SaaS harcama optimizasyonunda uzmanlaşın
ve yazılımdan büyük tasarruf edin

Ekibinizin neredeyse hiç kullanmadığı uygulamalara binlerce dolar harcadığınızı düşünün. Saçma mı? SaaS uygulama yönetimi ile boğuşan sayısız şirket için bu bir gerçek. 

Gerçek şu ki SaaS uygulamaları işimizi geliştirdi, ancak aynı zamanda gereksiz harcamaların da önünü açtı. Peki ya SaaS yazılım maliyetlerinizi bütçenizde bir yük olmaktan çıkarıp iyi yağlanmış bir verimlilik ve değer makinesine dönüştürebilseydiniz? 

Bu kılavuz sadece maliyetleri düşürmekle ilgili değildir. Bu, kuruluşunuzu daha akıllı, daha stratejik kararlar alması için güçlendirmekle ilgilidir. Tarafından SaaS harcamalarını optimize etmeSadece paradan tasarruf etmekle kalmaz, daha fazla çeviklik, inovasyon ve büyümenin önünü açarsınız. Hadi içeri dalalım.

SaaS harcama optimizasyonunun faydaları

SaaS artık bir modern i̇ş başarisinin temel taşiAncak yaygın olarak benimsenmesi, özellikle mali yönetimde yeni zorlukları da beraberinde getirmektedir.

Gelişmiş maliyet görünürlüğü

Düzinelerce, hatta yüzlerce SaaS abonelikleriharcamaları takip etmek ve bu harcamaların gerçekten haklı olup olmadığını değerlendirmek zor olabilir.

Gölge BT'nin Ortadan Kaldırılması

Ne yazık ki ortalama bir şirkette BT departmanları uygulamaların ve genel yazılım harcamalarının ancak üçte birini yönetebiliyor. Çalışanlar düzenli olarak BT'nin bilgisi veya onayı olmadan SaaS platformlarına abone olmakta, bu da gereksiz Saas yazılım yatırımlarına veya yetkisiz harcamalara yol açmaktadır.

Kullanılmayan veya az kullanılan lisansların belirlenmesi

Ortalama olarak, SaaS keşfi, şirketlerin SaaS lisanslarının yalnızca yarısını kullandığını ve geri kalanına dokunulmadığını gösteriyor; bu da boşa harcanan harcamaların optimizasyon sürecini gerektirdiği ve geride alakasız SaaS benimsemesi bırakmadığı açık bir alan. 

Fiyat artışlarının azaltılması

Buna göre SaaStr anketiSaaS şirketlerinin 73%'si 2024 yılında fiyatları artırmayı planladığından, bu değişiklikleri yakından izlemek hayati önem taşıyor. Fark edilmediği takdirde, bu fiyat artışları bütçenizi sessizce şişirebilir.

SaaS harcamalarını optimize etme bu zorluklarla doğrudan mücadele etmek, maliyet verimliliği sağlayan stratejiler uygulamak ve harcamaları iş hedefleriyle uyumlu hale getirmek anlamına gelir.

SaaS Harcamalarını optimize etmek için bir denetim gerçekleştirme

İlk adım SaaS harcamalarını optimize etme mevcut SaaS kullanımınız ve maliyetleriniz hakkında tam görünürlük elde etmektir. Bunun için şirketinizdeki tüm SaaS uygulamalarının kapsamlı bir denetiminin yapılması gerekir. İşte bunu nasıl yapacağınız:

Saas Kayıt Sistemi Oluşturun

Bir SaaS kayıt sistemi oluşturarak başlayın tüm abonelikler. Bu envanter hem şirket genelindeki araçları hem de departmanlara veya ekiplere özel araçları içermelidir. Yakalanacak önemli ayrıntılar şunları içerir:

• Uygulama Adı
• Satıcı
• Ruhsat Sayısı
• Aylık/Yıllık Maliyet
• Yenileme Tarihleri
• Atanmış Kullanıcılar/Ekipler
• Sözleşme Şartları

Bu bilgileri izlemek için elektronik tabloları kullanabilirsiniz, ancak aşağıdakileri kullanırsanız çok daha verimli olur SaaS yönetim araçlarıBunun için Spendbase gibi. Kullanımdaki veya saas harcamalarındaki değişiklikleri yansıtmak için envanteri düzenli olarak güncellediğinizden emin olun.

Gereksiz ve kullanılmayan uygulamaları belirleyin

Bir kez SaaS envanteri mevcutsa, yedekli veya gereksiz saas uygulamalarını belirlemek için analiz edin. Gereksiz araçlar benzer veya örtüşen işlevler sunarken, az kullanılan uygulamalar tam olarak kullanılmayan lisanslara sahip olanlardır.

Bu adımları göz önünde bulundurun:

• Anket Ekipleri: Aracın gerekli olup olmadığını veya daha iyi bir alternatif olup olmadığını belirlemek için ekiplere her bir uygulamayı kullanımlarını sorun.
• Kullanım Verilerini İnceleyin: Birçok SaaS platformları kullanım analizi sağlar. Nadiren kullanılan veya hiç kullanılmayan uygulamaları belirlemek için bu içgörüleri kullanın.
• Araçları Birleştirin: Mümkünse, birden fazla aracı benzer özellikler sunan tek bir uygulamada birleştirin.

Uygulama değerini değerlendirin

Tüm SaaS araçları eşit yaratılmamıştır. Her uygulamanın değerini işiniz üzerindeki etkisine göre değerlendirin. Aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

• İş Etkisi: Uygulama günlük operasyonlarınız için ne kadar kritik? Gelir yaratmaya veya maliyet tasarrufuna doğrudan katkıda bulunuyor mu?
• Kullanıcı Memnuniyeti: Çalışanlar araçtan memnun mu, yoksa hantal ve verimsiz mi buluyorlar?
• Alternatifler: Benzer işlevsellik sunan daha uygun maliyetli alternatifler var mı?

Bu değerlendirmeye dayanarak, hangi uygulamaların korunacağına, düşürüleceğine veya kaldırılacağına öncelik verin.

Saas Harcama Optimizasyonu için Stratejiler

Bir kez net bir anlayışa sahip olduğunuzda SaaS envanteri ve maliyetleri ile ilgili olarak, bir sonraki mantıklı adım, şirketinizle daha iyi koşullar için pazarlık yapmaktır. SaaS satıcıları. İşte bunu etkili bir şekilde nasıl yapacağınız:

SaaS'ınızı optimize edin satın alma gücü aracılığıyla

Şirketiniz uzun süreli bir müşteriyse veya bir satıcıda birden fazla lisansınız varsa, bunu avantajınıza kullanın. Satıcılar sadakate ve hacme değer verirler - genellikle aşağıdakiler için indirim sunmaya isteklidirler değerli müşterileri elde tutmak. Daha iyi bir anlaşma istemekten korkmayın.

Çok yıllı sözleşmelerle tasarrufları kilitleyin

Belirli bir konuda kendinize güveniyorsanız SaaS aracı uzun vadede önemli olacağından, çok yıllı bir sözleşme için pazarlık yapmayı düşünün. Satıcılar genellikle daha uzun süreli taahhütler için indirimler sunarak daha düşük ücretleri sabitlemenize ve zaman içinde tasarruf etmenize olanak tanır. SaaS sözleşmelerini müzakere etmek, özellikle bir süredir kullandığınız mevcut Saas çözümleri için etkili bir şekilde harcama yapmanıza da olanak tanır.

Daha büyük indirimler için ürünleri paketleyin

Bir satıcı şirketinizin kullandığı birden fazla ürün sunuyorsa, bunları tek bir sözleşmede bir araya getirmeyi keşfedin. Her bir ürünün ayrı ayrı satın alınmasına kıyasla paket halinde satın alma genellikle daha düşük toplam maliyetlerle sonuçlanır. Ayrıca, satıcı yönetimini basitleştirir. Saas satın alma stratejileri aşağıdaki gibi kapsamlı SaaS yazılımları almanızı sağlar İndirim için Hubspot.

Müzakerelerinizi akıllıca zamanlayın

Zamanlama her şeydir. Sözleşmeleri satıcının mali çeyreğinin veya yılının sonunda müzakere etmeyi hedefleyin. Satıcılar, satış hedeflerini tutturmaya çalıştıkları için bu dönemlerde indirim sunma konusunda genellikle daha motive olurlar.

İnceleyin sözleşme şartları

Yeni sözleşmeleri yenilemeden veya imzalamadan önce şartları ince eleyip sık dokuyarak gözden geçirin. Otomatik fiyat artışlarına veya çıkarlarınıza hizmet etmeyebilecek maddelere dikkat edin. Esneklik için pazarlık yapın - ihtiyaçlarınız değiştikçe lisans sayısını ayarlayabileceğinizden emin olun.

Uygulama SaaS yönetimi platform

SaaS harcamalarını yönetme özellikle büyük kuruluşlarda manuel olarak yapılması sadece zaman alıcı değil, aynı zamanda hatalara da açıktır. SaaS harcama yönetimi yazılımı bu sürecin çoğunu otomatikleştirerek daha kolay ve daha doğru hale getirebilir. İşte bu araçların nasıl yardımcı olabileceği.

Merkezi yönetim

SaaS harcama yönetimi platformları tüm SaaS aboneliklerinizi, maliyetlerinizi ve kullanım verilerinizi tek bir yerde görebileceğiniz merkezi bir gösterge tablosu sunar. Bu görünürlük, harcamaları optimize edebileceğiniz alanları hızla tespit etmenizi kolaylaştırır.

Otomatik li̇sans yöneti̇mi̇

Bu araçlar lisans kullanımını otomatik olarak izler ve lisanslar az kullanıldığında veya yenilenmeye yaklaştığında uyarılar gönderir. Bu şekilde, gereksiz maliyetler artmadan önce bunları ortadan kaldırmak için proaktif adımlar atabilirsiniz.

Maliyet tahsisi ve raporlama

Birçok SaaS harcama yönetimi araçları SaaS harcamalarını belirli departmanlara veya projelere atfetmenizi sağlayan maliyet tahsisi ve raporlama özelliklerini içerir. Bu özellik, bütçe planlaması ve SaaS harcamalarında hesap verebilirliğin sağlanması için çok önemlidir.

Sözleşme yönetimi

Bu platformlar aynı zamanda SaaS sözleşmelerini yönetmeyaklaşan yenilemeler konusunda sizi uyarır ve otomatik yenilemeler başlamadan önce şartları gözden geçirmenizi hatırlatır. Bu, beklenmedik maliyet artışlarından kaçınmanıza yardımcı olur ve sözleşmelerinizi her zaman takip etmenizi sağlar.

SaaS lisanslarının haklarının belirlenmesi

SaaS lisanslarının aşırı tedarik edilmesi, hızla gereksiz maliyetlere yol açabilen yaygın bir sorundur. SaaS lisanslarınızı doğru şekilde düzenlemek, lisans sayısını gerçek kullanımla uyumlu hale getirmek anlamına gelir. İşte bunu nasıl yapacağınız:

Analiz harcama ve kullanım desenleri

Ortalama bir şirket israf ediyor Yıllık $18 milyon kullanılmayan lisanslarda - bu rakam yıldan yıla 7% artmıştır. Lisansların nasıl kullanıldığını analiz etmek için SaaS denetim ve yönetim araçlarınızdan gelen verileri kullanın. Etkin olmayan veya az kullanılan lisansları belirleyin ve bunları azaltmayı veya yeniden tahsis etmeyi düşünün.

Kullanıcı tabanlı lisanslama uygulayın

Bazıları SaaS satıcıları yalnızca aktif kullanıcılar için ödeme yapmanıza olanak tanıyan kullanıcı tabanlı lisanslama modelleri sunar. Bu seçenek mevcutsa, etkin olmayan lisanslarla ilişkili maliyetleri azaltmak için geçiş yapmayı düşünün. Saas kullanımını istediğiniz zaman izleyin. 

Düzenli lisans incelemeleri gerçekleştirin

SaaS lisanslarını gözden geçirmek için düzenli bir program oluşturun - üç ayda bir veya iki yılda bir. SaaS satıcı harcama yönetimi lisans tahsisinin kuruluşunuzun ihtiyaçlarıyla uyumlu kalmasını ve personel veya iş akışlarındaki değişikliklerin hesaba katılmasını sağlar.

Sorumlu SaaS yönetişimini teşvik etmek

Çalışanları maliyetler konusunda eğitin

Çalışanların SaaS araçlarıyla ilişkili maliyetleri ve gereksiz harcamaların şirket bütçesini nasıl etkilediğini anladığından emin olun. Çalışanlar finansal sonuçların farkında olduklarında, SaaS araçlarını sorumlu bir şekilde kullanma olasılıkları daha yüksektir.

SaaS harcama yönetimi ve onay süreci

Yeni SaaS satın alımları için BT, finans ve ilgili departman yöneticilerinin dahil olduğu net bir satın alma süreci oluşturun. Bu, yeni araçların teknoloji yığınınıza eklenmeden önce hem gerekli hem de uygun maliyetli olmasını sağlar.

Gölge BT için izleme

Gölge BT (çalışanların BT'nin bilgisi veya onayı olmadan SaaS araçlarına abone olması), özellikle uygulamalar standart satın alma protokollerinin dışında satın alındığında gereksiz harcamalara ve güvenlik risklerine yol açabilir. Yetkisiz kullanımları tespit etmek için Saas yönetim endeksi araçlarını kullanın yazılım abonelikleri ve bunları resmi onay sürecine dahil edin.

Araçların konsolidasyonunu teşvik edin

Ekipleri birleşmeye teşvik edin SaaS araçları mümkün olduğunda. Örneğin, birden fazla ekip benzer amaçlar için farklı araçlar kullanıyorsa, tek bir aracın tüm ekiplerin ihtiyaçlarını karşılayıp karşılayamayacağını araştırın. Bu yaklaşım fazlalığı azaltır ve maliyetleri düşürmeye yardımcı olur.

Gelecekteki SaaS ihtiyaçları için planlama

Kuruluşunuz büyüdükçe ve geliştikçe SaaS gereksinimleriniz de artacaktır. İleriyi planlamak, optimum harcamayı sürdürmenin anahtarıdır. İşte bir adım önde olmanın yolları:

SaaS kullanımını tahmin edin

Gelecek projelere, beklenen büyümeye ve iş akışlarındaki değişikliklere dayalı olarak gelecekteki SaaS ihtiyaçlarını tahmin etmek için departman yöneticileriyle işbirliği yapın. Bu proaktif yaklaşım, SaaS bütçenizi daha doğru planlamanıza ve beklenmedik harcamalardan kaçınmanıza yardımcı olur.

Pazar trendleri hakkında bilgi sahibi olun

Yeni ürünler, fiyat değişimleri ve satıcı konsolidasyonları da dahil olmak üzere SaaS pazarındaki trendleri takip edin. Bu trendleri anlamak, hangi araçlara yatırım yapacağınız ve yeni sözleşmeleri ne zaman müzakere edeceğiniz konusunda bilinçli kararlar almanızı sağlar.

Sözleşmelerinize esneklik katın

Sözleşmeleri müzakere edin İhtiyaçlarınız değiştikçe esneklik sağlayan, ister yukarı ister aşağı ölçeklendirilebilen. Bu, ihtiyacınız olandan daha fazla lisans için ödeme yapmak zorunda kalmamanızı veya yoğun dönemlerde daha yüksek maliyetle lisans eklemek için çabalamamanızı sağlar.

Ölçü SaaS optimizasyonu başarı

SaaS harcama optimizasyonu çabalarınızın karşılığını aldığınızdan emin olmak için başarıyı ölçmek çok önemlidir. İşte izlenecek temel ölçütler.

Maliyet tasarrufu

İster gereksiz araçları azaltarak, ister lisansların haklarını vererek veya daha iyi sözleşme koşulları için pazarlık yaparak olsun, optimizasyon çabalarınızla elde ettiğiniz toplam maliyet tasarrufunu hesaplayın. Bu rakam sizin başarı göstergenizdir.

Lisans kullanımı

Toplam lisanslara karşı aktif lisansların yüzdesini izleyin. Daha yüksek kullanım oranları, lisanslarınızın verimli bir şekilde kullanıldığı anlamına gelir ve yatırımlarınızdan en yüksek değeri elde etmenizi sağlar.

SaaS yatırımlarının yatırım getirisi

Her birinin yatırım getirisini değerlendirin SaaS aracı maliyetini, artan üretkenlik gibi sağladığı faydalarla karşılaştırarak değerlendirmelidir, gelir artışıveya maliyet tasarrufu. Bu, hangi araçların gerçekten yatırıma değer olduğunu belirlemenize yardımcı olur.

Çalışan memnuniyeti

Çalışanların kullanımdaki SaaS araçlarından memnuniyetini ölçün. Yüksek memnuniyet seviyeleri, araçların ihtiyaçları karşıladığını ve üretkenliklerine katkıda bulunduğunu gösterir - yatırımın devam etmesini haklı çıkaran temel faktörler.

SaaS Harcamalarınızı en iyi uygulamalarla optimize edin

SaaS harcamalarını optimize etmek tek seferlik bir iş değildir; sürekli izleme, analiz ve ayarlama gerektiren devamlı bir süreçtir. Bu kılavuzdaki stratejileri uygulayarak SaaS yatırımlarınızın değerini en üst düzeye çıkarırken gereksiz harcamaları da en aza indirebilirsiniz:

SaaS aboneliklerinizi düzenli olarak denetleyin

Az kullanılan veya gereksiz hizmetleri belirlemek için düzenli denetimler yapın. Bu, gereksiz yazılımların birleştirilmesi veya ortadan kaldırılması konusunda bilinçli kararlar almanızı sağlar ve bu da genel maliyetleri doğrudan azaltır.

SaaS tedariki ve yönetimi için net politikalar belirleyin

Tüm yazılım satın alımlarının gerekçelendirilmesini ve şirketinizin ihtiyaçlarıyla uyumlu olmasını sağlayan politikalar oluşturun ve uygulayın. Bu, savurgan harcamaları önlemeye yardımcı olur ve SaaS portföyünüzü şirketinizin ihtiyaçlarıyla uyumlu tutar. i̇ş hedefleri̇.

SaaS tedarikçileriyle etkili bir şekilde müzakere edin

SaaS tedarikçilerinizle fiyatlandırma kademeleri, hacim indirimleri ve uzun vadeli taahhütler hakkında anlamlı görüşmeler yapın. Etkili müzakereler önemli tasarruflar sağlayabilir.

SaaS yönetim araçlarına yatırım yapın

Yatırım yapmayı düşünün SaaS yönetim platformları veya maliyet optimizasyon araçlarını kullanarak yazılım harcamalarınıza ilişkin daha fazla görünürlük elde edebilirsiniz. Bu araçlar kullanımı izlemenize, lisansları yönetmenize ve maliyet tasarrufu yapabileceğiniz alanları belirlemenize yardımcı olabilir.

SaaS değerini en üst düzeye çıkarmak için ekibinizi eğitin

Ekibinizin kullanım konusunda iyi eğitimli olduğundan emin olun SaaS uygulamaları ve özelliklerini tam olarak anlar. Her aracın değerini en üst düzeye çıkarmak, bilgili kullanıcılarla başlar.

Özünde, aşağıdakilere yönelik proaktif bir yaklaşım SaaS harcama optimizasyonu sadece finansal yönetiminizi geliştirmekle kalmaz, aynı zamanda stratejik karar alma ve operasyonel verimliliği de destekler.