. 

Sadece en ucuz seçeneği seçmezsiniz; şirketinizin ihtiyaçlarını değerlendirir, tedarikçileri araştırır, şartları müzakere eder ve şu anda işe yarayan ve işinizle birlikte büyüyebilecek bir anlaşmayı güvence altına alırsınız. 

Bu, satın alma işlemidir.

Stratejik, ilişkisel ve işinizi yolunda tutmak için çok önemlidir.

Satın alma sürecindeki adımlar

Satın alma süreci sadece iyi görünen ilk seçeneği seçmek değildir. Riskleri azaltırken en iyi değeri elde ettiğinizden emin olmak için tasarlanmış ayrıntılı ve stratejik bir süreçtir. 

Her adımın verimlilik için optimize edilmesini sağlamak üzere her şeyin nasıl bir araya geldiği aşağıda açıklanmıştır tedari̇k görünürlüğü:

Adım 1: İhtiyaçların belirlenmesi

Her iyi satın alma yolculuğu burada başlar. İşletmenizin gerçekten neye ihtiyacı var? Bu adım, şirketinizin hedeflerini doğru çözümle uyumlu hale getirmekle ilgilidir.

Örnek: Ekibinizin projeleri takip etmekte zorlandığını ve iş akışlarını kolaylaştırmak için işbirliğine dayalı bir SaaS aracına ihtiyaç duyduğunu fark ettiniz.

İpucu: Herkesi dahil edin. İşletmenizin neye ihtiyacı olduğunu tahmin etmeyin, sorun! Ekibinizle yapacağınız hızlı bir anket veya beyin fırtınası, kendi başınıza gözden kaçırabileceğiniz içgörüleri ortaya çıkarabilir. 

Adım 2: Pazar araştırması ve tedarikçi bulma

Piyasaya çıkma zamanı. Bu aşamada en uygun tedarikçiyi bulmak için araştırma yapmalısınız.

Kalite, maliyet, güvenilirlik ve teslimat hızını düşünün. Ev ödevinizi şimdi yapmak daha sonra başınızın ağrımasını önler.

Örnek: Üç SaaS sağlayıcısı buluyor ve fiyatlarını, müşteri yorumlarını ve ek özelliklerini karşılaştırıyorsunuz.

İpucu: Ev ödevinizi yapın. Tedarikçi incelemelerini keşfetmek için G2 gibi çevrimiçi platformları kullanın. Sıfırdan başlamaktan daha hızlıdır ve hangi tedarikçilerin özel ihtiyaçlarınızı karşıladığına dair net bir görüş elde edersiniz. 

Adım 3: Teklif talebi (RFP) veya fiyat teklifleri (RFQ)

Artık resmiyet kazandınız. Bir RFP veya RFQ, tedarikçilerin ne teklif ettiğini anlamanıza yardımcı olur.

Bu adım netlik sağlar ve size ihtiyaçlarınıza göre uyarlanmış seçenekler sunar.

Örnek: Satıcılardan yazılımlarının 200'den fazla kullanıcıyı nasıl idare edebileceğini ve özel entegrasyonlar sağlayabileceğini göstermelerini isteyen bir RFP gönderiyorsunuz.

İpucu: Zor soruları sorun. RFP'niz sadece bir formalite değil, satıcıları test etme şansınızdır. Hızlı ölçek büyütme veya uyumluluk ihtiyaçlarını karşılama gibi benzersiz zorluklarınızın üstesinden gelme becerilerini araştıran sorular ekleyin.

Adım 4: Satıcı değerlendirmesi ve seçimi

Tüm tedarikçiler eşit yaratılmamıştır. Burada maliyet, değer ve güvenilirliğin en iyi karışımını bulmak için teklifleri analiz edersiniz.

Örnek: Teklifleri inceledikten sonra, ölçeklenebilir fiyatlandırmaya ve mükemmel müşteri desteğine sahip bir satıcı seçersiniz.

İpucu: Puanlayın. Birden fazla seçenekle karşılaştığınızda, bir puanlama sayfası oluşturun. Satıcıları maliyet, kalite, müşteri desteği ve işletmeniz için önemli olan diğer her şeye göre değerlendirin.

Adım 5: Müzakere ve sözleşmenin sonuçlandırılması

Anlaşmayı imzalama zamanı. Fiyatlandırma, destek koşulları ve teslimat programları üzerinde pazarlık yapacaksınız.

Güçlü bir sözleşme değeri kilitler ve her iki tarafın da beklentiler konusunda net olmasını sağlar.

Örnek: İki yıllık bir anlaşmayı taahhüt ettiğiniz için bir indirim elde edersiniz ve ekibiniz için eğitim içerdiğinden emin olursunuz.

İpucu: Hazırlıklı gelin. Neyin pazarlık konusu olup neyin olmadığını bilin. Sektörünüzdeki standart sözleşme koşulları hakkında araştırma yapın ve müzakerelere müzakere edilemez üç öncelik ile girin. 

Adım 6: Sipariş verme ve uygulama

Çarkların dönmeye başladığı yer burasıdır. Sözleşme imzalandıktan sonra siparişi verir ve çözümü sunmaya başlarsınız.

Örnek: SaaS sağlayıcısı ekibinizi kurar, sistemi yapılandırır ve işe alıştırma oturumları sunar.

İpucu: Tonu erkenden belirleyin. Siparişi verir vermez bir başlangıç toplantısı planlayın. Resmi olması gerekmez, ancak beklentileri belirlemeli, rolleri netleştirmeli ve zaman çizelgelerini hizalamalıdır.

Adım 7: İzleme ve tedarikçi ilişkileri yönetimi

Ürün teslim edildikten sonra süreç sona ermez. Performansı izlemeniz, sorunları çözmeniz ve iyi bir ilişki sürdürmeniz gerekir.

Örnek: Sistem performansını düzenli olarak kontrol ediyor ve tedarikçinizle üç ayda bir yapılan gözden geçirme toplantılarına katılıyorsunuz.

İpucu: Sessiz kalmayın. Tedarikçinizle ister üç ayda bir ister ayda bir olsun düzenli kontroller yapmak ilişkiyi sağlıklı tutar. Bu oturumları performans ölçümlerini gözden geçirmek ve iyileştirme yolları hakkında beyin fırtınası yapmak için kullanın. 

Satın alma nedir?

Satın alma, eylemin gerçekleştiği yerdir. İşletmenizin şu anda ihtiyaç duyduğu mal veya hizmetleri edinme sürecidir. Satın alma ve tedarik birbiriyle yakından ilişkili ancak farklı süreçlerdir.

Strateji ve ilişkilere odaklanan satın almanın aksine, satın alma tamamen uygulama ile ilgilidir. Verimlilikle ilgilidir: doğru ürünleri, doğru zamanda, doğru fiyata almak.

• İşlemseldir. Satın alma günlük satın alma işlerini yürütür. Satın alma siparişleri oluşturmayı, talepleri onaylamayı ve ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamayı düşünün.
• Odaklanmış. Amaç basittir, bir ihtiyacı hızlı ve uygun maliyetli bir şekilde karşılamak.

Örnek:

Pazarlama ekibinizin yeni işe alımlar için ekstra SaaS lisanslarına ihtiyaç duyduğunu düşünün. Süreç bir talep formu ile başlar. Şirket içinde onaylandıktan sonra SaaS tedarikçisine bir satın alma siparişi gönderiliyor. Kısa bir süre sonra, ekibiniz başarılı olmak için ihtiyaç duydukları araçlarla donatılmış olarak çalışmaya başlar. Bu satın alma, verimli ve isabetli.

H2: Satın alma sürecindeki adımlar

Satın alma sadece bir sipariş vermek değil, her adımın sorunsuz, verimli ve hatasız olmasını sağlamaktır. 

Şöyle oluyor:

Adım 1: Satın alma talebinin alınması

Ekibinizden biri bir ihtiyacı belirler ve onay için bir talep gönderir. Bu, satın alma sürecindeki ilk kontrol noktasıdır.

Örnek: BT ekibiniz, işe yeni başlayan çalışanlar için neden gerekli olduklarını ve nasıl kullanılacaklarını açıklayarak 10 yeni SaaS lisansı talep ediyor.

İpucu: En başından itibaren doğru yapın. Talep formlarının neye ihtiyaç duyulduğu, neden ihtiyaç duyulduğu ve ne zaman ihtiyaç duyulduğu gibi hususları içerecek şekilde ayrıntılı ve net olduğundan emin olun. 

Adım 2: Talebin onaylanması

Her talebe hemen yeşil ışık yakılmaz. Talebin bütçelere ve politikalara uygun olduğundan emin olmak için doğru kişiler tarafından incelenmesi ve onaylanması gerekir.

Örnek: Finans ekibi talebi departmanın bütçesine göre kontrol eder ve harcamanın şirketin hedefleriyle uyumlu olduğunu onaylar.

İpucu: Onayların sürüncemede kalmasına izin vermeyin. Talepleri doğrudan doğru kişiye göndermek ve gecikmeleri önlemek için otomatik iş akışlarını kullanın. 

Adım 3: Teklif isteme ve değerlendirme

Etrafta alışveriş yapma zamanı. Fiyat teklifi gerekiyorsa, bu adım kaliteden ödün vermeden en iyi teklifi almanızı sağlar.

Örnek: SaaS lisansları için satın alma ekibi satıcı ile fiyatlandırmayı teyit eder ve çok yıllı bir anlaşma için indirimleri araştırır.

İpucu: Geniş bir ağ oluşturun. Her zaman en az üç teklif alın ve karşılaştırmak için zaman ayırın. Fiyat önemlidir, ancak teslimat koşulları, garantiler ve gizli ekstralar da önemlidir. 

Adım 4: Satın alma siparişinin (PO) verilmesi

Bu resmi onaydır. Talep, sizinle tedarikçi arasında bir sözleşme görevi gören bir satın alma siparişine dönüşür.

Örnek: PO, SaaS tedarikçisine lisans sayısı, fiyat ve beklenen teslimat zaman çizelgesini detaylandırarak gönderilir.

İpucu: Doğruluk her şeydir. PO'yu göndermeden önce miktar, fiyat ve teslimat zaman çizelgesi gibi her ayrıntıyı iki kez kontrol edin. 

Adım 5: Mal veya hizmetlerin teslim alınması

Şimdi mesele, ödediğinizin karşılığını aldığınızdan emin olmak. Mallar kontrol edilir, hizmetler 

gözden geçirilir ve herhangi bir tutarsızlık işaretlenir.

Örnek: SaaS satıcısı lisansları etkinleştirir ve BT ekibiniz beklentileri karşıladıklarından emin olmak için lisansları test eder.

İpucu: Asla her şeyin yolunda olduğunu varsaymayın. Ürünlerin sipariş edildiği gibi olduğunu veya hizmetlerin beklentileri karşıladığını doğrulamak için bir kontrol listesi kullanın. Eğer bir sorun varsa, bunu hemen dile getirin. 

Adım 6: Fatura işleme ve ödeme

Son olarak, tedarikçi PO ile eşleştirilen bir fatura ve ödeme yapılmadan önce teslimat onayı gönderir.

Örnek: Finans ekibi SaaS satıcısının faturasını inceler, üzerinde anlaşılan şartlarla eşleştiğinden emin olur ve ödemeyi zamanında işleme koyar.

İpucu: Kontrol edin, kontrol edin ve tekrar kontrol edin. Faturayı satın alma siparişi ve makbuzla eşleştirin. Bu, hataları veya fazla ödemeleri önlemek için hızlı ama önemli bir adımdır. 

Tedarik ve satın alma: Temel farklar

Tedarik ve satın alma aynı şey gibi görünebilir, ancak değiller. 

Satın alma tamamen strateji, uzun vadeli düşünme, ilişkiler kurma ve harcamaları şirketinizin hedefleriyle uyumlu hale getirme ile ilgilidir. 

Öte yandan satın alma, uygulamaya odaklanır. İşin taktiksel tarafı, siparişlerin verildiğinden, malların teslim edildiğinden ve ödemelerin yapıldığından emin olmaktır.

Satın alma ve tedarik arasındaki temel farkları anlamak, işletmenizin her iki süreci de optimize etmesine yardımcı olabilir.

Tedarik ve satın alma karşılaştırması

Tedarik ve satın almayı aynı sürecin parçaları olarak düşünün. Birlikte, strateji ve uygulamayı tek bir kesintisiz akışa bağlayan tedarikten ödemeye döngüsünü oluştururlar. İşte nasıl işlediği:

Satın alma adımları

• İhtiyaçları belirleyin: İşinizin tam olarak neye ihtiyaç duyduğunu belirleyerek işe başlayın.
• Kaynak tedarikçiler: Potansiyel satıcıları araştırın ve inceleyin. Kalite ve maliyet standartlarınızı karşıladıklarından emin olun.
• Sözleşmeleri müzakere edin ve sonuçlandırın: Değer sağlayan ve riski en aza indiren anlaşmalara kilitlenin.

Satın alma adımları

• Satın alma siparişleri oluşturun: Eylem burada başlar. Talepleri tüm ayrıntılarıyla birlikte resmi siparişlere dönüştürün.
• Mal veya hizmet almak: Her şeyi geldiği gibi kontrol edin. Kararlaştırılan standartları karşılıyor mu? Değilse hemen işaretleyin.
• Faturaları ve ödemeleri işleyin: Faturayı PO ve teslimat makbuzu ile eşleştirin, ardından ödemeyi temizleyin. Sürpriz yok, gecikme yok.

Tedarik ve satın almada teknolojinin rolü

Teknoloji, tedarik ve satın alma süreçlerini yeniden şekillendirerek daha hızlı, daha akıllı ve daha etkin çalışmanıza yardımcı oluyor.

İşte nasıl tedari̇k yazilimi sürecinizi dönüştürebilir:

• Sıkıcı şeyleri otomatikleştirin. Talep formları, onaylar ve fatura eşleştirme, manuel olarak yaptığınızda sonsuza kadar süren tekrarlayan görevlerdir. E-tedarik platformları bunların hepsini otomatik olarak hallederek size zaman kazandırır ve maliyetli hataları azaltır.

• Verileri kararlara dönüştürün. Modern satın alma araçları yalnızca veri toplamakla kalmaz, size gerçek zamanlı içgörüler de sunar. Harcamaları takip edin, tedarikçi performansını ölçün ve maliyetleri düşürmek için fırsatları tespit edin. Daha akıllı kararları daha hızlı alırsınız.

• Herkesin aynı sayfada olmasını sağlayın. Bulut tabanlı sistemler ekip çalışmasını kolaylaştırır. Paylaşılan gösterge tabloları sayesinde satın alma, finans ve operasyon ekipleri sorunsuz bir şekilde işbirliği yapabilir, gecikmeleri ve karışıklıkları önleyebilir.

• SaaS kaosunu basitleştirin. Yazılım lisanslarını yönetmek bir kabus olabilir. Uzmanlaşmış KOBİ'ler için satın alma araçları Tedarik, ne kullandığınızı takip eder, kullanılmayan abonelikleri işaretler ve fazla ödeme yapmanızı engeller. Bu bir oyun değiştirici.

• Daha akıllıca çalışın, daha çok değil. Teknoloji sadece işleri hızlandırmakla kalmaz, kontrolü de size verir. Kolaylaştırılmış iş akışları ve daha iyi gözetim sayesinde, yangınla mücadeleye daha az, gerçekten önemli olan şeylere odaklanmaya daha çok zaman harcarsınız.