Verimli SaaS tedariki:
Finans ve BT ekipleri için temel stratejiler

SaaS harcamalarınız beklenenden daha mı hızlı artıyor? Satın alma sürecinizi yeniden düşünmek için doğru zaman olabilir. 

Yapılandırılmış bir strateji olmadan yazılım satın alımlarını yönetmek kaotik bir hal alabilir ve bütçe aşımlarına, mükerrer aboneliklere ve uyum sorunlarına yol açabilir.

SaaS tedariki, yazılım satın almaktan çok daha fazlasıdır. İş hedeflerinizle uyumlu stratejik seçimler yapmakla ilgilidir. Net bir süreç olmadan, değer katmayan araçlara aşırı harcama yapma veya sözleşmeleri verimli bir şekilde yönetememe riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

SaaS tedarikini bütçeniz ve yatırım getiriniz için neyin gerekli kıldığını ve daha iyi sonuçlar için bunu nasıl düzene koyabileceğinizi inceleyelim.

SaaS tedariki nedir?

SaaS tedariki, bir işletme için abonelik tabanlı bulut yazılımı (Hizmet Olarak Yazılım) edinme ve yönetme sürecini ifade eder. 

Tek seferlik lisans satın aldığınız eski usul yazılım tedarikinin aksine SaaS, devam eden sözleşmeleri ve abonelikleri içerir. SaaS tedarikindeki temel görevler genellikle doğru yazılımı seçmeyi, sözleşmeleri yönetmeyi ve yenilemeleri takip etmeyi içerir.

Birçok tanım SaaS tedarikini hem maliyet tasarrufu sağlayan hem de verimliliği artıran bir araç olarak öne çıkarmaktadır. Ancak daha kapsamlı bir tanım yapabilmek için stratejik değerine odaklanmamız gerekiyor. 

SaaS tedariki yazılım alımını merkezileştirir, fazlalıkları önler ve departmanlar arasında uyumluluk sağlar. Bu, farklı ekiplerin bağımsız olarak yazılım satın aldığı, mükerrer aboneliklere ve güvenlik risklerine yol açan merkezi olmayan modellerle tezat oluşturmaktadır.

100'den fazla çalışanı olan bir şirket örneğini ele alalım. Böyle bir işletmede, yapılandırılmış bir satın alma süreci olmadan, farklı departmanlar genellikle aynı araçları satın alır. Bu da birden fazla abonelik için boşa harcanan fonların yanı sıra yönetilmeyen yazılım erişimi nedeniyle artan siber güvenlik riskleriyle sonuçlanır.

Bir SaaS tedarik süreci uygulamak bu sorunları hafifletir. Uygulamaya geçildiğinde, işletmeler yazılım kullanımı üzerinde tam kontrol sahibi olur, sözleşme yönetimini kolaylaştırır ve hangi araçların şirkete gerçekten fayda sağladığı konusunda bilinçli kararlar verir.

SaaS tedariki nasıl farklıdır?

SaaS tedariki, geleneksel tedarik modellerine kıyasla benzersiz zorluklar ve avantajlar sunar. Tedarikin fiziksel mallar veya tek seferlik yazılım alımları etrafında döndüğü sektörlerin aksine, SaaS bir abonelik modeli üzerinde çalışır ve sürekli satıcı ilişkileri gerektirir. 

Özellikle küçük işletmelerin bu farklılıkları dikkatle değerlendirmeleri gerekmektedir.

Geleneksel satın almada işletmeler genellikle toplu alımlarla veya yıllarca süren sabit sözleşmelerle uğraşır. SaaS ile, genellikle farklı yenileme tarihlerine sahip birden fazla kısa vadeli sözleşmeyi yönetirsiniz.

Ayrıca SaaS sağlayıcıları esnek fiyatlandırma modelleri sunar. Daha aktif bir sözleşme yönetimi gerektirir. Küçük işletmeler, aboneliklerinden hala değer elde edip etmediklerini veya ölçek büyütme ya da küçültme zamanının gelip gelmediğini düzenli olarak değerlendirmelidir.

Mevcut sistemlerle entegrasyon bir diğer önemli faktördür. Birçok küçük işletme muhasebe veya ERP sistemlerine güvenir ve SaaS tedarik çözümlerinin bu mimariye uyması gerekir.

SaaS satın alma araçları iyi entegre olmazlarsa, finans ve BT ekipleri için ek iş yaratarak maliyetlerin ve kullanımın izlenmesini daha karmaşık hale getirirler.

Birden fazla SaaS aracı kullanan şirketlerin bilgi silolarından kaçınmak için veri yönetimlerini merkezileştirmeleri gerekir. Bunu yapmadıkları takdirde verimsizlikler ve doğru verilere dayalı stratejik kararlar almada zorluklar kaçınılmazdır.

Kısacası, SaaS tedariki sürekli gözetim, esneklik ve etkin tedarikçi yönetimi gerektirir. Adresleme ile tedari̇k zorluklariküçük işletmeler gereksiz maliyetlerden kaçınabilir ve yazılım araçlarının büyümeleriyle uyumunu garanti altına alabilir.

Yaygın SaaS tedarik hataları

SaaS tedariki dinamik bir süreçtir ve birçok işletme gereksiz maliyetlere ve verimsizliklere yol açan tekrarlayan hatalar yapar. İşte en yaygın sorunlardan bazıları:

• Görünürlük eksikliği. İşletmeler, yazılım kullanımlarını kontrol etmezlerse genellikle kullanılmayan veya az kullanılan abonelikler için fazla ödeme yaparlar. Satın alma sürecini başından sonuna kadar takip etmek ve her satın almanın gerçek iş ihtiyaçlarıyla uyumlu olup olmadığını kontrol etmek çok önemlidir. Bu zorluğun üstesinden nasıl gelineceği hakkında daha fazla bilgi edinmek için aşağıdaki kılavuzumuza göz atın tedari̇k görünürlüğü.
• Kontrolsüz yazılım yayılımı. İşletmeler büyüdükçe, çoğu benzer amaçlara hizmet eden birden fazla SaaS aracı biriktirirler. Bu da mükerrer aboneliklere ve daha yüksek maliyetlere yol açar. Düzenli denetimler yardımcı olabilir SaaS yayılmasını durdurun.
• Yenilemelerin yönetilememesi. İşletmeler yazılıma hala ihtiyaç duyup duymadıklarını değerlendirmeyi unuturlarsa otomatik yenilemeler maliyetli olabilir. İşletmeler sözleşmelerini aktif olarak yönetmeli ve yaklaşan yenilemeler için uyarılar ayarlayın başka bir abonelik döngüsüne geçmeden önce yazılım ihtiyaçlarını yeniden değerlendirmek için.
• Kötü sözleşme yönetimi. Pek çok şirket, aşağıdaki hususların önemine dikkat etmemektedir sözleşme görüşmeleri ve yönetim. Hacim indirimlerini kaçırmak veya sözleşme şartlarını yeniden müzakere etmemek, hizmetler için gereğinden fazla ödeme yapılmasına neden olabilir.

Doğru yapılan SaaS tedarikinin faydaları

Etkili SaaS tedariki, bir şirketin kar hanesini önemli ölçüde etkileyen çok sayıda avantaj sağlar. 

Temel faydalardan biri maliyet kontrolüdür. Ortalama olarak, SaaS yazılım harcamalarının 30%'si bir şirkette kullanılmaz veya boşa harcanır. Ancak durum böyle olmak zorunda değildir.

SaaS harcama yönetimi yazılımı, işletmelerin SaaS portföy maliyetlerini kontrol etmek ve etkili maliyet optimizasyonu taktikleriyle SaaS uygulamalarının değerini en üst düzeye çıkarmak için izledikleri yaklaşımlardan biridir. Doğru yönetim, şirketlerin bu tür israflardan kaçınmasına yardımcı olur ve her aracın amacına hizmet etmesini garanti eder.

Bir diğer önemli fayda ise iGeliştirilmiş görünürlük. Şirketler SaaS tedariklerini organize ettiklerinde, yönetimi merkezileştirir ve yazılım silolarından kaçınırlar. 

SaaS satın alma araçları kuruluşların aboneliklerini ne kadar ödediklerine kıyasla ne kadar kullandıklarını analiz etmelerine yardımcı olur. Gerçekten ihtiyaç duymadıkları şeyler için nerede ödeme yaptıklarını tespit edebilirler, böylece kaynaklarını daha iyi kullanabilirler.

Satıcı yönetimi de kolaylaşır. Net bir satın alma süreci ile işletmeler satıcılarla daha iyi koşullar için pazarlık yapabilir. Bu, uzun vadeli sözleşmeler için indirimleri veya abonelik katmanlarının gerçek kullanıma göre ayarlanmasını içerebilir.

Satın alma ekipleri tüm yazılımları takip edip yönettiğinde veri güvenliği artar. Bu, araçların hassas bilgilerin korunması için gerekli olan GDPR gibi uyumluluk standartlarını karşılamasını sağlar. Yazılım kullanımının takip edilmesi, yönetilmeyen uygulamalarla ilişkili güvenlik risklerinin önlenmesine de yardımcı olur.

Son olarak, etkili SaaS tedariki inovasyonu teşvik eder. Araçlar iyi entegre edildiğinde ve stratejik olarak seçildiğinde, işletmeler bütçe veya güvenlik sorunları hakkında endişelenmeden yeni yazılımları deneyebilir. Bu esneklik büyümeyi destekler ve ekiplerin uzun vadeli başarı sağlayan araçları benimsemesine yardımcı olur.

Akıllı bir SaaS tedarik süreci nasıl oluşturulur?

Bir SaaS tedarik süreci, yeni bir SaaS ürününün tedarik edilmesiyle ilgili her şeyi içerir. Yazılımınızı verimli bir şekilde yönetmek için bu süreci doğru bir şekilde kurmak çok önemlidir. 

Yazılım satın alımlarını, yenilemelerini ve kullanımını takip etmek için elektronik tablolara güvenmek, işletmeniz büyüdükçe artık pratik değildir. Bu durum özellikle hızla ölçeklenen küçük işletmeler için geçerlidir.

SaaS yığınınız üzerinde tam görünürlük ve kontrol elde etmek için, bu süreçteki önemli adımları otomatikleştiren özel satın alma araçlarına ihtiyacınız vardır.

Bu araçlar talep işlemlerini, onayları ve yenilemeleri otomatikleştirirken tüm satın alma verilerini merkezileştirerek size harcamaların net bir görünümünü sunar.

SaaS satın alma yazılımı nedir?

SaaS tedarik yazılımı, bulut tabanlı yazılım aboneliklerinin edinilmesini ve yönetilmesini otomatikleştirmek ve kolaylaştırmak içindir. Aşağıdaki gibi çözümleri göz önünde bulundurmalısınız Alımdan tedarike (I2P) ve tedarikten ödemeye (P2P)tedarikin farklı aşamalarını kapsar. 

I2P çözümleri tedarik talebi onay akışlarını düzenlemeye odaklanırken, P2P çözümleri satın alma aşamasını kapsar.

Bu araçların ne işe yaradığı ve ne kadara mal olduğu hakkında daha iyi bir fikir edinmek için en iyiler listesine göz atın KOBİ'ler için satın alma araçları.

Doğru satın alma aracına yatırım yapmak, özellikle verimli bir şekilde ölçeklendirmek isteyen küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ'ler) için önemli zaman ve maliyet tasarrufu sağlayabilir.