Örnek Olay İncelemesi Preply

Preply, 30.000 eğitmeni 175 ülkeden 1 milyondan fazla öğrenciyle buluşturan çevrimiçi bir dil öğrenme pazarıdır. Şirket, Barselona, Kiev, Londra ve ABD'deki ofisleri ve çalışanlarıyla bir startup'tan uluslararası bir işletmeye hızla büyüdü.

Timothée LEON-DUFOUR, 2024 yılında Preply'e Küresel BT Müdürü olarak katıldı. Amacı, SaaS operasyonlarının verimliliğini artırmak ve yazılım maliyetlerini hızlı bir şekilde optimize etmekti.

"Şirket büyüdü, dolayısıyla harcanan her dolar için daha iyi bir değer elde ettiğimizden emin olmanın zamanı gelmişti. Ve tam zamanında, Spendbase'i kontrol etmem önerildi," dedi Timothée.

Preply, en pahalı yazılımları için maliyet tasarrufu fırsatlarını belirlemek amacıyla Spendbase ile ücretsiz bir SaaS harcama analizi gerçekleştirdi.

Timothée, "En büyük iki sözleşmemizdeki potansiyel tasarruflar umut vericiydi, bu nedenle satıcı müzakerecilerimize yeşil ışık yaktık" dedi.

Spendbase'in müzakere uzmanları Preply ekibine, şirketin lisans hacmini farklı abonelik ve lisans katmanlarına nasıl çeşitlendirerek önemli tasarruflar sağlayabileceğini açıkladı.

Timothée, "Spendbase uzmanları pahalı sözleşmelerden $128,5 bin tasarruf etmemize yardımcı olarak uzun vadeli bir ilişkiye güçlü bir başlangıç yapmamızı sağladı" dedi.

Ardından Preply, satın alınan lisansların çalışanlara atanmasını ve etkin bir şekilde kullanılmasını sağlamak için Spendbase SaaS yönetim aracını kullandı.

"IDP'lerimize bağlanarak ve çeşitli uygulamalarla OOTB doğrudan entegrasyonlarını kullanarak, Spendbase bize her uygulamanın ne sıklıkta kullanıldığını gösterdi. Bir çalışanın lisansı varsa ama bir süredir giriş yapmadıysa bunu görebiliyoruz."

Timothée, uygulama kullanımına ilişkin doğru veriler sayesinde yazılım lisanslarını ekip içinde verimli bir şekilde yeniden dağıtabiliyordu. Uygulama kullanımına ilişkin bu görünürlük, çalışanlara anket yapmadan kullanılmayan pahalı lisansların belirlenmesine yardımcı oluyor.

Optimizasyon bireysel lisansların ötesine geçti. BT Ekibi, Spendbase tarafından takip edilen her uygulama için ücretli lisanslar ile ücretsiz lisansların genel kullanımını görebiliyordu. Ayrıca, uygulama benimseme eğilimlerini analiz etmek için çalışanların her bir araç için kullandıkları abonelik katmanlarını da görebiliyorlardı.

"Artık mevcut abonelikler için otomatik yenilemeleri ne zaman sorgulamamız gerektiğini biliyoruz. Düşük kullanım sıklığını görmek bize uygulamaları yeniden değerlendirmek ve gereksiz olduklarını kanıtladıkları takdirde askıya almak için bir neden verdi. Gereksiz uygulamalar için ölçüt önemli olmakla birlikte, günümüzde birçok uygulama birbiriyle örtüşen özelliklere sahip olduğu için bunu sürdürmek de zor."

Uygulama kullanım verilerinin analiz edilmesi, Preply'ın SaaS portföyünü optimize etmesini sağlayarak gereksiz aboneliklerin derhal kaldırılmasını ve uygulama portföyünün ve lisans hacimlerinin her zaman ilgili kalmasını sağladı.