Sorunsuz ve stratejik: Tedarikçi yönetimi yaşam döngüsünde uzmanlaşın

Tedarikçi yönetimi, bir yazılımın ilk tedarikinden sözleşme sonuna kadar olan yaşam döngüsünü kapsar. Ve bütünsel bir tedarikçi stratejisine ihtiyacınız vardır.

Yeni bir SaaS tedarikçisini araştırırken değer temel bir hedeftir. Ancak araştırma, tedarikçi yönetiminin yalnızca bir parçasıdır. 

İster sözleşme öncesi ister sözleşme sonrası olsun, her aşama değer vaat eder ve olumlu tedarikçi ilişkileri sürecin temelini oluşturur. 

İşletmeler en çok tedarikçi yaşam döngüleri erken, kapsamlı ve düzenli olarak yönetildiğinde başarılı olur. Sonuç mu? Büyüme, genişleme ve yüksek yatırım getirisi için güçlü bir temel. 

Statik tedarikçi listelerinin ötesine geçmenin ve dinamik yönetime öncelik vermenin zamanı geldi. İşte SaaS tedarikçilerinizi yönetmenin uzun vadeli kazanç için neden bu kadar kritik bir yatırım olduğu. 

Stratejik tedarikçi yaşam döngüsü yönetiminin önemi 

Tedarikçi yaşam döngüsü zaman çizelgelerinizin dağınık olması doğaldır. 

Evernote'u iptal etmeniz gerekiyor, dört farklı muhasebe aracını araştırıyorsunuz ve Slack ile bir satıcı görüşmeniz var... ve bunlar sadece bugün.

Siz büyüdükçe tedarikçi sayınız da muhtemelen artacaktır. Zaman çizelgeleri dağınık olabilir, ancak süreciniz dağınık olamaz. Dağınık bir süreç işinizi riske atar.

Belki de şu anda bir sorunla karşı karşıyasınız:

• Uzun manuel süreçler
• Tedarikçi sürecinizdeki eksik unsurlar 
• Departmanlar arasında yetersiz iletişim
• Yetersiz kayıt tutma
• Sporadik izleme

Yapılandırılmış tedarikçi yönetimi olmadan, en iyi ihtimalle, parasını ödediğiniz ancak kimsenin kullanmadığı bir sürü lisansınız olur. En kötüsü de siber güvenlik olayları yaşayabilirsiniz. 

Etkili tedarikçi yönetimi, karşılıklı fayda sağlayan tedarikçi ilişkileri için stratejik karar alma sürecine sahip şeffaf ve sistematik bir yapı oluşturur. 

Satıcı yaşam döngüsü yönetimi bir süreçtir, bir onay kutusu uygulaması değildir ve sürecin her aşamasından yararlanılabilir:

• Riski azaltın
• Verimliliği en üst düzeye çıkarın
• Uyumluluğu iyileştirin
• Değer yaratın
• Maliyetten tasarruf edin
• Satıcı ilişkilerini geliştirin

Bir tedarikçiyi yönetmenin aşamaları nelerdir?

Şimdi en iyi uygulamaların satıcı verimliliğini, güvenliğini ve maliyetini nasıl optimize edebileceğini inceleyelim.

1. Tanımlama ve katılım

Şirketinizde bir yazılım ihtiyacı belirlediniz. Bir departman hızla büyümüş olabilir ve sorunsuz operasyonlar için artık bir iletişim aracına ihtiyaç duyuluyor olabilir. Muhtemelen sadece dalmak ve farklı satıcıları araştırmaya başlamak istiyorsunuz. 

Ancak bunu yapmadan önce, satıcıları karşılaştırmak için hangi unsurları kullanacağınızı düşündünüz mü? 

İlk olarak, kısa bir gerekçe oluşturun. Bu şunları içermelidir:

• İşletmenizin yazılıma neden ihtiyacı var?
• 'Olması gereken'den 'olması güzel'e operasyonel gereksinimler.
• Gereksinimlerin önem sıralaması. 
• Bütçe sınırları ve tahmini uygulama hedefleri.

Herhangi bir yeni yazılımın şirketinizin hedefleri ve değerleriyle uyumlu olması çok önemlidir. Sonuçta, tedarikçinizle uzun ve karşılıklı olarak kârlı bir ilişkiniz olacağını umuyoruz.

Şimdi - tedarikçiniz hangi niteliklere ve maliyetlere sahip olmalı? Düşünün:

• Sektör içindeki itibarları.
• Deneyim yılı sayısı.
• Sertifikalar veya lisanslar.
• Fiyatlandırma.

Bu netlik, araştırmayı daha odaklı hale getirerek daha az sayıda ancak daha nitelikli potansiyel tedarikçilerle sonuçlanır.

Bütünsel ve verimli bir süreç sağlamak için erken iletişim kurun ve hukuk, finans ve satın alma ekiplerinden bir temsilci atayın.

Yeterince araştırma yaptıktan sonra, standartlarınızı karşılayan tedarikçilere bir RFQ (fiyat teklifi talebi) gönderebilirsiniz. Artık daha yakın bir değerlendirmeye başlayabilirsiniz. 

2. Risk değerlendirmesi 

Tekliflerinizle birlikte, analiz için iki veya üç tedarikçiyi kısa listeye alabilirsiniz. 

Unutmayın, bir tedarikçi seçmek, hem finansal hem de üretkenlik açısından şirketiniz için toplam değeri en üst düzeye çıkarmakla ilgilidir. Nicel verileri ve nitel geri bildirimleri kullanmak daha ayrıntılı bir resim sunar. Örneğin, her bir tedarikçinin sunduğu entegrasyon sayısı hakkında bilgi almak istiyorsunuz, ancak aynı zamanda gerçek müşterilerden gelen referansları ve yorumları da görmek istiyorsunuz. 

Satın alma ekibiniz, tedarikçilerin meşruiyetini ve güvenilirliğini değerlendirirken büyük özen göstermelidir. 

Örneğin, gereksinimlerinizi karşılayan ve rakiplerinden çok daha düşük bir maliyete sahip olan satıcı mali açıdan sorumsuz olabilir. 

İşte tedarikçilerden talep edilecek bazı önemli bilgiler:

• Merkez adres
• Yasal işletme adı
• İşletme Ruhsatı
• Ana sözleşme
• Vergi Kimliği
• Sahiplik yapısı ve çalışan sayısı
• Alt yüklenicilerin listesi
• Uyumluluk geçmişi
• Devam eden davalar

Son ancak kritik bir risk değerlendirmesi de güvenliktir. 61% şirketlerin 2023'te üçüncü taraf veya siber güvenlik veri ihlali yaşaması, şirket operasyonlarını, finansmanını ve itibarını etkiledi. Potansiyel tedarikçi bir veri ihlaline karşı ne kadar savunmasızdır? Bu riski azaltmak ve bir olay meydana gelirse müdahale etmek için hangi prosedürler var? 

Artık ilerlemek için tek bir tedarikçi seçebilirsiniz. Zamanında satın alma onayı talebinde bulunun ve en büyük maliyet optimizasyonu fırsatı için kolları sıvayın sürecin.  

3. Müzakere ve işe alım

Satıcılarla pazarlık yapmak için fiyattan daha fazlası gerekir. Bunlar detaylandırmanız gereken bazı öğelerdir:

• İş kapsamı
• Zaman Çizelgesi
• Fiyatlandırma
• Teslim Edilecekler
• Ödeme koşulları
• SLA'lar (hizmet düzeyi anlaşmaları)

SLA'lar özellikle SaaS satın alımları için önemlidir, hizmet kalitesinin sağlanmasına ve hizmet kesintileri veya performans sorunları gibi risklerin yönetilmesine yardımcı olur. 

Müzakerede kararlı ama adil olmak bir güven temeli oluşturur. Karşılıklı fayda sağlayan, beklentilerinizi açıkça belirten ve sürpriz maliyetlere yer bırakmayan sözleşme şartları üzerinde anlaşın. Tedarikçi yönetimi yaşam döngüsünün ilerleyen aşamalarında, bu şartları değişen ihtiyaçlarınıza göre gözden geçirebilirsiniz. 

Müzakereler için zamanınız ve personeliniz yoksa, etkili bir satici yöneti̇m çözümü sizin can simidinizdir. Uzman müzakereciler, maliyeti optimize etmek ve indirim ve fırsatlar elde etmek için her fırsatı belirler. Yazılımınızda size ortalama 39% tasarruf sağlayabilirler.

Ardından, yeni tedarikçinizin işe alım sürecinde bilgi paylaşmaya başlayacaksınız. 

Bu aşamada şirketinize genel bakış, misyonlar ve proje detaylarının yanı sıra satıcı davranış kurallarının paylaşılması, gelecekte kişiselleştirme, geliştirme ve inovasyonun önünü açar.

Ayrıca mevzuata uygunluk sertifikası, sigorta poliçeleri, gizlilik anlaşmaları ve uygun kullanım politikaları gibi ek bilgileri de toplamalısınız. 

Bilgilerin belgelendiğinden, süreçlerin muhasebeleştirildiğinden ve ilgili departmanlar için hesap verebilirlik alanlarının tanımlandığından emin olun. Bu, ortaya çıkmaları halinde herhangi bir anlaşmazlık alanının ele alınmasını kolaylaştıracak ve iyi uygulama modelleri oluşturacaktır. 

Artık çalışanlarınız işe alım eğitimlerinin keyfini çıkarabilir ve daha verimli bir aracın ödüllerini toplamaya başlayabilir. 

4. Performans takibi

Satıcı yönetimi burada bitmiyor. Bir uygulamanın şirketinizdeki ömrü boyunca SaaS'ın düzenli değerlendirmeleri planlanmalıdır. 

Performansı izlerken dikkate alınması gereken iki husus vardır: tedarikçiniz ve uygulamanın kendisi. Her biri için net değerlendirme kriterleri belirlemek, sorunları ortaya çıkarmanın ve çözmenin anahtarıdır. 

Tedarikçinizi değerlendirin. Söz verdikleri kaliteyi sunuyorlar mı? SLA'lar karşılanıyor mu? Ödeme süreci söz verildiği kadar sorunsuz mu? Aldığınız hizmeti, sorun çözme zaman çizelgelerini ve geri bildirimlere verdikleri yanıtları göz önünde bulundurun. 

SaaS performans denetimleri, yazılımınızın şirketiniz için ne kadar kârlı olduğuna dair önemli bilgiler sağlar. Bunlar, tek tek örneklere odaklanmak yerine davranış kalıplarını ortaya çıkarır ve adil ve doğru bir genel bakış sağlar. Hız, kullanım ve yatırım getirisi de dahil olmak üzere kapsanması gereken birçok ölçütle denetimler uzun sürebilir. Başarılı işletmeler otomatikleştirilmiş SaaS yönetimi yazılımlarının performansı hakkında tam görünürlük ve kapsamlı raporlar elde etmek için platformlar. Zaman alan manuel görevlerden biri daha azaldı.

Artık performans kanıtlarınızı devam eden tedarikçi ortaklığınızda kaldıraç olarak kullanabilirsiniz.

5. Satıcı ilişkilerini yönetmek

Satıcı ilişkilerini geliştirmek için yaşam döngüsü içinde bazı önemli noktalar vardır. Pazarlık yapmak önemli bir fırsattır, ancak son ödeme tarihleri, yenilemeler ve anlaşmazlıklar da aynı derecede önemlidir. 

Satıcılar, yenilemelerden önce fırsatlar ve indirimler paylaşarak zamanında ödemeler için size teşekkür edebilir ve rakiplerinize karşı avantaj elde etmenize yardımcı olabilir. Tedarikçilerle düzenli iletişim, yenileme görüşmeleri toplantılarını sürprizler olmadan daha sorunsuz ve hızlı hale getirir. 

Aynı şekilde, desteğe ihtiyaç duyduğunuzda veya bir anlaşmazlığı dile getirmek istediğinizde, bu iş birliğine dayalı, verimli bir şekilde yapılabilir ve sizi hızlı bir şekilde rayına oturtabilir. 

Bu kilit noktalardaki ilişkilere öncelik vermek süreci çok daha sorunsuz hale getirecektir, ancak bir satıcı ilişkisi tüm süreç boyunca geliştirilmelidir. yazılım ürün yaşam döngüsü yönetimi. Geri bildirim her zaman olumsuz olmak zorunda değildir. Aslında, olumlu geri bildirimler yenilikçi işbirliklerine yol açabilir. 

Tedarikçi ilişkilerini yönetmek, sözleşmenin sona erdiği zamana kadar ve bu zaman da dahil olmak üzere devam eden bir çabadır. 

6. Offboard satıcıları

Bir son, her yaşam döngüsünün doğal bir parçasıdır. Başarılı bir işten çıkarma, en az yeni bir sözleşme başlatmak kadar önemlidir. 

Bu son aşamada, şirketinizin itibarını korumak için profesyonel bir saygıyla tamamlanması gereken birkaç temel idari sorumluluk vardır.

İşte tedarikçi işe alım görevlerinizin bir listesi:

• Sözleşme fesih bilgilerini ilgili tüm personele dağıtın.
• Sözleşmenin tüm gerekliliklerini aldığınızı kontrol edin.
• Ödenmemiş faturaları kapatın.
• Diğer tüm ödemeleri askıya alın. 
• Satış sonrası detaylarını kaydedin. 
• Fesih hükümlerine uyulduğundan emin olun.

Bu sürecin belgelenmesi hayati önem taşımaktadır. Çıkış nedenlerini, uyduğunuz yasaları ve sektör standartlarını, tedarikçinin ve işten çıkarma sürecinin bir değerlendirmesini kaydettiğinizden emin olun. Bu size, şirketiniz büyüdükçe öğrenebileceğiniz, ince ayar yapabileceğiniz ve yeniden kullanabileceğiniz bir referans noktası sağlar. 

Son olarak, hassas verileri veya IP'yi korumak için satıcıyı dahili sistemlerinizden kaldırabilirsiniz.

Artık tedarikçi yaşam döngüsü yönetimine yönelik bütünsel bir yaklaşımda ustalaştınız! Ancak, bir sonraki zorluk tüm çalışanların bu en iyi uygulamaya erişebilmesini ve kullanabilmesini sağlamaktır.

Satıcı yönetimi süreç akışı

İş akışı, optimize edilmiş tedarikçi yönetimi sürecinizin şirket genelinde benimsenmesini sağlamak için etkili bir görsel araçtır. 

SaaS tedarikçi yönetimi iş akışınız çalışanlar için net, adım adım ilerleyen bir süreç sunacaktır. Böyle şeffaf bir prosedürün faydaları şunlardır: 

• Hataların ortadan kaldırılması. 
• Risk azaltma. 
• Zaman kazanıldı. 
• Satıcı ilişkilerini geliştirmek için daha fazla zaman ve fırsat.
• Değer optimizasyonu için daha fazla şans.
• Üretkenlikte artış. 
• Daha kolay takip ve kayıt tutma.

Aşağıdaki örnek, daha sorunsuz bir süreç için işletmenizde uygulayabileceğiniz etkili bir satıcı yönetimi iş akışını göstermektedir.

İzleyeceğiniz net bir yolla, tedarikçi yönetiminde şirket çapında mükemmelliğe ulaşabilirsiniz. Ancak yine de bunaltıcı geliyorsa, sürecinizi otomatikleştirmek size zaman, enerji ve maliyet tasarrufu sağlamanın akıllıca bir yoludur. 

Satıcı yönetimi yazılımı nasıl yardımcı olabilir? 

Satıcı yönetim yazılımı, büyüyen işletmeler için akıllı bir seçenektir. Bu dinamik araçlar, denetimler, dokümantasyon ve yenilemeler gibi satıcı yaşam döngüsünün önemli alanlarında uzun, manuel görevlere olan ihtiyacı azaltan otomasyonu kullanır. 

Otomatik süreçler hataları ortadan kaldırır, zamandan tasarruf sağlar ve performans ölçütlerini ve bütçe bilgilerini gerçek zamanlı olarak izlemenize olanak tanır. Zamanında yapılan güncellemeler ve bildirimler, çalışanların şirketin büyümesine öncelik veren yüksek değerli, stratejik görevlere odaklanabileceği anlamına gelir. 

Spendbase, işletmeniz için yüksek kaliteli tedarikçi yaşam döngüsü yönetimi sağlayan bütünsel bir SaaS yönetim sistemi sunar. 

İle anında istihbarat kazanın yazılım fiyatlandırma kılavuzları SaaS satın alma kararlarınızı desteklemek için. Spendbase'in bilgeliği ile artık karanlıkta değilsiniz. 

Spendbase'in yönetim platformu ile SaaS'ınızın tam görünürlüğü kontrolü size verir ve bir sonraki satıcı görüşmenizden çok önce maliyet optimizasyonu fırsatlarını tespit etmenizi kolaylaştırır. 

Otomatik onay ve yenileme sistemleri ve gerçek zamanlı bütçe güncellemeleri ve hatırlatıcıları ile sorunsuz bir sürecin keyfini çıkarın. 

Spendbase deneyimi, tedarikçi yönetiminin ötesine geçer. Müzakereleri de kapsıyorlar. Uzman müzakerecileri, şirketiniz için en iyi anlaşmaları size kazandırmak için 86% başarı oranına sahiptir. Özel avantajlarından yararlanın SaaS indirimleridaha akıllı tedarikçi yönetiminin keyfini çıkarın ve elde ettiğiniz tasarrufları işinizi büyütmeye yatırın.