SaaS yenileme en iyi uygulamaları:
elektronik tablolardan kurtulun ve tasarruf edin

SaaS pazarının her yıl büyümesiyle birlikte, işletmeler her zamankinden daha fazla zaman tasarrufu ve bütçeleme aracından faydalanıyor. Bu harika, ancak her zaman kazan-kazan değil. 

Ortalama bir şirket israf ediyor 51% lisans ve yıllık $18 milyon kontrol edilmemiş yazılımda. Bu nasıl oluyor?

• Her yeni uygulama, yönetilmesi gereken bir abonelik planıyla birlikte gelir. Bu da çoğu orta ölçekli kuruluş için takip edilmesi gereken en az 50 farklı tarih ve yenileme prosedürü anlamına geliyor. 
• Birçok işletme, uygulama abonelikleriyle ilgili bilgileri toplamak için hala elektronik tablolara güveniyor. Bu tür uygulamalar insan hatasına ve karışıklığa meyillidir. Ayrıca yenileme hatırlatıcıları ayarlayamıyorlar, bu da yenilemeden günler önce son dakika paniğine ve hatta son teslim tarihlerinin kaçırılmasına neden oluyor. 
• Yeterli dahili SaaS denetiminin olmaması, etkisiz uygulamalar için boşa harcanan paranın fark edilmemesi anlamına gelir. 
• Otomatik uygulama yenilemeleri, uzun yenileme süreçlerinde 'zaman kazandırıyor' gibi görünerek mükemmel bir kılık değiştirir. Aslında otomatik yenileme, fırsatların, indirimlerin ve tasarrufların kaybolmasına neden olur. 

Bu size tanıdık geliyorsa, doğru yerdesiniz. 

Etkili bir SaaS yenileme süreci, finansal performansınızın zarar görmemesini sağlayacaktır. Birçok şirket her gün önemli tasarruflar sağlıyor. 

Örneğin, 650'den fazla çalışanı olan orta ölçekli bir işletme yazılım tasarrufu En iyi yenileme uygulamalarını kullanarak $128.000'in üzerinde. 

50'den fazla çalışanı olan küçük ölçekli bir işletme kazandı 45-50% indirimleri dört SaaS uygulaması için en iyi yenileme uygulamalarını kullandılar. Ayrıca bu süreçte kazandıkları zamanı da kutladılar. 

Aşağıdaki en iyi SaaS yenileme uygulamaları ile tasarruf ve iş başarısı elde edilebilir. 

Sorunsuz abonelik yenileme için altı temel unsur vardır. 

1. Merkezi bir SaaS yönetim platformu

Bu elektronik tabloları çöp kutusuna sürükleyin ve güvensiz, yararsız, kafa karıştırıcı bir sisteme el sallayın. 

BT ekibinin rahat bir nefes aldığını şimdiden duyabiliyoruz...

Peki SaaS aboneliklerinizi takip etmek için elektronik tablolar yerine ne kullanıyorsunuz? 

A SaaS yönetim platformu tüm uygulamalarınızı tek bir yerden görmenizi sağlar. Yazılım verilerinizi konsolide ederek, yenileme veya denetim zamanı geldiğinde ihtiyacınız olan tüm sözleşme verilerini bulmayı ve almayı kolaylaştırırsınız. 

Yenilemelere ve abonelik son tarihlerine genel bir bakış gibi özellikler, büyük resmin çok ihtiyaç duyulan bir özetini sağlar. 

BT ekipleri, bazı kuruluşlarda çok az çalışan girdisi ile birden fazla uygulamayı denetleyerek kendilerini izole edilmiş hissedebilirler. Merkezi bir platform, BT ile diğer departmanlar arasındaki boşluğu ortadan kaldırır. Abonelik yenileme, bir departmanın bir aboneliği yenileyip yenilememe konusunda 'en iyi tahmin' yapması yerine uygulama kullanıcıları, BT ekibi ve finans departmanı arasında ortak bir sorumluluk haline gelir. 

Merkezi bir yönetim platformu, çalışanların yetkileri olmadan uygulamalara abone olma riskini de ortadan kaldırır. Gölge BT olarak bilinen bu sinir bozucu uygulama, yaklaşık olarak 11% ve şirketinizdeki siber olayların 30-40% bir şirketin harcamalarının. 

Gizli uygulamalar bütçeyi tüketir, ancak etkili bir SaaS yönetim platformu tüm abonelikleri ön plana çıkarır. 

Düzgün, verimli ve büyük bir para tasarrufu sağlıyor. 

Merkezi bir SaaS yönetim platformu ile başarılı bir SaaS yenileme sistemine doğru ilk adımı attıktan sonra, her bir uygulamanın sahipliğinden kimin sorumlu olduğunu düşünmelisiniz. 

2. Tanımlanmış sahiplik

Hiç şirket uygulamaları listenize baktınız ve düşündünüz mü - Bu satın almayı kim yaptı? Bu uygulamayı gerçekten kim kullanıyor? Yalnız değilsiniz. 

BT ekiplerinin SaaS araç kullanımını ve yenilemelerini gözden geçirme zamanı geldiğinde sahipleri ve kullanıcıları manuel olarak araması zahmetli ve verimsizdir. 

Kritik olarak, sahiplik ve kullanım konusunda netlik olmaması, uygulama yatırım getirisi hakkında belirsiz raporlara yol açmaktadır. Bu karışıklık, paranın artık kurumun en iyi sonuçlarını elde etmeyen uygulamalar için boşa harcanması gibi önemli bir risk oluşturmaktadır. 

Etkili bir SaaS yönetim aracı lisansların çalışanlara atanmasını ve amaca uygun kullanılmasını sağlayabilir. Uygulama kullanımına ilişkin doğru verilerle, verimliliği optimize etmek için ekipler arasında yazılımı yeniden dağıtabilirsiniz. 

SaaS'ın yenilenmesi söz konusu olduğunda hesap verebilirlik kritik önem taşır. Her abonelik için bir irtibat kişisi atayarak, yenileme kararları almak ve aracın şirket için değerini değerlendirmek için doğru kullanım ve uygulama analizi kullanılabilir. 

SaaS yönetim aracının ilk kurulumundan ve uygulamaların sahiplenilmesinden sonra, şirketiniz kısa süre içinde verimlilikte bir artış olduğunu fark edecektir. Bir sonraki adımınız sizi daha da zaman zengini hissettirecek. 

3. 90 günlük bir yenileme planı

Sürpriz bir hediye mi? Harika! Yılın büyük bir bölümünde sisteminizde kullanılmadan duran bir uygulama için sürpriz bir fatura mı? Çok daha az hoş karşılanır. 

Abonelik yenileme sürecini sözleşmenin sona ermesinden en az üç ay önce başlatmak için bir iç politika oluşturmak çok önemlidir. Her aşamada bilinçli finansal kararlar için 90 günlük net bir SaaS yenileme planı çok yardımcı olacaktır.

90 günlük bir yenileme planı, size kullanım ve yatırım getirisinin derinlemesine bir analizini yapmak ve gerekirse çalışan geri bildirim anketleri düzenlemek için yeterli zaman verecektir. Geri bildiriminiz ve analiziniz, aboneliğinizde herhangi bir değişiklik yapmanız gerekip gerekmediğini belirlemenize yardımcı olacaktır. Gerekli lisans sayısını ve abonelik katmanlarını yeniden değerlendirebilir ve hatta uygulamanın kendisinin hala amaca uygun olup olmadığını düşünebilirsiniz. 

Zaman sizin tarafınızda olduğunda, daha da fazlasını elde edebilirsiniz. SaaS tedarikçileriyle görüşmeler sırasında kontrolün sizde olduğunu hissedecek ve daha iyi bir anlaşma yapmak, daha iyi bir plana geçmek veya alternatif çözümler keşfetmek için daha fazla kaldıraca sahip olacaksınız. 

Planlama, SaaS yenileme süreci için iyi hazırlanmış olmanızı ve bilinçli finansal kararlar alabilmenizi sağlar. Her karar şirket tasarrufuna ve nihayetinde başarıya katkıda bulunur. 

Başarılı bir şirket genellikle yoğun bir şirkettir. Ne yazık ki yüksek iş yükü en iyi yapılmış planları bile etkileyebilir. SaaS yenilemesi için bir sonraki faktör, hatırlanması gereken başka bir şeye sahip olma baskısını ortadan kaldırır. 

4. Takvim hatırlatıcıları

Eğer plan unutulursa, plan yapmanın bir anlamı kalmaz. 

Unutulan bir plan otomatik yenilemeye yol açabilir. Şirketinizin bütçesinden bir parça daha çalınması SaaS uygulaması için bir kazanç olabilir, ancak işletmeniz için kaçırılmış büyük bir fırsattır. Otomatik yenilemeler, SaaS uygulamaları kullanan işletmelerde harcama artışlarının en önemli nedenlerinden biridir. 

İşte bu yüzden hatırlatıcılar ve takvimler hayati önem taşır. 

Hatta üretebilirsiniz ücretsiz QR kodları önemli tarihler ve son tarihler için. Bu QR kodlarının çalışan cihazlarında taranması, herkesin yaklaşan yenilemeleri takip etmesini kolaylaştırarak kritik hatırlatmaların kaçırılmamasını sağlayabilir

Önemli tarihlerinizi bir bakışta görmek için bir yenileme takvimi oluşturun ve SaaS yenileme kilometre taşlarınızı karşıladığınızdan emin olmak için satın aldıktan sonra hatırlatıcılar ekleyin. 

Erken bir hatırlatma, ekibinizin diğer ekiplerle görüşmelere başlamasına yardımcı olur ve harekete geçmeye teşvik eder. Hatırlatmalar göz ardı edilirse, abonelik yenileme son tarihi yaklaştıkça aciliyeti artırmak için daha kıdemli çalışanlara iletilebilir. 

Yenileme takvimi oluşturmak için harcadığınız el emeğinden tasarruf etmek için SaaS yönetim platformu yenileme tarihlerini, kullanım durumunu ve abonelik maliyetlerini tek bir merkezi konumda görüntüler. 

Daha da iyisi, yenilemelerinizin aylık görsel dökümünü içeren araçlar kolayca hazırlanmanıza ve bütçe yapmanıza yardımcı olur. 

Bu aşamada, SaaS yığınınıza ilişkin mükemmel bir görsel genel bakışa sahipsiniz ve abonelikleriniz üzerinde çok daha fazla kontrol sahibi oldunuz. Ancak bir sonraki adım, maliyet optimizasyonu için stratejik kararlar almada kritik bir faktördür. 

5. SaaS aboneliklerinin analizi

Merkezi platformunuz, atanmış abonelik sahipliğiniz ve 90 günlük bir planınız var. Bir aboneliğin yenilenmesi gerektiğine dair ilk hatırlatıcıyı aldığınızda ne yaparsınız? 

Bir SaaS aboneliğinin yenilenme zamanı geldiğinde, uygulamanın kapsamlı bir etki analizinden geçmesi gerekir. Denetim, zaman, para ve verimliliğin göz önünde bulundurulmasını sağlayan kapsamlı bir yaklaşım gerektirir. 

Her bir uygulamayı ziyaret edip tek tek kullanım verilerini inceleyebilirsiniz, ancak uygulama kullanımını manuel olarak incelemek inanılmaz derecede zaman alıcıdır. 

Etkili bir SaaS yönetim platformu, hangi çalışanların hangi uygulamayı ne kadar kullandığını görmenizi sağlayacaktır. 

Bazı abonelik yönetim platformları bir SaaS denetimi dijital ekosisteminizi optimize etmek için. Kaliteli bir denetim, kimlik sağlayıcınızı yönetim platformuna bağlar ve çalışanların kurumsal e-postaları aracılığıyla eriştikleri tüm SaaS araçlarının bir listesini ortaya çıkarır. 

Bir denetim ortaya çıkarabilir: 

• Hangi SaaS araçları kullanılıyor
• Aracı kim kullanıyor
• Kullanım sıklığı
• Son giriş bilgileri 

Bu gerçek zamanlı lisans takibi, kuruluşun gerçek ihtiyaçlarını ortaya çıkarır ve uygulamanın genel değerinin bir resmini oluşturur. 

Örneğin, üç üretkenlik aracı kullanan bir kuruluş düşünün. Şimdi, bu uygulamalardan birinin sadece bir avuç çalışan tarafından birkaç ayda bir kullanıldığını düşünün. Bu arada, çalışanların 75%'si diğer ikisini günlük olarak kullanıyor ve son giriş bugün yapılmış. Hangi uygulamanın gerekli olmadığı ve daha çok mali bir yük haline geldiği açıktır. 

Kapsamlı analiziniz, SaaS yenileme sürecinin son aşaması olan baş ağrısız müzakere için sizi iyi bir şekilde donatacaktır.

6. Bir maliyet optimizasyon fırsatı 

Müzakereler, son yenileme tarihinden günler önce, satıcının tartışmayı kendi satış hedefleri doğrultusunda yönlendirdiği hızlı anlaşmalar olmamalıdır. 

Müzakereler maliyet optimizasyonu için bir fırsattır. 

Uygulama abonelik kullanımınızı ve yatırım getirinizi planlayıp analiz ettikten sonra, yenileme görüşmenize stratejik bir genel bakışla varacaksınız. Şimdi, görüşmeyi kuruluşunuz için en faydalı olacağını bildiğiniz şeye doğru yönlendireceksiniz. 

Seçeneklerden biri indirim veya özel şartlar talep etmektir. Örneğin, şirketiniz için açıkça ihtiyaçlarınıza göre uyarlanmış özel bir paket isteyebilirsiniz. Karar verme sürecinizi desteklemek için bazı SaaS abonelik yönetimi platformları şunları sağlar fi̇yatlandirma i̇çgörüleri̇ uygulamaların artılarını ve eksilerini vurgulamaktadır. Bunlar, seçtiğiniz yazılım hakkında bilgi toplamak ve ileride ani maliyet artışları gibi finansal sürprizler yaşanmamasını sağlamak için paha biçilmez kaynaklardır. 

Satıcılara sadık, uzun vadeli ve güvenilir bir müşteri olduğunuzu ve hizmetlerini kullanmaya devam etmek istediğinizi hatırlatmak da yararlıdır. 

Alternatif olarak, SaaS aboneliğinizi tamamen sonlandırmak gibi zor bir karar vermeniz gerekebilir. Ama bu gerçekten zor bir karar mı? Artık SaaS araçlarınızın kuruluşunuz için değeri nasıl en üst düzeye çıkardığına dair derinlemesine bir anlayışa sahip olduğunuza göre, düşük performans gösteren uygulamaları ayıklamak kolay ve akıllıca bir seçim haline gelir. 

Ancak gerçekte, müzakere görüşmenizde satıcının yenileme konusunda bir miktar baskı yapması gerekebilir. Ne de olsa yapmaları gereken bir iş var. 

Neyse ki, bu yenileme müzakeresi görüşmelerinden tamamen kaçınabilirsiniz. En beğenilen SaaS yenileme yönetimi platformları şunları kullanır uzman satici müzakereci̇leri̇ Yazılımdan tasarruf etmek ve kuruluşunuz için finansal kazançlar sağlamak için her fırsatı tespit eden. Uzman müzakereciler şunlardan yararlanır özel i̇ndi̇ri̇mler ve şirketiniz için önemli tasarruflar sağlayabilir.