Etkili SaaS bütçe yönetimi, doğru araçlara yatırım yapmakla başlar

SaaS bütçeniz kontrolden mi çıkıyor? İşletmeniz küçük olduğunda ve hızla büyüdüğünde proaktif SaaS bütçe yönetimi hayat kurtarıcı olur. 

Uygulama aboneliklerinin artması, kontrol edilmeyen yenilemeler ve optimize edilmemiş lisanslar kaynakları hızla tüketebilir. 

SaaS bütçe planlamasında SaaS araçlarının benimsenmesini optimize etmenize ve BT bütçenizi stratejik olarak yeniden düşünmenize yardımcı olacak pratik bilgileri ve zaman içinde test edilmiş stratejileri inceleyelim. 

SaaS kullanımının izlenmesi ve yatırım getirisinin ölçülmesi: neden önemli?

SaaS bütçeleme nedir?

SaaS bütçeleme, bir kuruluş içindeki SaaS abonelikleri için özel olarak finansal kaynakların planlanması, tahsis edilmesi ve yönetilmesi sürecidir.

Giderlerin tahmin edilmesini, uygulama kullanımının değerlendirilmesini ve her bir aracın iş ihtiyaçları ve bütçe kısıtlamaları ile uyumlu olmasını sağlamak için yenileme döngülerinin izlenmesini içerir. Şirketler SaaS bütçelerini proaktif bir şekilde yönetmeye başladıklarında maliyetleri kontrol edebilir, israfı önleyebilir ve yazılım yatırımlarının değerini en üst düzeye çıkarabilirler.

SaaS bütçesini operasyonel gider (OpEx) olarak yönetme

Son yıllarda SaaS uygulamaları hızla çoğaldı; bazı kuruluşlar her ay 10 kadar yeni araç ekliyor ve büyük işletmeler portföylerinde 600'den fazla benzersiz uygulama bulunduruyor (Spendesk, Custify, 2024). Şunlar beklenmektedir SaaS, 2023 yılında 70% olan tüm iş uygulamalarının 85%'sine 2025 yılına kadar güç verecek (BetterCloud, 2020).

Bu büyüme, yazılımı sermaye giderlerinden (CapEx) operasyonel giderlere (OpEx) kaydırdı ve SaaS araçları şu anda yaklaşık BT bütçelerinin 77%'si. Bu kadar yüksek harcamalar, bütçe aşımlarını önlemek ve yalnızca en değerli araçların kullanımda kalmasını sağlamak için dikkatli bir izleme gerektirir.

Kullanım modellerinin ve yatırım getirisinin etkili bir şekilde izlenmesi için hangi araçların aktif olduğunu bilmeniz ve her bir aracın genel üretkenliğe ve inovasyona nasıl katkıda bulunduğunu değerlendirmeniz gerekir.

Örneğin, Flexera'dan alınan veriler gösteriyor ki SaaS harcamalarının yaklaşık 30%'sinin genellikle az kullanılan veya gereksiz yazılımlara gittiğini ve önemli maliyet tasarrufu potansiyelini ortaya koyuyor.

Bu trendler, sıkı bütçe kontrolü ve uygulamaların kullanım metriklerinin gerçek zamanlı olarak izlenmesini gerektirir. Bu süreci otomatikleştirmenin en iyi yollarından biri, hangi araçların gerçekten değer kattığını ve hangilerinin kaldırılabileceğini belirlemek için saas yönetim platformunu kullanmaktır.

Görev Açısından Kritik Araçlara Karşı Sahip Olunması Gereken Araçlara Öncelik Verme

SaaS bütçelemesi söz konusu olduğunda, "görev açısından kritik" ve "sahip olunması hoş" araçlar arasında ayrım yapmak hayati önem taşır. 

Görev açısından kritik araçlar, bir satış ekibi için müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yazılımı gibi temel iş işlevlerine doğrudan katkıda bulunan veya yüksek yatırım getirisi sağlayan araçlardır. Öte yandan, sahip olunması gereken araçlar ek faydalar sunar ancak tek bir departman tarafından kullanılan ikincil bir proje yönetimi uygulaması gibi günlük operasyonlar için gerekli değildir.

SaaS araçlarına öncelik verme stratejileri

• Maliyet-Fayda Analizi. Her bir aracın yatırım getirisini değerlendirerek işe başlayın. Her bir aracın şirkete getirdiği değere kıyasla ne kadar maliyetli olduğunu hesaplayın. Artan üretkenlik veya azalan operasyonel maliyetler gibi ölçülebilir getirileri olan araçlara odaklanın.
• Departmana Özel İhtiyaçlar. İş akışları için hangi araçların vazgeçilmez olduğunu anlamak için departman yöneticileriyle işbirliği yapın. Örneğin, pazarlama analitik yazılımına öncelik verirken, mühendislik geliştirme araçlarını kritik öneme sahip olarak değerlendirebilir.
• Kullanım Metrikleri ve Etkileşim. Departmanlar arasında sıklıkla kullanılan araçlar daha kritik öneme sahipken, sınırlı etkileşime sahip olanlar "sahip olunması güzel" kategorisine girebilir. Uygulama kullanımının izlenmesi, şirketlerin yalnızca en etkili araçları tutmasına ve fazlalıkları ortadan kaldırmasına olanak tanır.

SaaS araçları önceliklendirildikten sonra, şirketler SaaS bütçelerini daha iyi tahsis edebilir, temel uygulamalar için fon ayırırken, sahip olunması gereken araçların korunup korunmayacağını veya değiştirilip değiştirilmeyeceğini değerlendirebilir. Bu disiplinli yaklaşım, yazılım yığınının odaklanmış, ilgili ve uygun maliyetli kalmasını garanti eder.

Kullanıcı büyümesini ve lisans ihtiyaçlarını tahmin etme

Etkili SaaS bütçe yönetimi, kullanıcı büyümesinin ve lisans ihtiyaçlarının doğru tahmin edilmesine dayanır. İşletmeler büyüdükçe araçlara olan talep de artar, bu da mevcut kullanımı gelecekteki gereksinimlerle dengelemeyi çok önemli hale getirir.

Lisans ihtiyaçlarının yanlış değerlendirilmesi, kullanılmayan lisanslar için fazla harcama yapılmasına veya talep aniden arttığında ölçek büyütmek için uğraşılmasına neden olabilir.

Kullanıcı büyümesi için planlama yaparken, kullanıcı benimseme, departman genişletme ve belirli proje zaman çizelgelerindeki geçmiş eğilimleri değerlendirmek yararlı olacaktır. 

Örneğin, şirket belirli bir proje için yeni ekipleri işe almayı planlıyorsa, yazılım gereksinimlerini önceden değerlendirmek faydalı olacaktır.

Bu, geçmiş kullanıcı eğilimlerinin ve yazılım kullanım modellerinin tarihsel analiziyle başlar. Geçmişte lisansların nasıl kullanıldığına ilişkin verilerin incelenmesi, gelecekteki ihtiyaçların tahmin edilmesi ve bütçe optimizasyonu için güvenilir bir temel sağlar.

Bir sonraki adımda, geçmiş lisans alımlarını proje bazlı ihtiyaçlarla uyumlu hale getiren şirketler, hem son dakika lisans yükseltmelerinin mali yükünden hem de kullanılandan daha fazla lisans için ödeme yapma riskinden kaçınabilir. 

Bir sonraki adım, öngörülemeyen değişiklikler için bir tampon sağlayabilecek esnek lisans anlaşmaları imzalamaktır. Birçok SaaS sağlayıcısı, kullanıcı büyümesiyle ölçeklenebilen uyarlanabilir planlar sunar. Bu esneklik gereksiz yenilemeleri önlemeye yardımcı olur ve bütçe tahsislerinin yalnızca aktif ve gerekli lisansları yansıtmasını garanti eder.

Son olarak, geleceğe dönük sözleşmelerin güvence altına alınması, lisanslamanın uzun vadeli şirket büyümesiyle uyumlu kalmasını sağlar. Kullanımı değiştirme veya ölçeklendirme seçenekleri içeren anlaşmaların müzakere edilmesi, gereksiz yenilemelerin ve kullanılmayan lisanslar için aşırı harcamaların önlenmesine yardımcı olur.

Bu stratejiler birlikte, SaaS bütçe yönetimine yönelik proaktif ve ölçeklenebilir bir yaklaşımı destekleyerek mevcut ihtiyaçlarla gelecekteki büyümeyi dengeliyor. 

Etkili SaaS bütçe kontrolü için erişim seviyelerini ve onay iş akışlarını uyarlama

İyi organize edilmiş bir erişim ve onay yapısı, gerekli kullanıcıların erişime sahip olup olmadığını kontrol ederek SaaS bütçelemesini basitleştirir; bu da özellikle bütçe bilincine sahip işletmeler için çok önemlidir. Erişim dikkatli bir şekilde yönetilmezse SaaS araçları hızla bütçe yükü haline gelebilir.

Kullanıcı ihtiyaçlarına göre kademeli erişimin uygulanması

Katmanlı erişim kontrolü, kullanıcı rollerine ve sorumluluklarına bağlı olarak SaaS araçlarına farklı erişim seviyeleri atamak anlamına gelir. Bu yöntemin amacı, işlevlerine bağlı olarak yalnızca belirli kişilerin belirli maliyetli veya hassas uygulamalara erişimini garanti altına almaktır. 

Örneğin, bir RBAC (Rol Tabanlı Erişim Kontrolü) modeli finans veya BT gibi belirli departmanlara üst düzey izinleri sınırlayabilir ve diğerlerine sınırlı izinler atayabilir. Bu yaklaşım yalnızca aşırı tedarikle ilişkili potansiyel maliyetleri azaltmakla kalmaz, aynı zamanda SaaS ekosisteminde güvenlik ve uyumluluğu da artırır.

Bütçeleme ve planlama için net bir SaaS onay iş akışının oluşturulması

Bir onay iş akışı, verimli bir SaaS yönetim sürecinin bel kemiğidir. Bu iş akışı, yeni yazılım edinimleri, yükseltmeleri veya yenilemeleri işleme alınmadan önce kontrol noktaları belirler ve her talebin bütçe ve fayda uyumu açısından değerlendirildiğinden emin olur.

Amaç, talepleri kuruluşun ihtiyacına veya aciliyetine göre yönlendirmek için koşullu mantık kullanarak onay iş akışlarını kolaylaştırmaktır. 

Aşağıda net bir SaaS onay iş akışı örneğini ele alalım.

Genellikle SaaS onay iş akışı araçları paralel onayları destekler, yani birden fazla paydaş talepleri aynı anda onaylayabilir veya inceleyebilir, böylece süreç hızlanır.

Bu iki yapıyı (kademeli erişim ve onay iş akışları) entegre ettiğinizde, kuruluşunuz SaaS harcamaları üzerinde tam kontrol sahibi olabilir, SaaS araçlarının kullanımını gerçek operasyonel ihtiyaçlarla uyumlu hale getirebilir ve gereksiz veya az kullanılan uygulamalarla ilgili maliyetleri en aza indirebilir.

SaaS araçlarındaki indirimlerden yararlanma stratejileri

SaaS bütçe yönetimine proaktif bir yaklaşım, indirimleri güvence altına alma ve uygun koşulları müzakere etme stratejilerini içerir. 

Etkili iskonto stratejileri SaaS maliyetlerini önemli ölçüde azaltabilir ve özellikle bütçe kısıtlamaları olan küçük ve orta ölçekli işletmeler için uzun vadeli değer sağlayabilir. 

Piyasada kullanılan bazı popüler stratejileri inceleyelim.

Toplu alımlar ve uzun vadeli taahhütler

Örneğin, yıllık veya çok yıllı planlara bağlılık genellikle aylık fiyatlandırmaya kıyasla indirim sağlar. 

Göre Openviewpartners raporuşirketler daha uzun sözleşme süreleri isteyerek 20-30%'ye kadar tasarruf edebilir. Buna ek olarak, satıcılar genellikle çok yıllı bir anlaşmadaki her ek yıl için indirimi 5% artırır. Bu sözleşmeler maliyetleri azaltır ve birkaç yıl boyunca fiyatlandırmayı kilitleyerek finansal planlamayı basitleştirir, bu da sözleşme ortasındaki fiyat artışlarını azaltır.

Yenilemelerin ve yenileme zamanlamasının görüşülmesi

Yenileme dönemleri, daha iyi koşullar için pazarlık yapmak üzere eşsiz bir fırsat sunar. 

Spendbase'in saas yöneti̇m platformuÖrneğin, sözleşme yenileme tarihlerinin izlenmesine yardımcı olarak, finans ekiplerinin sözleşmeler otomatik olarak yenilenmeden önce lisansları yeniden müzakere etmesine veya alternatifleri keşfetmesine olanak tanır. 

Şirketler planlama yaparken, kullanım verilerine dayalı olarak uygun koşullar üzerinde pazarlık yapabilir ve satıcıların indirim teklif ederken değer verdiği bağlılığı gösterebilir. Spendbase'in verileri, müşterilerin şartları önceden yeniden müzakere ederek yenileme sürecinde 39%'ye kadar tasarruf edebileceğini ortaya koyuyor.

Ortaklıklardan ve ittifaklardan yararlanma

Bazı SaaS sağlayıcıları, özel fırsatlarla birlikte gelen iş ortağı programları veya ittifaklar sunar. Örneğin, Cloud Native Computing Foundation gibi belirli profesyonel ağlarla uyumlu şirketler, belirli SaaS araçlarında iş ortağı indirimlerine erişebilir. Bu adım, daha geniş bir pazar için hazır olmayabilecek değerli tasarrufları ortaya çıkarabilir.

İndirim takip araçlarını ve platformlarını kullanma

SaaS yönetim platformları sıklıkla mevcut indirimleri takip etmek, harcama eğilimlerini analiz etmek ve satıcı müzakerelerini yönetmek için araçlar sağlar. Bu platformlar aynı zamanda müzakere çabalarını güçlendirebilecek endüstri kıyaslamalarına da erişim sunar.

Fiyat değişikliklerini ve sözleşme yenilemelerini yönetme

SaaS sözleşmeleri için fiyat dalgalanmaları ve otomatik yenileme özellikleri arasında gezinmek, özellikle maliyetler arttıkça ve pazara daha fazla araç girdikçe zor olabilir. SaaS satıcıları piyasa koşulları, özellik yükseltmeleri ve hizmet ayarlamaları nedeniyle fiyatlandırmayı sık sık değiştirmektedir.

Sorun şu ki, SaaS ekosisteminde beklenmedik fiyat artışları ve otomatik yenileme maddeleri, aktif bir şekilde yönetilmediği takdirde bütçeyi zorlayabilir. Mevcut sözleşmelerin düzenli olarak gözden geçirilmesi ve SaaS aboneliklerinin fiyatlandırmasındaki değişikliklerin sürekli olarak takip edilmesi, zaman içinde kontrol edilemeyen bütçe artışının üstesinden gelinmesine yardımcı olacaktır. 

Temel olarak etkili sözleşme yönetimi, her bir aboneliğin veya lisansın baştan sona aktif olarak izlenmesini, beklenmedik yenilemelerin ve maliyet aşımlarının en aza indirilmesini gerektirir.

Sözleşme yönetimi karmaşık ve yoğun kaynak gerektiren bir süreçtir ve genellikle sözleşmelerin hazırlanmasından performansın izlenmesine ve yenilemelerin denetlenmesine kadar her aşamayla ilgilenecek özel bir ekip gerektirir. 

Daha büyük işletmelerde bu, uyumluluğu sürdürmeye, önemli tarihleri takip etmeye ve uygun koşulları müzakere etmeye odaklanan bütün bir departman anlamına gelebilir. Ancak, küçük ve orta ölçekli işletmeler genellikle böyle özel bir gözetim için gerekli kaynaklardan yoksundur.

İşte bu noktada SaaS yönetim platformları çok değerli hale geliyor. Sözleşme yönetiminin birçok aşamasını otomatikleştiren bu platformlar, küçük ekiplerin özel personel için ek harcama yapmadan yazılım yatırımları üzerinde kontrol sahibi olmalarına yardımcı olur. 

Örneğin, Spendbase gibi platformlar aşağıdakilere yardımcı olur saas harcamalarinizi anali̇z edi̇notomatik yenileme uyarılarını, kullanım takibini destekler ve işletmelerin yoğun manuel müdahale olmadan sözleşmeleri etkili bir şekilde yönetmesine olanak tanır. Otomatik yenileme süreçleri sayesinde küçük işletmeler sürpriz masraflardan kaçınabilir ve satıcı ilişkilerini tek bir arayüzde basitleştirebilir.

Sorunsuz sözleşme yönetimi için bir yenileme takvimi oluşturma

Sözleşme yönetimine ek olarak, işletmeler fiyatlandırma değişikliklerini takip edebilir ve otomatik yenileme takvimi aracılığıyla hangi aboneliklerin korunacağına, yeniden müzakere edileceğine veya iptal edileceğine proaktif olarak karar verebilir. 

Bu takvim yenileme tarihlerini merkezileştirir, süresi dolan sözleşmeler için uyarılar sağlar ve finans ekiplerinin yaklaşan yenilemeler için önceden bütçe yapmasına olanak tanır. Spendbase b2b saas aboneli̇k yöneti̇mi̇ yenileme tarihlerini, abonelik maliyetlerini ve kullanım bilgilerini tek bir görünümde birleştirerek bu süreci daha da sorunsuz hale getirir.

Spendbase ile yazılım yenileme yönetimiekipler tüm yenileme tarihlerini, abonelik maliyetlerini ve kullanım oranlarını tek bir yerde görüntüleyebilir. "Son yenileme" göstergesi, otomatik yenilemeden önce gereksiz aboneliklerin iptal edilmesine yardımcı olur.

QuickBooks gibi platformlarla entegrasyon, geçmiş harcama verilerini doğrudan yenileme takvimine çekerek bütçe tahminini basitleştirir ve şirketlerin kaynakları etkili bir şekilde tahsis etmesine yardımcı olur. 

Otomatik hatırlatıcılar, işletmelerin yaklaşan yenilemeler hakkında zamanında uyarılar almasını sağlar. Aylık, üç aylık ve süresi dolan sözleşmeler için bildirimler, gerektiğinde şartların gözden geçirilmesine veya yeniden müzakere edilmesine yardımcı olur.

Son olarak, yenileme widget'ı yaklaşan SaaS harcamalarının net bir aylık dökümünü sunarak finans ekiplerinin fonları etkili bir şekilde tahsis etmesini ve yıl boyunca düzenli kalmasını sağlar.