SaaS yayılımının üstesinden gelin:
Zorluklar ve üstesinden gelme yöntemleri

SaaS harcamalarının 30%'si boşa harcanıyor kullanılmayan abonelikler, gereksiz araçlarveya mükerrer lisanslar. Paranızı yakıyor da olabilirsiniz, aynı şey.

Sen Kaynakları tüketiyor, iş akışlarını karmaşıklaştırıyor, ve görünürlük eksikliğiniz sizin ve ekibinizin takılıp kalmasına neden oluyor.

Ne yapabilirsin ki?

Bu makalede, tam olarak şunları öğreneceksiniz SaaS yayılmasının ne olduğu, the itici güç olan temel faktörlerve ortaya çıkardığı en büyük zorluklar.

Ama endişelenmeyin-ayrıca şunları da öğreneceksiniz SaaS yayılmasının üstesinden gelmek için kanıtlanmış stratejiler ve paranızı ya da kaynaklarınızı bir daha asla boşa harcamamasını sağlayın.

SaaS yayılımı nedir?

İşletmeler kullandıkları SaaS uygulamalarının sayısını şu kadar artırdı 4% Yıllık bazda 93Okta'nın bir raporuna göre.

Sorun tüfek ama tam olarak nedir?

SaaS yayılımı bir kontrolsüz miktarda uygulama bir kuruluş içinde kullanılır. Tipik olarak BT veya yönetimden çok az gözetim ve bir dizi sorunla birlikte geliyor. 

Buna para ve kaynak israfı da dahildir. 

Neredeyse yarım SaaS lisanslarının çoğu kullanılmıyor ve 69% çalışanların her gün bir saatini uygulamalar arasında geçiş yaparak harcıyor.

SaaS yayılmasının nedenleri nelerdir?

Çoğu şirket, yayılmanın gelişmesi için mükemmel bir fırtınada faaliyet gösteriyor.

• Yeni SaaS uygulamalarına erişim kolay. Sorununuz için bir uygulama bulmak hiç bu kadar kolay olmamıştı. Sadece hızla artan bir arz söz konusu değil, aynı zamanda satın almak da zahmetsiz. Birkaç basit tıklama, hızlı bir yüz taraması ve birkaç dakika içinde çalışanlar en son SaaS uygulamasıyla çalışmaya başlayabilir. Bu da yanlış yönetilen yazılımların artmasına neden oluyor. 
• Net politikalar yok. Net politikalar olmadığında, kaos hızla ortaya çıkar. Personelin uyması gereken sınırlar veya yönergeler yoktur, bu nedenle en iyi olduğunu düşündükleri şeyi yapacaklardır. Personel dağınıklık yaratma niyetinde değildir, ancak sorunun farkında değildir ve kendilerine açık kurallar verilmemiştir. Sonuç mu? Şirket geneline yayılmış karmakarışık bir uygulama karmaşası. 
• Uygulamaların tedariki merkezi değildir. Merkezi olmayan tedarik özgürlük sağlar ancak yayılmanın önde gelen nedenidir. Bu da gözetimle sonuçlanır. Gözetim ise verimsizliği, kontrolsüz harcamaları ve güvenlik risklerini beraberinde getirir.

SaaS yayılımının zorlukları nelerdir? 

SaaS yayılmasını tedavi etmek ve önlemek çok önemlidir çünkü ciddi sonuçlar doğurabilir. 

SaaS için aşırı harcama

Bu kadar çok uygulama kullanıldığında, harcamalar kontrolden çıkabilir. 

Net politikalar ve merkezi olmayan bir satın alma süreci olmadığından, personel düşünmeden ve onaya ihtiyaç duymadan istedikleri zaman ne satın alacaklarını seçebilmektedir. 

Bu şu sonucu doğurur verimsizlikler. 

Ek bir araç satın almak zorunda kalmadan çalışanın aradığı görevi yerine getirebilecek bir SaaS lisansı olması muhtemeldir. 

Parayı boşa harcamaktır. Buzdolabı zaten doluyken yiyecek satın almak gibi. 

Para cepleri düzensiz bir şekilde harcandığında, kuruluşunuz mali durumunu nasıl yönetebilir? 

Harcamaların kısılması gerektiğinde kuruluşunuz maliyetleri nasıl azaltabilir? 

Bu genel bir bakışa sahip olmak önemlidir kullanılan her yazılımın.

Gölge BT 

Gartner araştırmalarına göre, büyük kuruluşlardaki BT harcamalarının 30-40%'si gölge BT'dir. 

Gölge BT, SaaS yazılımının satın alınmasının BT departmanı tarafından onaylanmadığı durumdur. Bu, SaaS yayılmasının bir sonucudur. 

Bu da şirketleri risk altına sokmaktadır.

Bir işletmedeki BT departmanı kullanılan uygulamalardan haberdar olmadığında, bu uygulamalar izlenemez. Bu durum işletmeyi açığa çıkarır ve bilgisayar korsanları ve diğer güvenlik sorunları tarafından istismar edilme riski oluşturur. 

Güvenlik ve uyum riskleri

Gölge BT, yukarıda açıklandığı gibi, riske yol açabilir. 

Verileriniz aşağıdaki ortamlarda tutulabilir güvenli olmayan uygulamalar ve doğrulanmamış kişilerle paylaşıldı. 

Bulut tabanlı saldırılar yaygındır. 

51%'ye kadar Büyük işletmelerin 52%'si veri çalmayı amaçlayan bir fidye yazılımı saldırısına maruz kaldı.

SharePoint Online'da bir değişim yaşandı Saldırı tehlikeye atılmış bir Microsoft Global SaaS yönetici hesabı. Bilgisayar korsanları gizli verilere erişmiş ve bilgilerin sızdırılmaması için ödeme talep etmiştir.

Ve bu sadece güvenlik değil, uyumluluk da bir sorun. 

Bir kuruluş PHI (korunan sağlık bilgileri) veya PII (kişisel olarak tanımlanabilir bilgiler) gibi hassas verilere sahipse, katı protokollere uymalıdır. Hangi uygulamaların uyumlu olduğunu doğrulayamadıkları için gölge BT yaygınlaştığında bu kurallara uymak zorlaşır. 

SaaS yayılımı nasıl önlenir ve yönetilir?

SaaS yayılmasının kabul edilmesi, tersine çevrilmesi ve önlenmesi çok önemlidir. Riskler göz ardı edilemeyecek kadar büyük. 

Ama nasıl? 

Bir SaaS Yönetişim Politikası oluşturun ve en iyi uygulamaları ana hatlarıyla belirtin

A yönetişim politikası çalışanlar için net kurallar belirleyecektir. Tüm çalışanların erişebileceği tek bir belge olarak var olmalıdır.

Politikayı yıllık olarak gözden geçirin ve geri bildirim ve deneyimlere göre uygun şekilde ayarlayın.
Aşağıdaki gibi konuları ele almalıdır.

• SaaS kullanımı. SaaS araçlarının nasıl kullanıldığına dair bir taslak. 
• Satın alma gereksinimleri. SaaS araçlarının satın alınmasına yönelik adımlar ve onay süreci.

• Güvenlik ve uyumluluk. Uygulamaların iyi güvenlikle uyumlu ve uyumlu olmasını sağlamak için izlenecek prosedür ve doğrulama süreci. 

• Erişim kontrolü ve kullanıcı izinleri. Yazılıma kimlerin erişimi olduğunu, erişim seviyelerini ve ek üyelik talebinin nasıl yapılacağını ana hatlarıyla belirtin. 

• Entegrasyon protokolleri. Uygulamaların mevcut sistem ve araçlarla nasıl entegre olması gerektiği. 

• Yenileme ve işe alım. Bir üyeliğin nasıl yenileneceğini veya sonlandırılacağını özetleyen adımlar. 

Bir tane oluşturmak için bu dört adımlı süreci izlemelisiniz. 

• Başlayın. Başlamak için hukuk ve geniş alanlı teknoloji kullanıcıları gibi farklı departman yöneticilerinden gerekli tüm bilgileri toplamak istersiniz. Mevcut SaaS sözleşmelerinin neler olduğunu kontrol edin ve kullanıcılara mevcut hizmetler hakkında neleri sevip sevmediklerini sorun. Artık kullanılmayan uygulamaları ayıklayın ve lisansları askıya alın. 
• Yapınızı ve en iyi uygulamalarınızı ana hatlarıyla belirtin. Yukarıda ele alınan konuları dahil edin. İşinize ve sektörünüze bağlı olarak eklemek istediğiniz ek içerikler olabilir. Önemli olan bunu şirketiniz için alakalı ve faydalı hale getirmektir. Başlangıçta mükemmel değilse endişelenmeyin. Bu, düzenli olarak gözden geçirmeyi ve güncellemeyi hedeflemeniz gereken bir başlangıç belgesidir. 
• Yaz. Dilin açık ve basit olduğundan ve jargondan kaçındığından emin olun. Kuruluş genelinde personelin okumasını ve anlamasını istersiniz.
• Onayı bulun. Yönetimdeki liderlerden onay aldığınızdan ve gerekli ayarlamaları yaptığınızdan emin olun. 

Personele yeni yazılımların nasıl talep edileceği konusunda eğitim verilmesi

Bilgi eksikliği, SaaS yayılma döngüsünü devam ettiren şeydir. 

SaaS yönetişim politikanızı oluşturduktan sonra, bu politikanın ekli olduğu bir e-posta göndermek kolaydır, ancak bir eğitim oturumu düzenlemek daha iyidir. 

Yeni politikayı uygun şekilde tanıtınPersonelin soru sormasına izin verin ve özellikle onlara yeni yazılımları nasıl talep edeceklerini öğretin. 

Aşağıdaki adımları izleyin:

• Talep sürecini temizleyin. Net bir talep sürecinin ana hatlarını çizdiğinizden emin olun. Takip edilmesi kolay, adım adım ilerleyen bir prosedür sağlayın. 
• Onay iş akışı. Personelin talebi kimin onaylayacağını ve bir talebin kabul edilme kriterlerinin neler olduğunu bilmesini sağlayın.
• Gölge BT'nin riskleri. Personeli SaaS yayılımı ve gölge BT riskleri konusunda eğitin. Anlatmak istediklerinizi etkili bir şekilde açıklamak için örnekler ve vaka çalışmaları sunun.
• Hesap verebilirlik. Potansiyel araç tekrarlarından kaçınmak ve prosedüre bağlı kalmak için taleplerin nasıl ve hangi kanallar aracılığıyla yapılması gerektiğini belirleyin.
• Yenileme eğitimi sağlayın. SaaS yayılmasını önlemenin önemi konusunda personeli düzenli olarak güncelleyin ve yeni personelin de bilinçlenmesini sağlayın.

Görünürlüğü artırın ve şirket genelinde kullanılan SaaS uygulamalarını paylaşın

Tüm kuruluş hangi araçların mevcut olduğunun farkında olduğunda üretkenliği artırır, mükerrer talepleri önler ve siloları yıkar.

SaaS uygulamalarınızın paylaşımını optimize etmek için bu süreci izleyin.

• Merkezi görünürlük. Tüm yazılımlar için paylaşılan bir depo oluşturun. Bunu oluşturmanın birden fazla yolu vardır. Paylaşılan sürücünüzde bir elektronik tablonuz veya Notion'da bir listeniz olabilir. Yine de, aşağıdaki gibi bir SaaS yönetim aracına sahip olmak daha iyidir Spendbaseve içinde listelenen tüm yazılımlarınız.
• Departmanlar arası işbirliği. Kurum genelinde her departman tarafından kullanılan tüm SaaS araçlarını edindiğinizden emin olun. Onlardan bu araçları ne için kullandıklarını ve sağladığı faydaları paylaşmalarını isteyin. Bu, şirketle paylaşırken diğer personelin kendileri için hangi araçların yararlı olabileceğini belirleyebileceği anlamına gelir. 

• İsteklerden önce arama yapın. Personelin yeni yazılım talep etmeden önce araç deposunda arama yapmasını sağlayın. Bu, alınan taleplerin sayısını azaltacak ve iyi uygulamaları teşvik edecektir.

• Yeni yazılımı duyurun. Yeni bir araç kabul edildiğinde personeli bilgilendirin. Bu, onları mevcut en son uygulamalarla güncel tutar ve sürece katılmalarını sağlar.

SaaS yığınınızı düzenli olarak denetleyin ve optimize edin

SaaS yayılmasını önlemek için denetimler kritik önem taşır. Mevcut yazılım kullanımının optimize edilmesine yardımcı olur ve güvenlik ile uyumluluğun kontrol altında tutulmasını sağlar. Hangi yazılımın kullanımda olduğunu ve hala gerekli olup olmadığını değerlendirmenize ve gözden geçirmenize olanak tanır.

Bir denetim, SaaS yığınınızı aşırı yükleyen yinelenen araçları ve gereksiz uygulamaları da önleyebilir.

İşte bir denetim yürütmek için hızlı bir kılavuz:

Bir SaaS yönetim aracı kullanın 

Yapabilirsin 39%'yi kaydedin doğru kullanıldığında yazılım üzerinde SaaS yönetim aracı. 

Gereksiz uygulamaları belirleyerek ve sözleşmeleri müzakere ederek büyük maliyet tasarrufu sağlayacaksınız. 

Az kullanılan araçlar için fazla ödeme yapmaktan kaçınacak ve tüm SaaS yığınınız üzerinde 100% görünürlük ve kontrol elde edeceksiniz. 

Kullanmaya devam etmek istediğiniz aletlerden de tasarruf edebilirsiniz. 86% kişi Spendbase'i kullananlar SaaS tedarikçileriyle daha iyi anlaşmalar yapmayı başarıyor.

Denetimleriniz, dibinde oturduğunuz bir dağın tepesinden bakıyormuşsunuz gibi bunaltıcı ve baş döndürücü bir görev olabilir.

Spendbase sırtınıza bir jetpack takmak gibidir. Çalışanların kullanmaktan keyif alacağı uygulama talepleri ve onay iş akışları oluşturacaksınız. Ve şirketinizin tüm uygulamalarının şeffaf ve güncel bir listesini tek bir yerde elde edeceksiniz.

SaaS yayılımının başka bir hayattan bir hikaye gibi hissedildiği bir hayat hayal edin. Gölge BT ortadan kaldırılmış, harcamalar kontrol altında ve şeffaflık her zaman mevcut. 

Yayılmanızı kontrol altına almanın zamanı geldi.